요약
공유 드라이브에 기록물 보존 기간표를 어떻게 적용하나요?
정리할 때가 아니라 기록물이 들어올 때 계열(시리즈)로 분류하고, 각 보존 기간이 시작되는 사건을 기록하며, 폐기 대상 기록물을 그때그때가 아니라 정해진 주기로 검토하는 것입니다. 걸림돌은 보존 기간표가 아닌 경우가 대부분입니다. 파일 시스템은 이름, 날짜, 크기만 저장하고 그중 어느 것도 기록물 계열이 아니므로, 분류 작업이 기록관리 전문가가 아닌 직원에게 떨어집니다.
보존 기간표에 필요하지만 공유 드라이브가 줄 수 없는 것
- 문서가 어느 기록물 계열에 속하는지. 이것이 보존 기간을 정하며, 파일명으로는 알 수 없습니다.
- 보존 기간이 언제 시작되었는지. 보존 기간은 보통 파일 생성 시점이 아니라 사건 종결이나 직원 퇴사 같은 사건에서 시작됩니다.
- 소송 보존 조치(리걸 홀드), 감사, 조사로 폐기가 중지되어 있는지. 이는 파일 메타데이터가 아니라 이메일과 사람에게 있는 사실입니다.
The Drive AI는 첫 번째 공백을 메우고 두 번째를 돕습니다. 각 문서를 읽어 설명한 구조대로 정리하고, 2022년 이후 활동이 없는 고객 폴더가 어디인지처럼 연결된 저장소 전체에 걸친 질문에 답합니다. 그 결과 한 달짜리 수작업 목록 조사 대신 검토할 수 있는 대기 목록이 생깁니다. 폐기 자체는 기록관리 담당자의 몫으로 남습니다. 세 번째 정보는 시스템 안에 없고 앞으로도 없을 것이기 때문입니다.
문제
시간을 빼앗는 것들
아무도 정리할 시간이 없는 ROT
중복되거나 쓸모없어졌거나 사소한 자료가 쌓입니다. 삭제에는 위험이 따르고 보관에는 위험이 없기 때문입니다.
정리 작업이 보존 조치와 충돌
계획보다 몇 달 늦게 실행된 드라이브 정리를, 그사이 사건이 열린 줄 모르는 사람이 진행합니다.
퇴직자가 남기고 간 드라이브
한 사람이 업무를 바라본 방식대로 짜인 파일 체계를 물려받고, 30일 안에 파악해야 합니다.
어느 사본이 기록물인가
계약서 사본 열한 개가 일곱 곳에 있고, 어느 것이 효력 있는 원본인지 파일 자체에는 근거가 없습니다.
작동 방식
한 번만 설정하세요. 그다음부터는 알아서 정리합니다.
기록물이 있는 곳을 연결합니다
부서가 이미 쓰는 Google Drive, OneDrive, SharePoint, Dropbox와 함께, 스캐너 출력 폴더와 문서가 들어오는 받은편지함을 연결합니다.
분류 체계를 한 번만 설명합니다
기능, 기록물 계열, 연도 순으로 평소 쓰는 말로 알려 주세요. Duke 대학은 조직 개편과 인사 이동에도 유지된다는 이유로 기능별 구조를 권장합니다.
새 문서는 들어올 때 분류됩니다
각 문서는 맥락이 아직 분명한 시점에, 3년 뒤가 아니라 바로 읽히고, 정한 규칙대로 이름이 붙어 해당 계열로 정리됩니다.
드라이브가 아니라 대기 목록을 검토합니다
"2022년 이후 활동이 없는 사건 폴더는 어디야?" 보존 기간표와 대조할 목록을 만들고, 폐기 결정은 사람에게 맡깁니다.
이렇게 요청할 수 있습니다
평소 쓰는 말로 질문하세요
- 2022년 이후 활동이 없는 사건 폴더는 어디야?
- 우리 드라이브 전체에서 이 계약서 사본 전부 찾아 줘
- 이 고객 관련해서 우리가 가진 것 전부 보여 줘
- 최종본 없이 초안만 있는 폴더는 어디야?
- 2019년 이관 때 스캔한 기록물 찾아 줘
- 이번 달 들어왔는데 아직 정리 안 된 게 뭐야?
- 마감된 회계연도의 이 계열 문서 전부 보여 줘
- 받은편지함에 정리 안 된 파일이 쌓인 부서는 어디야?
하는 일
기록물 관리 업무 방식에 맞췄습니다
들어올 때 분류
문서가 들어오는 순간 읽어 분류 체계에서 정한 계열로 정리합니다. 문서의 맥락을 적은 비용으로 파악할 수 있는 때는 그 순간뿐입니다.
중복본과 버전 사슬 묶기
사본을 파일명이 아니라 내용으로 비교하므로, 다른 폴더로 가면서 이름이 바뀐 파일도 같은 묶음에 들어갑니다. 묶음은 검토용으로 제시됩니다.
질문으로 하는 목록 조사
한 고객, 사건, 기간에 대해 드라이브에 무엇이 있는지 물으면, 2주간의 수작업 조사 대신 반나절 만에 답을 얻습니다.
스캔한 기록물도 검색
OCR로 종이 기록물과 손으로 쓴 서식을 내용으로 찾을 수 있게 하므로, 쌓여 있던 과거 기록물을 비로소 살펴볼 수 있게 됩니다.
모든 새 파일에 적용되는 규칙
정리 규칙을 한 번 정해 두면 스캐너, Gmail이나 Outlook, Google Drive, OneDrive, SharePoint, Dropbox에서 들어오는 모든 새 문서가 그 규칙대로 정리됩니다.
그 자리에서 정리
브라우저 확장 프로그램이 Google Drive, OneDrive, Dropbox 안에서 The Drive AI를 쓸 수 있게 하므로, 부서는 기록물이 이미 있는 곳에서 정리하고 검색합니다. 옮겨지는 것은 없고 기존 링크도 계속 작동합니다.
일관된 이름 규칙 적용
들어오는 파일에 정한 이름 규칙을 적용하므로, scan0001.pdf와 document(3).docx가 누군가 이름을 바꾸는 속도보다 빨리 쌓이는 일이 멈춥니다.
드라이브 권한 없이 기록물 받기
부서나 업체가 내야 할 서류가 있을 때 링크를 보내세요. 받은 서류는 규칙대로 정리되고, 아직 오지 않은 것은 계속 보입니다.
역할별
각자가 얻는 것
기록관리 담당자 부서들이 늘 시간이 없어 못 하는 연례 정리 대신, 분기마다 검토할 수 있는 폐기 대기 목록을 받습니다.
대학 기록연구사 부서가 꺼내 주기를 기다리지 않고, 부서 드라이브 안에서 이관할 가치가 있는 역사 자료를 찾습니다.
부서 기록 담당자 문서가 들어올 때 분류되므로, 어떤 문서가 어느 계열에 속하는지 알려 주는 조회표 노릇을 그만합니다.
컴플라이언스와 감사 공유 드라이브 여섯 곳을 수작업으로 조사하지 않고도 조직이 한 사안에 대해 무엇을 보유하고 있는지 답합니다.
IT 관리자 보존 조치 중인 기록물을 건드릴 수 있는 삭제 작업을 돌리지 않고, 중복 자료를 드러내 저장 공간 증가를 줄입니다.
비교
손으로 정리할 때와 비교
들어올 때 분류
내용 기반 중복 탐지
과거 종이 기록물 OCR
자연어 목록 조사
기존 저장소에서 작동
자동 폐기
소송 보존 조치 집행
저장 데이터 암호화
자주 묻는 질문
자주 묻는 질문
- 보존 기간이 끝나면 The Drive AI가 기록물을 삭제하나요?
- 아니요. 기능이 빠진 것이 아니라 의도한 것입니다. 폐기 결정은 사건이 종결되었는지, 법률 자문이 보존 조치를 내렸는지처럼 파일 시스템에 없는 사실에 달려 있습니다. 타이머에 따라 폐기하는 도구는 결국 보존 조치 중인 무언가를 없애게 되고, 그 책임은 공급업체가 아니라 조직이 집니다. The Drive AI는 후보를 보여 주고, 결정은 사람이 합니다.
- 소송 보존 조치(리걸 홀드)를 집행할 수 있나요?
- 아니요. 소송이 합리적으로 예상되는지, 어떤 기록물이 범위에 드는지, 보존 조치를 언제 해제할지는 모든 문서 시스템 밖에서 내려지는 법적 판단입니다. 도울 수 있는 것은 그 아래의 찾기 문제입니다. 한 문서의 모든 사본을 찾고 한 사안에 대해 드라이브에 무엇이 있는지 보여 주어, 보존 범위를 빨리 정할 수 있게 합니다. 집행은 법무 부서의 몫입니다.
- 기록물의 공식 사본을 가려낼 수 있나요?
- 다른 폴더로 가면서 이름이 바뀐 것까지 포함해 모든 사본을 찾아 묶을 수 있습니다. 어느 것이 공식 사본인지 지정할 수는 없습니다. 공식 지위는 파일 안의 무엇이 아니라 분류 체계와 보존 기간표에서 나오기 때문입니다. 바이트 단위로 같은 두 문서도 누가 보유하느냐에 따라 지위가 다를 수 있습니다. 묶음은 그 결정의 근거 자료일 뿐 결정이 아닙니다.
- 문서가 어느 기록물 계열에 속하는지 어떻게 아나요?
- 보존 기간표에서 쓰는 계열 이름을 포함해 분류 체계를 평소 쓰는 말로 한 번 설명하면, 문서가 들어올 때마다 읽어 그에 맞춰 정리합니다. 확신하고 배치할 수 없는 문서는 추측한 계열에 넣지 않고 검토 폴더로 보냅니다. 잘못 분류된 기록물은 잘못된 보존 기간을 받기 때문입니다.
- SharePoint나 Google Drive에서 기록물을 옮겨야 하나요?
- 아니요. 브라우저 확장 프로그램이 Google Drive, OneDrive, Dropbox 안에서 The Drive AI를 쓸 수 있게 하므로 기록물은 지금 있는 자리에서 정리되고 이름이 바뀌고 검색되며, 워크플로는 SharePoint, Gmail, Outlook, Slack, Teams를 지켜볼 수 있습니다. 복사해 내보내는 단계를 직접 추가하지 않는 한 밖으로 복사되는 것은 없고, 기존 링크도 계속 작동합니다.
- 공공기관이나 대학 기록관에도 적합한가요?
- 기록물을 정리하고 찾는 데 쓰이며, 이는 보존 기간표 자체가 아니라 그 아래의 일입니다. 공공기관이 답해야 하는 컴플라이언스 질문과 관련해 두 가지를 솔직히 밝힙니다. The Drive AI는 CASA Tier 2 인증을 받았고 Microsoft Verified Partner이지만, 기록관리에 특화된 인증은 없습니다. Concordia가 캐나다 공공기관에 대해 지적하듯 데이터 저장 위치는 법적으로 중요할 수 있으므로, 관할 문제는 추측하지 말고 저희에게 직접 문의해 주세요.
- 분류할 수 없는 기록물은 어떻게 되나요?
- 추측해서 정리하지 않고 검토 폴더로 보냅니다. 기록관리에서는 이것이 다른 분야보다 더 중요합니다. 잘못 분류된 문서는 잘못된 보존 기간을 물려받아, 아무도 모르는 사이에 너무 일찍 폐기되거나 폐기일이 한참 지나도록 보관될 수 있기 때문입니다.
Need to merge, split, compress, or sign a PDF right now? The free browser tools need no sign-up.
Free PDF tools