LösungenSchriftgutverwaltung
Gemeinsame Laufwerke, auf die sichein Aufbewahrungsplan wirklich anwenden lässt.
The Drive AI klassifiziert Dokumente beim Eingang, legt sie nach der Struktur ab, die Sie in normaler Sprache beschreiben, und bringt Duplikate, verwaiste Ordner und Versionsketten zur Prüfung. Es erstellt die Bestandsaufnahme, die eine Aussonderungsentscheidung braucht. Die Entscheidung trifft es nicht.
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Kurz gesagt
Wie wendet man einen Aufbewahrungsplan auf ein gemeinsames Laufwerk an?
Indem Unterlagen beim Eingang einer Aktenserie zugeordnet werden statt erst beim Aufräumen, das Ereignis festgehalten wird, mit dem jede Aufbewahrungsfrist beginnt, und fällige Unterlagen in festem Rhythmus geprüft werden statt anlassbezogen. Das Hindernis ist fast nie der Plan. Ein Dateisystem speichert Name, Datum und Größe, aber keine Aktenserie, also landet die Klassifizierung bei Mitarbeitenden ohne Fachwissen in Schriftgutverwaltung.
Was der Aufbewahrungsplan braucht und ein gemeinsames Laufwerk nicht liefert
- Zu welcher Aktenserie ein Dokument gehört. Das bestimmt seine Aufbewahrungsfrist und lässt sich nicht aus einem Dateinamen ableiten.
- Wann die Aufbewahrungsfrist begonnen hat, denn Fristen beginnen meist mit einem Ereignis wie dem Abschluss eines Mandats oder dem Ausscheiden eines Mitarbeitenden, nicht mit dem Anlegen der Datei.
- Ob ein Legal Hold, eine Prüfung oder eine Untersuchung die Aussonderung aussetzt. Diese Information steckt in E-Mails und in Köpfen, nicht in Dateimetadaten.
The Drive AI schließt die erste Lücke und hilft bei der zweiten. Es liest jedes Dokument, legt es nach der beschriebenen Struktur ab und beantwortet Fragen über verbundene Speicher hinweg, etwa welche Kundenordner seit 2022 keine Aktivität mehr hatten. Daraus entsteht eine prüfbare Liste statt eines Monats manueller Bestandsaufnahme. Die Aussonderung selbst bleibt bei der zuständigen Person für Schriftgutverwaltung, denn die dritte Information steht nicht im System und wird es nie.
Das Problem
Was Sie Zeit kostet
Datenmüll, den niemand sortiert
Redundantes, veraltetes und belangloses Material sammelt sich an, weil Löschen ein Risiko birgt und Aufbewahren keins.
Aufräumen trifft auf einen Legal Hold
Eine geplante Laufwerksbereinigung läuft Monate später als vorgesehen, durchgeführt von jemandem, der nicht weiß, dass inzwischen ein Verfahren läuft.
Das Laufwerk einer ausgeschiedenen Kollegin
Eine Ablage, geordnet danach, wie eine Person über ihre Arbeit dachte, geerbt mit dreißig Tagen Zeit, sie zu verstehen.
Welche Kopie ist das Original
Elf Kopien eines Vertrags an sieben Orten, und nichts in den Dateien selbst sagt, welche maßgeblich ist.
So funktioniert es
Einmal einrichten. Ab dann legt es selbst ab.
Verbinden, wo die Unterlagen schon liegen
Das Google Drive, OneDrive, SharePoint oder Dropbox, das die Abteilung bereits nutzt, dazu der Ausgabeordner des Scanners und das Postfach, in dem Dokumente eintreffen.
Den Aktenplan einmal beschreiben
Aufgabe, dann Aktenserie, dann Jahr, in normaler Sprache. Duke empfiehlt die Gliederung nach Aufgaben gerade deshalb, weil sie Umstrukturierungen und Personalwechsel übersteht.
Neue Dokumente werden beim Eingang klassifiziert
Jedes wird gelesen, nach Ihrer Konvention benannt und der Serie zugeordnet, zu der es gehört, in dem Moment, in dem sein Kontext noch offensichtlich ist, nicht drei Jahre später.
Eine Liste prüfen, nicht ein Laufwerk
„Welche Mandatsordner hatten seit 2022 keine Aktivität?“ ergibt eine Liste zum Abgleich mit dem Aufbewahrungsplan. Die Entscheidung über die Vernichtung bleibt bei Ihnen.
Was Sie fragen können
Fragen in Ihren eigenen Worten
- Welche Mandatsordner hatten seit 2022 keine Aktivität?
- Finde jede Kopie dieses Vertrags auf unseren Laufwerken
- Zeig mir alles, was wir zu diesem Kunden aufbewahren
- Welche Ordner enthalten nur Entwürfe und keine Endfassung?
- Finde die gescannten Unterlagen aus der Übernahme 2019
- Was ist diesen Monat eingegangen und noch nicht abgelegt?
- Zeig alle Dokumente dieser Serie für das abgeschlossene Geschäftsjahr
- In welchen Abteilungen liegen Dateien unabgelegt im Eingang?
Was es tut
Gebaut für die Arbeitsweise der Schriftgutverwaltung
Beim Eingang klassifiziert
Dokumente werden beim Eingang gelesen und der Serie zugeordnet, die Ihr Aktenplan festlegt. Nur in diesem Moment ist ihr Kontext mit wenig Aufwand zu bestimmen.
Duplikate und Versionsketten gruppiert
Kopien werden nach Inhalt statt nach Dateiname verglichen, sodass eine beim Verschieben umbenannte Datei trotzdem bei ihren Geschwistern landet. Die Gruppen werden zur Prüfung vorgelegt.
Bestandsaufnahme per Frage
Fragen Sie, was ein Laufwerk zu einem Kunden, einem Vorgang oder einem Zeitraum enthält, und erhalten Sie eine Antwort an einem Nachmittag statt nach zwei Wochen manueller Erhebung.
Gescannte Unterlagen werden durchsuchbar
OCR macht Papierunterlagen und handschriftlich ausgefüllte Formulare über ihren Inhalt auffindbar. Erst das macht einen Altbestand überhaupt erschließbar.
Regeln für jede neue Datei
Legen Sie die Ablageregeln einmal fest, und jedes neue Dokument aus dem Scanner, aus Gmail oder Outlook, Google Drive, OneDrive, SharePoint oder Dropbox wird danach geordnet.
Vor Ort ordnen
Eine Browsererweiterung bringt The Drive AI in Google Drive, OneDrive und Dropbox. So ordnet und durchsucht eine Abteilung ihre Unterlagen dort, wo sie schon liegen. Nichts wird migriert, und bestehende Links funktionieren weiter.
Benennung einheitlich angewendet
Ihre Konvention wird auf eingehende Dateien angewendet, sodass sich auf dem Laufwerk nicht mehr scan0001.pdf und dokument(3).docx schneller ansammeln, als jemand sie umbenennen kann.
Unterlagen ohne Laufwerkszugriff einsammeln
Senden Sie einen Link, wenn eine Abteilung oder ein Dienstleister Dokumente schuldet. Was zurückkommt, wird nach Ihren Regeln abgelegt, und was noch fehlt, bleibt sichtbar.
Für jede Rolle
Was jede Person davon hat
Records Manager erhalten jedes Quartal eine prüfbare Aussonderungsliste statt einer jährlichen Bereinigung, für die die Abteilungen nie Zeit haben.
Universitätsarchive finden das archivwürdige Material in einem Abteilungslaufwerk selbst, statt darauf zu warten, dass eine Abteilung es anbietet.
Registraturbeauftragte sind nicht mehr das Nachschlagewerk dafür, zu welcher Serie ein Dokument gehört, weil die Klassifizierung beim Eingang passiert.
Compliance und Revision beantworten, was die Organisation zu einem Vorgang aufbewahrt, ohne eine manuelle Erhebung über sechs gemeinsame Laufwerke in Auftrag zu geben.
IT-Administration bremst das Speicherwachstum, indem redundantes Material sichtbar wird, ohne einen Löschprozess zu starten, der Unterlagen unter Legal Hold treffen könnte.
Im Vergleich
Gegenüber dem Ablegen von Hand
Klassifizierung beim Eingang
Duplikaterkennung nach Inhalt
OCR für Papier-Altbestände
Bestandsaufnahme in normaler Sprache
Arbeitet in Ihrem bestehenden Speicher
Automatische Aussonderung
Durchsetzung von Legal Holds
Verschlüsselung im Ruhezustand
FAQ
Fragen und Antworten
- Löscht The Drive AI Unterlagen, wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist?
- Nein, und das ist Absicht, keine fehlende Funktion. Eine Aussonderungsentscheidung hängt von Tatsachen ab, die nicht im Dateisystem stehen, etwa ob ein Vorgang abgeschlossen ist und ob die Rechtsabteilung einen Legal Hold verhängt hat. Ein Werkzeug, das per Zeitschaltung aussondert, würde irgendwann etwas unter Legal Hold vernichten, und die Folgen trüge Ihre Organisation, nicht der Anbieter. The Drive AI zeigt Kandidaten. Ein Mensch entscheidet.
- Kann es einen Legal Hold durchsetzen?
- Nein. Ob ein Rechtsstreit vernünftigerweise zu erwarten ist, welche Unterlagen erfasst sind und wann ein Hold aufgehoben wird, sind rechtliche Bewertungen außerhalb jedes Dokumentensystems. Helfen kann es beim Auffindbarkeitsproblem darunter: jede Kopie eines Dokuments finden und zeigen, was ein Laufwerk zu einem Vorgang enthält, damit sich der Umfang der Sicherung schnell bestimmen lässt. Die Durchsetzung bleibt bei Ihrer Rechtsabteilung.
- Kann es die maßgebliche Fassung einer Unterlage bestimmen?
- Es kann jede Kopie finden und gruppieren, auch solche, die beim Verschieben umbenannt wurden. Welche maßgeblich ist, kann es nicht festlegen, denn dieser Status ergibt sich aus Ihrem Aktenplan und Aufbewahrungsplan, nicht aus etwas in der Datei. Zwei bytegleiche Dokumente können je nach haltender Stelle einen anderen Status haben. Die Gruppierung ist die Grundlage dieser Entscheidung, nicht die Entscheidung.
- Woher weiß es, zu welcher Aktenserie ein Dokument gehört?
- Sie beschreiben Ihren Aktenplan einmal in normaler Sprache, einschließlich der Seriennamen Ihres Aufbewahrungsplans, und Dokumente werden beim Eingang gelesen und danach abgelegt. Was es nicht sicher zuordnen kann, geht in einen Prüfordner, statt in eine geratene Serie abgelegt zu werden, denn eine falsch klassifizierte Unterlage bekommt die falsche Aufbewahrungsfrist.
- Müssen wir unsere Unterlagen aus SharePoint oder Google Drive migrieren?
- Nein. Eine Browsererweiterung bringt The Drive AI in Google Drive, OneDrive und Dropbox, sodass Unterlagen dort geordnet, umbenannt und durchsucht werden, wo sie bereits liegen, und Workflows können SharePoint, Gmail, Outlook, Slack oder Teams überwachen. Nichts wird herauskopiert, es sei denn, Sie fügen einen Schritt hinzu, der das tut, und bestehende Links funktionieren weiter.
- Eignet es sich für eine Behörde oder das Archiv einer Hochschule?
- Es wird zum Ordnen und Auffinden von Unterlagen eingesetzt, also für die Arbeit unter einem Aufbewahrungsplan, nicht für den Plan selbst. Zu den Compliance-Fragen, die eine öffentliche Stelle beantworten muss, ehrlich zwei Punkte: The Drive AI ist nach CASA Tier 2 zertifiziert und Microsoft Verified Partner, und es hat keine spezielle Zertifizierung für Schriftgutverwaltung. Wo Daten gespeichert werden, kann rechtlich eine Rolle spielen, wie Concordia für kanadische öffentliche Stellen anmerkt. Sprechen Sie die Rechtslage daher direkt mit uns an, statt etwas vorauszusetzen.
- Was passiert mit Unterlagen, die sich nicht klassifizieren lassen?
- Sie gehen in einen Prüfordner, statt nach Vermutung abgelegt zu werden. Das zählt in der Schriftgutverwaltung mehr als anderswo, denn ein falsch klassifiziertes Dokument erbt die falsche Aufbewahrungsfrist und wird womöglich zu früh vernichtet oder weit über seinen Aussonderungstermin hinaus aufbewahrt, ohne dass es jemand bemerkt.
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Free PDF toolsDer Aufbewahrungsplan ist nicht das Schwierige.
Zu wissen, was Sie aufbewahren und wo die Kopien gelandet sind, schon. Fangen Sie dort an.