요약
광고 대행사는 여러 고객사와 캠페인의 크리에이티브 파일을 어떻게 정리해야 하나요?
고객사, 캠페인, 단계(작업 중, 검토, 승인, 납품) 순으로 정리하세요. 파일에 대해 실제로 묻는 것은 위치가 아니라 어느 버전이 승인되었느냐이기 때문입니다. The Drive AI는 각 파일을 해당 고객사와 캠페인 아래에 넣고 날짜로 이름을 붙이므로, 파일명에 단어가 가장 많은 파일이 아니라 가장 최근 파일이 현재 버전이 됩니다.
공유 드라이브로는 할 수 없는 일
- 이름이 비슷한 파일 다섯 개 중 마지막에 저장된 것이 아니라 승인된 것이 무엇인지 알려 주기.
- 납품 후 두 번 더 수정된 작업 파일과 실제 납품한 파일을 구분해 두기.
- 이메일이나 Slack 첨부 파일로 오는 승인 내역과 수정 파일을 놓치지 않고 정리하기.
이 모든 작업은 업무가 이미 있는 곳에서 이루어집니다. 브라우저 확장 프로그램이 Google Drive, OneDrive, Dropbox 안에서 The Drive AI를 쓸 수 있게 하고, 워크플로는 SharePoint, Gmail, Outlook, Slack, Teams에 새로 들어오는 것을 지켜볼 수 있습니다. Asana, Monday, DAM을 대체하지 않고 함께 씁니다. 일정과 브랜드 라이브러리는 그쪽이 맡고, The Drive AI는 그 주변의 작업 파일을 정리합니다.
문제
시간을 빼앗는 것들
여기저기 흩어진 파일
크리에이티브 파일이 Google Drive, Dropbox, 이메일, Slack, 각자의 PC에 흩어져 있습니다.
끝나지 않는 버전 혼란
Logo_final_v3_FINAL_revised.png. 어느 것이 최신인지 아무도 모릅니다.
필요한 파일을 못 찾음
고객사가 지난 분기에 승인된 배너 광고를 달라고 합니다. 아무도 찾지 못합니다.
대화 속에 묻힌 승인
작업을 승인한 메시지가 Slack 채널이나 아무도 찾지 못하는 이메일 속에 있습니다.
작동 방식
한 번만 설정하세요. 그다음부터는 알아서 정리합니다.
업무가 있는 곳을 연결합니다
팀이 이미 쓰는 Google Drive, OneDrive, SharePoint, Dropbox와 함께, 파일과 승인이 오가는 Slack, Teams, 이메일을 연결합니다.
구조를 한 번만 설명합니다
고객사, 캠페인, 단계 순. 새 캠페인마다 손으로 다시 만들지 않고 평소 쓰는 말로 한 번만 알려 주면 됩니다.
파일이 알아서 정리됩니다
새 파일은 내용을 읽어 해당 고객사와 캠페인 아래에 정리되고, 날짜가 앞에 오도록 이름이 붙어 최신 파일이 곧 최신 버전이 됩니다.
모든 고객사에 걸쳐 질문합니다
"지난 분기에 X 고객사에 뭘 납품했지?" 기억이 아니라 납품 폴더를 근거로 답합니다.
이렇게 요청할 수 있습니다
평소 쓰는 말로 질문하세요
- Acme Corp 로고 승인 시안들 찾아 줘
- 봄 캠페인 SNS 소재 전부 보여 줘
- 최종 납품물이 빠진 고객사 프로젝트는 어디야?
- 핀테크 고객사 브랜드 가이드라인 찾아 줘
- 4분기 영상 중 30초 넘는 것 전부 찾아 줘
- 헬스케어 RFP 최신 제안서 보여 줘
- 지난 분기에 X 고객사에 뭘 납품했지?
- 제품 촬영 셀렉 컷 찾아 줘
하는 일
에이전시가 일하는 방식에 맞췄습니다
고객사와 캠페인별 정리
파일이 해당 고객사와 캠페인으로 분류되고, 작업 중, 승인, 납품 파일이 한 폴더에 섞이지 않고 구분됩니다.
최신 파일이 곧 최신 버전
파일명이 날짜로 시작하므로, 파일명에 FINAL이 몇 번 들어갔는지 따질 필요 없이 정렬만 하면 현재 버전이 보입니다.
모든 새 파일에 적용되는 규칙
정리 규칙을 한 번 정해 두면 Slack이나 Teams, Gmail이나 Outlook, Google Drive, OneDrive, SharePoint, Dropbox에서 들어오는 새 파일이 아무도 손대지 않아도 그 규칙대로 정리됩니다.
파일이 있는 곳에서 그대로 작동
브라우저 확장 프로그램이 Google Drive, OneDrive, Dropbox 안에서 The Drive AI를 쓸 수 있게 하므로, 에이전시는 지금 쓰는 저장소를 옮기지 않고 그 자리에서 정리하고 검색합니다.
브리프와 제안서 내용까지 검색
"핀테크 고객사 브랜드 가이드라인 찾아 줘" 파일명이 아니라 문서 내용을 근거로 답합니다.
정리 전에 검토
어떤 규칙이든 사람이 승인할 때까지 멈추게 할 수 있고, 실행하기 전에 무엇을 할지 정확히 보여 줍니다. 되돌릴 수 없는 작업은 미리보기 없이 일어나지 않습니다.
고객사와 캠페인 폴더 공유
캠페인 폴더나 특정 납품물을 만료 기간과 권한이 설정된 보안 링크로 공유합니다. 고객사는 계정을 만들 필요가 없습니다.
고객사에서 자료 받기
로고, 제품 사진, 카피를 받을 링크를 보내세요. 받은 자료는 받은편지함이 아니라 해당 고객사와 캠페인 아래에 정리됩니다.
SOW 전자 서명
작업 명세서(SOW)와 계약서를 서명 요청으로 보내세요. 서명된 사본은 해당 고객사 아래에 자동으로 정리됩니다.
역할별
각자가 얻는 것
크리에이티브 디렉터 어느 파일이 승인본이었는지 세 사람에게 묻지 않고 바로 엽니다.
AE(어카운트 매니저) 고객사와 통화하는 중에 언제 무엇을 납품했는지 바로 답합니다.
디자이너 이미 있는 파일을 다시 만드는 대신 찾아 씁니다. 에이전시가 아낄 수 있는 가장 값싼 한 시간입니다.
프로젝트 매니저 모든 고객사 폴더 구조가 같으므로, 따로 설명하지 않아도 캠페인을 새 담당자에게 넘길 수 있습니다.
카피라이터 맞는 파일이 나올 때까지 제안서를 하나씩 열지 않고, 고객사의 브리프, 브랜드 가이드, 지난 카피를 한꺼번에 검색합니다.
대표 팀마다 현황을 정리해 달라고 하지 않아도 고객사 전체에서 남은 일이 무엇인지 봅니다.
비교
손으로 정리할 때와 비교
고객사/캠페인별 자동 정리
승인본과 작업 파일 분리
자연어 검색
브리프와 제안서 내용 검색
이메일과 Slack 수집
기존 저장소에서 작동
고객사 공유 포털
저장 데이터 암호화
자주 묻는 질문
자주 묻는 질문
- 광고 대행사는 크리에이티브 파일을 어떻게 정리해야 하나요?
- 고객사, 캠페인, 단계(작업 중, 검토, 승인, 납품) 순으로 정리하고, 파일명은 ISO 형식 날짜로 시작하세요. 중요한 것은 단계 단위입니다. 파일에 대해 묻는 것은 거의 항상 위치가 아니라 어느 버전이 승인되었느냐이기 때문입니다.
- Logo_final_v3_FINAL 같은 파일명 문제는 어떻게 해결하나요?
- 파일명에서 버전 표기를 빼고 날짜를 넣으면 됩니다. 그러면 해석할 필요 없이 정렬만으로 최신 파일이 보입니다. 승인본과 납품본을 각자의 단계 폴더에 두어야, 이후 수정된 작업 파일이 고객사가 승인한 파일로 오인되지 않습니다.
- 설명만으로 파일을 찾을 수 있나요?
- 파일 안의 내용을 검색하므로 브리프, 제안서, 가이드라인처럼 글자가 들어 있는 파일은 잘 찾습니다. 글자가 없는 이미지는 그림을 해석하는 것이 아니라 어디에 정리되어 있고 이름이 무엇인지에 따라 검색됩니다. 즉 이 경우에는 이미지 인식이 아니라 폴더 구조가 일을 합니다.
- 에이전시가 파일을 옮겨야 하나요?
- 아니요. 브라우저 확장 프로그램이 Google Drive, OneDrive, Dropbox 안에서 The Drive AI를 쓸 수 있게 하므로, 파일은 지금 있는 자리에서 정리되고 이름이 바뀌고 검색됩니다. 워크플로는 SharePoint, Slack, Teams, Gmail, Outlook도 지켜볼 수 있습니다. 옮겨지는 것은 없고 기존 공유 링크도 계속 작동합니다.
- DAM이나 프로젝트 관리 도구를 대체하나요?
- 아니요. DAM은 권한과 사용 규칙이 붙은 승인된 브랜드 라이브러리를 보관하고, Asana나 Monday는 일정을 관리합니다. The Drive AI는 그 둘 주변의 작업 파일, 즉 초안, 고객사에 보낸 파일, Slack 첨부 파일을 정리합니다. 실제로 가장 지저분한 곳이 바로 여기입니다.
- 어떤 크리에이티브 파일 형식을 지원하나요?
- PDF, 레이어가 있는 디자인 파일, 내보낸 파일, PNG, JPG, SVG, 영상, 프레젠테이션과 문서 형식을 다룹니다. 글자가 들어 있는 파일은 내용으로 검색할 수 있고, 바이너리 디자인 파일은 내부 내용이 아니라 위치와 파일명으로 정리되고 찾을 수 있습니다.
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