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The Drive AI

솔루션부동산 관리

임대차 계약서, 점검 보고서, 업체 청구서를건물과 호실별로 정리합니다.

The Drive AI는 각 문서에서 주소를 읽어 해당 건물과 호실 아래에 정리합니다. 그래서 200세대를 관리해도 누군가 파일 이름을 제대로 붙이는 데 기대지 않아도 됩니다.

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Ask for anything to do with the files in Inbox.

It looks before it acts, shows every change before or as it happens, and can undo what it did.

실제 어시스턴트가 부동산 관리 샘플 문서를 정리하는 모습입니다. 실행 취소도 됩니다.

요약

부동산 관리 회사는 임대차 계약서, 점검 보고서, 업체 청구서를 어떻게 정리해야 하나요?

건물, 호실, 문서 종류 순으로 정리하세요. 관리 담당자가 받는 질문은 모두 주소에서 시작하기 때문입니다. The Drive AI는 각 문서에서 건물 주소, 호실 번호, 날짜, 문서 종류를 읽어 그 구조에 정리하므로, 임대차 계약서와 그 뒤의 점검 보고서, 수리 청구서가 아무도 주소를 입력하지 않아도 같은 호실 아래에 모입니다.

공유 드라이브로는 할 수 없는 일

  • 붙은 파일 이름이 아니라 문서에 인쇄된 주소를 보고 맞는 건물과 호실 아래에 알아서 정리하기.
  • 계약서에서 만료일을 읽어 앞으로 60일 안에 끝나는 임대차를 알려 주기.
  • 이메일 첨부 파일로만 존재하던 업체 청구서와 점검 보고서를 놓치지 않고 정리하기.

이 모든 작업은 문서가 이미 있는 곳에서 이루어집니다. 브라우저 확장 프로그램이 Google Drive, OneDrive, Dropbox 안에서 The Drive AI를 쓸 수 있게 하고, 워크플로는 SharePoint, Gmail, Outlook, Slack, Teams에 새로 들어오는 것을 지켜볼 수 있습니다. AppFolio, Buildium, Yardi를 대체하지 않고 함께 씁니다. 장부는 그쪽이 맡고, The Drive AI는 그 뒤의 서류를 맡습니다.

문제

시간을 빼앗는 것들

  • 건물마다 금세 쌓이는 파일

    임대차 계약서, 점검 기록, 유지보수 일지, 업체 청구서가 관리하는 호실 수만큼 늘어납니다.

  • 필요한 문서를 못 찾음

    임차인이 계약 조건을 묻습니다. 폴더를 뒤지느라 10분이 걸립니다.

  • 일이 끝날 때마다 손으로 정리

    수리 요청, 청구서, 갱신이 있을 때마다 관리가 아니라 정리에 시간을 씁니다.

  • 이메일에 묻힌 청구서

    업체 청구서와 점검 보고서가 첨부 파일로 들어와 월말까지 아무도 정리하지 않습니다.

작동 방식

한 번만 설정하세요. 그다음부터는 알아서 정리합니다.

01

문서가 들어오는 곳을 연결합니다

사무실이 이미 쓰는 Google Drive, OneDrive, SharePoint, Dropbox와 함께, 업체 청구서와 점검 보고서가 들어오는 받은편지함을 연결합니다.

02

구조를 한 번만 설명합니다

건물, 호실, 문서 종류 순. 건물마다 폴더 트리를 만드는 대신 평소 쓰는 말로 한 번만 알려 주면 됩니다.

03

새 문서가 알아서 정리됩니다

들어오는 문서마다 주소, 호실, 날짜, 종류를 읽어 정리합니다. 스캔하거나 사진으로 찍은 종이 문서는 OCR로 읽습니다.

04

관리 물건 전체에 걸쳐 질문합니다

"3월 전에 만료되는 계약은 뭐고, 그중 작업 지시가 남아 있는 호실은 어디야?" 모든 건물을 한꺼번에 살펴 답합니다.

이렇게 요청할 수 있습니다

평소 쓰는 말로 질문하세요

  • 앞으로 60일 안에 만료되는 계약 전부 보여 줘
  • Maple Grove 12B호 점검 보고서 찾아 줘
  • 400 Pine St 냉난방기에 어떤 정비를 했지?
  • 올해 ABC Plumbing 청구서 전부 보여 줘
  • 계약 갱신이 남은 임차인은 누구야?
  • 지붕 공사 업체 보험 증명서 찾아 줘
  • 이번 달 소방 점검 예정인 건물 전부 보여 줘
  • 3A호 Johnson 임차인 계약 조건이 뭐야?

하는 일

부동산 관리 업무 방식에 맞췄습니다

  • 건물과 호실별 정리

    파일 이름이 아니라 문서에 인쇄된 주소를 보고 건물, 호실, 문서 종류 구조로 분류합니다.

  • 이메일 첨부 파일 수집

    이메일로 들어오는 업체 청구서, 점검 보고서, 임차인 서신을 받아 맞는 호실에 정리합니다.

  • 모든 새 파일에 적용되는 규칙

    정리 규칙을 한 번 정해 두면 Gmail이나 Outlook, Slack이나 Teams, Google Drive, OneDrive, SharePoint, Dropbox에서 들어오는 새 문서가 아무도 손대지 않아도 그 규칙대로 정리됩니다.

  • 파일이 있는 곳에서 그대로 작동

    브라우저 확장 프로그램이 Google Drive, OneDrive, Dropbox 안에서 The Drive AI를 쓸 수 있게 하므로, 사무실은 지금 쓰는 저장소를 옮기지 않고 그 자리에서 정리하고 검색합니다.

  • 계약서에서 읽는 계약 기간

    시작일과 만료일을 문서에서 읽으므로, 다음 분기에 끝나는 임대차가 무엇인지 계약서 자체를 근거로 답합니다.

  • 관리 물건 전체 검색

    "400 Pine St 냉난방기에 어떤 정비를 했지?" 모든 건물, 호실, 업체를 한꺼번에 살펴 답합니다.

  • 정리 전에 검토

    어떤 규칙이든 사람이 승인할 때까지 멈추게 할 수 있고, 실행하기 전에 무엇을 할지 정확히 보여 줍니다. 되돌릴 수 없는 작업은 미리보기 없이 일어나지 않습니다.

  • 임대차 계약서와 통지서 전자 서명

    임대차 계약서, 갱신 계약서, 부속 합의서를 서명 요청으로 보내세요. 서명된 사본은 해당 호실 아래에 자동으로 정리됩니다.

  • 임차인과 업체에게서 서류 받기

    임차인 보험 증명서, W-9, 작성된 점검표를 받을 링크를 보내세요. 받은 서류는 맞는 호실이나 업체 아래에 정리됩니다.

역할별

각자가 얻는 것

  • 관리 담당자 폴더를 뒤진 뒤 다시 전화하는 대신, 통화 중에 임차인의 계약 관련 질문에 답합니다.

  • 건물주 누군가 정리해 줄 때까지 기다리지 않고, 올해 한 건물에 얼마를 어디에 썼는지 묻습니다.

  • 시설 관리 호실 앞에 서서 휴대폰으로 그 호실의 최근 작업 지시 세 건과 점검 보고서를 불러옵니다.

  • 임대 담당자 누군가 관리하는 스프레드시트가 아니라 계약서에서 읽어, 60일 안에 끝나는 임대차를 확인합니다.

  • 회계 첨부 파일을 하나씩 열어 어느 건물 건인지 확인하지 않고도, 업체 청구서를 건물과 기간별로 대사합니다.

  • 팀 역할별 접근 권한이 있는 하나의 공유 구조에서 일하므로, 시설 관리는 계약서는 보지 않고 작업 지시만 봅니다.

비교

손으로 정리할 때와 비교

The Drive AI
수작업

건물과 호실별 자동 정리

계약서에서 읽는 계약 기간

유지보수 이력 검색

자연어 질문

이메일 첨부 파일 수집

기존 저장소에서 작동

역할별 접근 권한

암호화

자주 묻는 질문

자주 묻는 질문

부동산 관리에서 임대차 계약서, 점검 보고서, 업체 청구서는 어떻게 정리하나요?
건물, 호실, 문서 종류 순으로 정리하고, 모든 문서의 파일명은 ISO 형식 날짜로 시작하세요. 관리 담당자가 받는 질문은 모두 주소에서 시작하므로 주소가 최상위여야 합니다. 특정 작업이 아니라 회사에 속한 업체 서류(W-9, 보험 증명서 등)는 예외로, 업체 폴더에 따로 둡니다.
The Drive AI가 AppFolio, Buildium, Yardi를 대체하나요?
아니요. 그런 시스템은 임대료, 연체, 작업 지시 상태, 소유주 보고서 같은 장부를 관리합니다. The Drive AI는 그 뒤의 문서, 즉 서명된 임대차 계약서, 점검 보고서, 도착한 그대로의 업체 청구서를 보관합니다. 부동산 관리 시스템을 대신하지 않고 함께 씁니다.
사무실 파일을 옮겨야 하나요?
아니요. 브라우저 확장 프로그램이 Google Drive, OneDrive, Dropbox 안에서 The Drive AI를 쓸 수 있게 하므로, 문서는 지금 있는 자리에서 정리되고 이름이 바뀌고 검색됩니다. 워크플로는 SharePoint, Gmail, Outlook, Slack, Teams도 지켜볼 수 있습니다. 옮겨지는 것은 없고 기존 링크도 계속 작동합니다.
문서가 어느 호실 것인지 어떻게 아나요?
문서에서 주소와 호실 번호를 읽습니다. 임대차 계약서, 점검 보고서, 배관 청구서에는 모두 해당 건물이 적혀 있어서 아무도 주소를 입력하지 않아도 정리할 수 있습니다. 건물 전체에 대한 청구서처럼 호실이 적혀 있지 않은 문서는 건물 단위에 정리됩니다.
만료되는 임대차 계약을 알려 주나요?
네. 계약 시작일과 만료일을 계약서에서 직접 읽으므로, 60일 안에 끝나는 임대차 목록이 누군가 계속 갱신해야 하는 스프레드시트가 아니라 문서에서 나옵니다. 정기 점검을 설정하면 갱신 기간이 끝나기 전에 알려 줍니다.
점검 때 찍은 사진은 어떻게 되나요?
사진에는 읽을 수 있는 주소가 없으므로, 내용이 아니라 어떤 업로드로 들어왔는지에 따라 정리됩니다. 실제로는 호실별 또는 점검별 업로드 링크를 쓰게 되고, 그 묶음은 함께 맞는 호실 아래에 정리됩니다.

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