요약
인사팀은 직원 서류를 어떻게 정리해야 하나요?
인사팀은 직원마다 폴더 하나를 두고 문서 종류별로 나누되, 법적으로 따로 보관해야 하는 서류는 따로 둡니다. 대부분의 정리 체계가 놓치는 부분입니다. The Drive AI는 문서에 적힌 사람과 문서 종류를 읽어 정리하므로, 서명된 입사 제안서와 돌아온 세금 양식이 이름을 바꾸지 않아도 맞는 인사 파일에 들어갑니다.
공유 드라이브로는 할 수 없는 일
- 서명된 양식을 저장된 파일 이름이 아니라 문서에 인쇄된 이름을 보고 맞는 직원 아래에 스스로 정리하기.
- 기본 인사 파일과 분리해 보관해야 하는 문서가 실수로 그 안에 들어가지 않게 하기.
- 아직 서류가 빠진 신규 입사자를, 요청할 수 있는 그 주 안에 보여 주기.
문서가 이미 있는 곳에서 그대로 작동합니다. 브라우저 확장 프로그램이 Google Drive, OneDrive, Dropbox 안에서 The Drive AI를 쓸 수 있게 하고, 워크플로는 SharePoint, Gmail, Outlook, Slack, Teams를 지켜봅니다. 인사 정보 시스템(HRIS)이나 채용 관리 시스템(ATS)을 대체하지 않고 함께 씁니다. 직원 기록과 채용 파이프라인은 그 시스템들이 담고, The Drive AI는 그 뒤에 있는 서류를 보관합니다.
문제
시간을 빼앗는 것들
여기저기 흩어진 직원 파일
서류가 이메일, 채용 관리 시스템, 바탕화면, 서류 캐비닛에 나뉘어 있습니다.
이력서 한 장 찾기
6개월 전 지원자 한 명을 찾느라 몇 시간을 씁니다.
절반만 돌아온 입사 서류
양식 여섯 개를 보냈는데 네 개만 돌아왔고, 빠진 두 개가 무엇인지 아무도 모릅니다.
모르는 사이 만료되는 자격증
면허와 교육 이수증이 저마다 다른 일정으로 갱신되고, 스프레드시트로 관리됩니다.
작동 방식
한 번만 설정하세요. 그다음부터는 알아서 정리합니다.
문서가 이미 들어오는 곳을 연결
팀이 쓰는 Google Drive, OneDrive, SharePoint, Dropbox와 서명된 양식과 증명서가 들어오는 메일함을 연결합니다.
정리 방식을 한 번만 설명
직원, 문서 종류 순. 따로 보관해야 하는 범주는 그렇다고 지정합니다. 평소 쓰는 말로 설명하면 됩니다.
서류가 알아서 정리됨
들어오는 서류마다 사람과 문서 종류를 읽고 정리한 뒤 이름을 붙입니다. 스캔하거나 사진 찍은 양식은 OCR로 읽습니다.
아직 안 온 서류 확인
"서류를 아직 안 낸 신규 입사자가 누구야?" 들어온 서류와 안 들어온 서류를 기준으로 답합니다.
이렇게 요청할 수 있습니다
평소 쓰는 말로 질문하세요
- Python 경험 있는 소프트웨어 엔지니어 전부 찾아 줘
- 서류가 아직 안 들어온 신규 입사자는 누구야?
- 3분기에 마케팅 직무에 지원한 사람은 누구야?
- 지난 평가 주기의 성과 평가서 전부 찾아 줘
- 1월에 입사한 직원들의 온보딩 서류 보여 줘
- 자격증이 곧 만료되는 직원은 누구야?
- MBA 학위가 있는 지원자 이력서 찾아 줘
- 2024년 퇴사 관련 서류 전부 보여 줘
하는 일
인사팀의 일하는 방식에 맞췄습니다
직원별 정리
문서에 적힌 사람 아래로 정리하므로, 인사 파일이 시스템 세 곳을 뒤지는 일이 아니라 폴더 하나입니다.
따로 둘 것은 따로
기본 인사 파일 밖에 있어야 하는 문서 종류를 규칙으로 별도의 접근 제한 위치에 보냅니다. 정리하는 사람의 기억에 맡기지 않습니다.
입사 서류 받기
신규 입사자에게 제출할 서류 전부를 링크 하나로 요청하세요. 돌아온 서류는 해당 직원 아래에 정리되고, 안 온 서류도 보입니다.
문서에서 읽은 자격증 만료일
교육 이수증과 면허에 만료일로 이름을 붙이므로, 정해진 일정의 점검이 곧 만료될 항목을 알려 줍니다.
새 파일마다 적용되는 규칙
정리 규칙을 한 번 정해 두면 Gmail이나 Outlook, Slack이나 Teams, Google Drive, OneDrive, SharePoint, Dropbox에서 들어오는 새 문서가 누가 손대지 않아도 그 규칙대로 정리됩니다.
파일이 이미 있는 곳에서 작동
브라우저 확장 프로그램이 Google Drive, OneDrive, Dropbox 안에서 The Drive AI를 쓸 수 있게 하므로, 지금 쓰는 저장소를 옮기지 않고 그 자리에서 정리하고 검색합니다.
지원서 전체 검색
"Python 경험 있는 소프트웨어 엔지니어 전부 찾아 줘" 파일 이름이 아니라 이력서 내용을 근거로 답합니다.
입사 제안서와 규정 전자 서명
입사 제안서, 계약서, 규정 확인서를 서명 요청으로 보내세요. 서명된 사본은 해당 직원 아래에 알아서 정리됩니다.
이메일 첨부 파일 수집
메일로 돌아오는 서명된 양식과 증명서를 받아 맞는 사람 아래에 자동으로 정리합니다.
역할별
각자가 얻는 것
채용 담당자 누가 태그를 달았는지가 아니라 이력서 내용으로 모든 지원서를 검색합니다.
인사 매니저 메일함, 드라이브, HRIS에서 먼저 모으지 않고도 완성된 인사 파일을 엽니다.
인사 책임자 감사 중에 알게 되는 대신, 조직 전체에서 미비한 파일이 어디인지 확인합니다.
인재 확보팀 6개월 전에는 맞지 않았지만 지금은 맞는 지원자를 찾습니다.
급여·복리후생 담당 폴더를 하나씩 열지 않고도 세금과 복리후생 양식이 사람별로 실제로 돌아왔는지 확인합니다.
온보딩 담당 양식 여섯 개를 따로따로 챙기는 대신, 신규 입사 서류 전부를 링크 하나로 보내고 채워지는 것을 지켜봅니다.
비교
손으로 정리할 때와 비교
직원별 자동 정리
이력서 내용 검색
접근 제한 문서 분리
미제출 서류 확인
자격증 만료 추적
지금 쓰는 저장소에서 작동
역할 기반 접근 권한
은행 수준 암호화
자주 묻는 질문
자주 묻는 질문
- 직원 인사 서류는 어떤 폴더 구조로 정리하나요?
- 직원마다 폴더 하나를 두고 그 안을 문서 종류별로 나누며, 파일 이름은 ISO 형식 날짜를 앞에 두어 폴더가 재직 기간 순서대로 보이게 하세요. 중요한 보완점은, 여러 범주의 문서를 기본 인사 파일 밖에 보관해야 한다는 것입니다. 이런 문서는 인사 파일 안의 하위 폴더가 아니라 별도의 접근 제한 위치가 필요합니다.
- 따로 보관해야 하는 직원 서류는 무엇인가요?
- 어떤 범주를 분리해야 하는지, 얼마나 엄격하게 해야 하는지는 관할 지역과 문서 종류에 따라 다릅니다. 의료 기록, 취업 자격 확인 서류, 조사 기록이 흔히 이렇게 다뤄집니다. 구체적인 내용은 자체 법률 자문을 통해 확인하세요. The Drive AI가 제공하는 것은 정리하는 사람의 기억에 맡기지 않고 그런 문서 종류를 별도의 접근 제한 위치로 자동으로 보내는 규칙입니다.
- 인사팀이 파일을 옮겨야 하나요?
- 아니요. 브라우저 확장 프로그램이 Google Drive, OneDrive, Dropbox 안에서 The Drive AI를 쓸 수 있게 하므로, 문서는 지금 있는 자리에서 정리되고 이름이 바뀌고 검색됩니다. 워크플로는 SharePoint, Gmail, Outlook, Slack, Teams도 지켜볼 수 있습니다. 이전하는 것은 없고 기존 링크도 그대로 작동합니다.
- 서류를 아직 안 낸 신규 입사자를 알 수 있나요?
- 네, 온보딩에 필요한 서류 목록을 기준으로 알 수 있습니다. 목록은 직무와 근무지에 따라 다르므로 직접 정해 주셔야 합니다. 시스템은 사람별로 실제로 무엇이 돌아왔는지 추적합니다. 그렇지 않으면 채용에서 가장 바쁜 주에 누군가의 머릿속에만 있을 정보입니다.
- HRIS나 ATS를 대체하나요?
- 아니요. Workday, BambooHR, 채용 관리 시스템은 직원 기록, 채용 파이프라인, 업무 흐름을 담습니다. The Drive AI는 그 뒤에 있는 서류를 보관하고 검색할 수 있게 합니다. 어느 시스템에도 올라가지 않는 스캔본과 메일로 온 서류도 포함합니다.
- 직원이 자기 서류를 볼 수 있나요?
- 만료일과 권한을 설정한 보안 링크로 특정 문서나 폴더를 개인과 공유할 수 있으므로, 다른 것에는 접근하지 못하게 하면서 본인 서류만 줄 수 있습니다. 완전한 직원 셀프서비스 포털이 아니라 문서 공유 기능입니다.
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