요약
대출 중개인이나 대출 상담사는 차주 서류와 대출 서류를 어떻게 정리해야 하나요?
대출 건마다 폴더 하나를 두고, 대출 번호와 차주 이름으로 폴더명을 정한 뒤 어디서 온 서류든 모두 그 안에 넣으세요. The Drive AI는 각 서류에서 대출 번호, 차주 이름, 물건 주소를 읽어 그 폴더에 정리하므로, 감정평가사가 이메일로 보낸 감정평가서와 차주가 사진으로 찍은 급여명세서가 아무도 이름을 바꾸지 않아도 같은 폴더에 들어갑니다. 각 파일은 날짜와 서류 종류로 이름이 붙기 때문에, 오래된 급여명세서가 클로징 주간이 아니라 몇 주 전에 눈에 띕니다.
받은편지함과 공유 드라이브로는 할 수 없는 일
- 대출이 아니라 물건만 적힌 감정평가서나 타이틀 커미트먼트를, 주소를 진행 중인 건과 맞춰 정리하기.
- 급여명세서에 해당 급여 기간으로 이름을 붙여, 같은 서류를 두 번 받았다는 사실이 심사 단계가 아니라 바로 보이게 하기.
- 차주가 아직 내지 않은 서류를 목록과 대조해 추적하고, 아직 보내지 않은 사람에게만 알림 보내기.
대출 실행 시스템(LOS)을 대체하지 않고 함께 씁니다. LOS는 대출, 고지 문서, 컴플라이언스 기록을 관리하고, The Drive AI는 그 뒤에 있는 서류를 보관합니다. 규모가 작은 곳에서는 시스템이 차주에게 무엇을 제공하든 이런 서류가 이메일로 들어와 공유 드라이브에 쌓입니다. 워크플로는 Gmail, Outlook, Google Drive, OneDrive, SharePoint, Dropbox를 지켜볼 수 있습니다.
문제
시간을 빼앗는 것들
조율되지 않는 다섯 당사자
차주는 이메일로, 감정평가사도 이메일로, 타이틀 회사는 포털로 보내고, 보험 바인더는 팩스로 왔다가 이메일이 됩니다.
다섯 쪽짜리 내역서 중 첫 쪽만
차주는 편한 대로 보냅니다. 빠진 부분은 서류가 도착한 날이 아니라 대개 심사 단계에서 발견됩니다.
멈췄다가 유효기간이 지나는 건
분쟁이 생긴 건은 두 달씩 멈춰 있다가, 그사이 급여명세서, 신용 보고서, 감정평가서의 유효기간이 조용히 지나 버립니다.
다른 사람 건을 대신 맡을 때
대출 상담사가 병가를 내면 누군가 자신이 만들지 않은 폴더를 열어야 하고, 하루가 업무가 아니라 검색으로 시작됩니다.
작동 방식
한 번만 설정하세요. 그다음부터는 알아서 정리합니다.
받은편지함과 드라이브를 연결합니다
감정평가서, 타이틀 커미트먼트, 차주 첨부 파일이 들어오는 메일함과, 포털에서 내려받은 파일이 저장되는 폴더를 연결합니다.
대출 폴더를 한 번만 설명합니다
대출 건마다 폴더 하나, 폴더명은 대출 번호와 차주, 파일명은 날짜로 시작해 서류 종류를 붙입니다. 새 신청이 들어올 때마다 다시 만들지 않고 한 번만 알려 주면 됩니다.
서류가 알아서 정리됩니다
들어오는 서류마다 대출 번호, 차주, 물건 주소를 읽어 이름을 바꾸고 정리합니다. 어느 대출인지 알 수 없는 서류는 추측해서 넣지 않고 검토로 보냅니다.
건 전체에 걸쳐 질문합니다
"이 건에서 30일 지난 급여명세서는 어떤 거야?" 실제로 정리된 서류를 근거로, 각 답이 나온 서류와 함께 답합니다.
이렇게 요청할 수 있습니다
평소 쓰는 말로 질문하세요
- 1140 Cedar 감정평가서 찾아 줘
- 이 건에서 30일 지난 급여명세서는 어떤 거야?
- Nakamura 대출 타이틀 커미트먼트 보여 줘
- 심사 조건 통지서에서 뭘 요구하고 있어?
- 이 차주 은행 거래 내역서 전부 찾아 줘
- 이 물건 홍수 위험 증명서 찾아 줘
- 이 건 서명된 초기 고지 문서 보여 줘
- Okonkwo 건에서 증여 확인서 찾아 줘
하는 일
대출 업무가 돌아가는 방식에 맞췄습니다
대출 건별 정리
고지 문서, 차주 서류, 감정평가서, 타이틀 서류가 대출 건별 폴더 하나에 모입니다. 폴더명에 대출 번호와 차주가 들어가므로 둘 중 무엇을 알고 있든 찾을 수 있습니다.
물건 주소로 매칭
감정평가서, 타이틀 커미트먼트, 홍수 위험 증명서, 보험 바인더에는 대출이 아니라 물건이 적혀 있습니다. 주소를 읽어 진행 중인 건과 맞추기 때문에, 이런 서류를 손으로 정리할 필요가 없어집니다.
종류만이 아니라 기간으로 이름 붙이기
급여명세서에는 해당 급여 기간이, 내역서에는 해당 월이 이름에 들어가므로, 같은 서류 두 부가 심사 단계가 아니라 폴더에서 바로 보입니다.
체크리스트로 차주 서류 받기
이 차주가 내야 할 서류 목록이 담긴 링크 하나를 보내세요. 사람별로 제출 현황이 추적되고, 아직 보내지 않은 사람에게만 알림이 가며, 올라온 서류는 각각 해당 대출 건 아래에 정리됩니다.
오래된 서류를 미리 알림
정해진 일정에 따라 진행 중인 대출 폴더를 훑어 각 서류의 날짜를 읽고, 갱신이 필요할 만큼 오래된 서류를 아직 요청할 시간이 있을 때 알려 줍니다.
모든 새 파일에 적용되는 규칙
정리 방식을 한 번 정해 두면 Gmail이나 Outlook, Google Drive, OneDrive, SharePoint, Dropbox에서 들어오는 모든 서류가 아무도 손대지 않아도 그대로 따릅니다.
파일이 있는 곳에서 그대로 작동
브라우저 확장 프로그램이 Google Drive, OneDrive, Dropbox 안에서 The Drive AI를 쓸 수 있게 하므로, 중개업체는 지금 쓰는 저장소를 옮기지 않고 그 자리에서 정리합니다.
정리 전에 검토
어떤 규칙이든 사람이 승인할 때까지 멈추게 할 수 있고, 무엇을 할지 정확히 보여 줍니다. 엉뚱한 차주 아래에 들어간 서류는 다른 어떤 정리 작업보다 비용이 크므로 미리보기가 중요합니다.
폴더 단위 접근 제어
접근 권한을 폴더별로 설정하므로, 한 건을 드라이브를 가진 모두에게 열지 않고 그 건을 맡은 사람으로 제한할 수 있습니다.
역할별
각자가 얻는 것
대출 상담사 확인해 보고 다시 전화하겠다고 하지 않고, 통화 중에 폴더를 보고 차주의 질문에 답합니다.
대출 처리 담당자 각 서류에 적힌 대출 건과 기간을 읽어 주므로, 차주 첨부 파일의 이름을 손으로 바꾸지 않아도 됩니다.
대출 보조 담당자 차주마다 메일 스레드를 이어 가는 대신 체크리스트 링크 하나를 보내고, 누가 답했는지 목록을 관리하지 않아도 알림이 나갑니다.
클로징 담당자 건 안의 어떤 서류가 쓸 수 없을 만큼 오래되었는지 클로징 주간이 아니라 그 전에 확인합니다.
중개업체 대표 모든 상담사가 같은 폴더 구조를 쓰므로, 다른 사람이 시작한 건을 맡아도 처음부터 시작하지 않습니다.
비교
손으로 정리할 때와 비교
대출 번호로 자동 정리
물건 주소로 매칭
서류 기간으로 이름 붙이기
알림이 있는 서류 체크리스트
오래된 서류 알림
기존 저장소에서 작동
차주와 안전한 공유
은행 수준 암호화
자주 묻는 질문
자주 묻는 질문
- 주택담보대출 서류 파일은 어떻게 정리해야 하나요?
- 대출 건마다 폴더 하나를 두고 폴더명은 대출 번호와 차주 성으로, 모든 서류의 파일명은 날짜로 시작해 서류 종류를 붙이세요. 서류 분류별 하위 폴더는 찾기 쉬워지는 것보다 정리할 때 내려야 하는 판단이 더 많아집니다. 파일명이 이미 각 서류가 무엇인지 말해 주기 때문입니다.
- 물건 주소만 적힌 서류는 어떻게 정리하나요?
- 서류에서 주소를 읽어 그 물건의 진행 중인 대출 건과 맞춥니다. 감정평가서, 타이틀 커미트먼트, 홍수 위험 증명서, 보험 바인더는 대출이 아니라 물건을 기준으로 작성하는 당사자들이 만들기 때문에, 바로 이런 서류가 가장 자주 손으로 정리됩니다.
- 클로징에 쓰기에 너무 오래된 서류를 알려 주나요?
- 서류가 얼마나 오래되었는지 알려 줍니다. 기준은 파일이 저장된 날짜가 아니라 서류에 인쇄된 날짜입니다. 투자자의 추가 기준(오버레이)이나 해당 대출이 들어갈 상품 요건은 알지 못하므로, 규정 충족 여부가 아니라 경과 기간을 알려 줍니다. 오래된 서류를 특정 건에 그대로 쓸 수 있는지는 해당 규정을 아는 사람이 판단할 일입니다.
- 차주가 아직 내지 않은 서류를 알려 주나요?
- 네, 서류 체크리스트가 있는 파일 요청을 통해 가능합니다. 체크리스트에 차주별 필수 항목이 담겨 제출 현황을 추적하고, 그래서 알림을 보낼 수 있습니다. 워크플로만으로는 서류가 도착했을 때 그 서류에 대해 작업할 뿐, 폴더를 보고 무엇이 있어야 했는지 알 수는 없습니다.
- 대출 실행 시스템(LOS)을 대체하나요?
- 아니요. LOS는 대출, 고지 문서, 컴플라이언스 기록을 관리합니다. The Drive AI는 그 아래에서 서류를 받고 정리하는 일을 맡는데, 규모가 작은 곳에서는 시스템이 무엇을 제공하든 이 일이 이메일과 공유 드라이브에서 이루어집니다. 둘은 나란히 함께 씁니다.
- 차주 정보는 어떻게 보호되나요?
- 서류는 256비트 AES로 암호화되고, 접근 권한은 폴더별로 설정되어 한 건을 그 건을 맡은 사람으로 제한할 수 있으며, 고객 데이터는 AI 모델 학습에 사용되거나 제3자와 공유되지 않습니다. 특정 방식이 대출 기관의 자체 컴플라이언스 프로그램상 의무를 충족하는지는 대출 기관과 그 법률 자문이 판단할 문제이며, 공급업체가 대신 답할 수 있는 것이 아닙니다.
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