요약
병원은 의료진 자격 서류, 보험사 계약서, 업체 서류를 어떻게 정리하나요?
The Drive AI는 문서가 들어오는 대로 읽고, 어느 의료진이나 업체의 것인지, 문서 종류, 만료일을 파악해 그에 맞게 정리합니다. 그래서 갱신된 면허가 다른 이름으로 옆에 추가되지 않고 이전 면허를 대신하는 자리에 들어갑니다.
공유 드라이브로는 할 수 없는 일
- 면허, 증명서, 계약서를 파일 이름이 아니라 문서 내용을 보고 맞는 의료진이나 업체 아래에 스스로 정리하기.
- 자격 서류에서 만료일을 읽고, 만료되기 전에 담당자에게 알리기.
- 보험사나 대진의 파견 업체에서 이메일 첨부로만 온 서류를 놓치지 않고 받아 두기.
문서가 이미 있는 곳에서 그대로 작동합니다. 브라우저 확장 프로그램이 Google Drive, OneDrive, Dropbox 안에서 The Drive AI를 쓸 수 있게 하고, 워크플로는 SharePoint, Gmail, Outlook, Slack, Teams에 새로 들어오는 것을 지켜봅니다. 다루는 것은 병원의 행정 서류이며, 진료 기록은 전자의무기록(EHR)에 있어야 하고 그대로 둡니다.
문제
시간을 빼앗는 것들
모르는 사이 만료되는 자격
면허, DEA 등록증, 전문의 자격증, 의료 과실 배상 보험이 저마다 다른 일정으로 갱신됩니다.
메일함 속 보험사 서류
계약서, 수가표, 변경 계약서가 여러 보험사에서 메일로 들어옵니다.
끝내 정리되지 않는 종이
스캔한 양식, 팩스, 서명된 계약서가 Scans라는 폴더에 쌓여 있습니다.
의료진 한 명, 폴더 다섯 개
같은 의사의 서류가 자격 관리, 인사, 보험사 파일, 누군가의 바탕화면에 흩어져 있습니다.
작동 방식
한 번만 설정하세요. 그다음부터는 알아서 정리합니다.
문서가 이미 들어오는 곳을 연결
병원이 쓰는 Google Drive, OneDrive, SharePoint, Dropbox와 보험사 및 파견 업체 메일이 들어오는 Gmail 또는 Outlook 계정을 연결합니다.
정리 방식을 한 번만 설명
의료진, 문서 종류 순. 또는 업체, 계약 순. 폴더 템플릿을 만들지 않고 평소 쓰는 말로 설명하면 됩니다.
새 문서가 알아서 정리됨
들어오는 문서마다 누구의 것인지, 무엇인지, 언제 만료되는지 읽고 정리한 뒤 그 날짜로 이름을 붙입니다. 스캔한 종이는 OCR로 읽습니다.
만료 전에 알림 받기
"앞으로 60일 안에 만료되는 자격이 뭐야?" 정해진 일정에 따라 묻고, 공백이 문제 되기 전에 답합니다.
이렇게 요청할 수 있습니다
평소 쓰는 말로 질문하세요
- 앞으로 90일 안에 만료되는 의료진 면허가 뭐야?
- Blue Cross와의 현재 보험사 계약서 찾아 줘
- 3월에 적용되던 수가표 보여 줘
- 이번 분기에 자동 갱신되는 업체 계약은 뭐야?
- 영상 장비 서비스 이력 찾아 줘
- 모든 의료진의 의료 과실 배상 보험 증명서 보여 줘
- 신규 직원에게서 아직 안 받은 서류가 뭐야?
- 작년에 서명한 임대차 변경 계약서 찾아 줘
하는 일
병·의원의 일하는 방식에 맞췄습니다
문서에서 읽은 만료일
면허, DEA 등록증, 전문의 자격증, 의료 과실 배상 보험 증명서, CLIA 인증서에 만료일로 이름을 붙이므로, 아무것도 열지 않고 폴더만 봐도 알 수 있습니다.
의료진이나 업체별 정리
문서가 해당하는 사람이나 회사 아래로 정리되므로, 의료진 한 명의 자격 서류 묶음이 폴더 다섯 개가 아니라 하나입니다.
새 파일마다 적용되는 규칙
정리 규칙을 한 번 정해 두면 Gmail이나 Outlook, Slack이나 Teams, Google Drive, OneDrive, SharePoint, Dropbox에서 들어오는 새 문서가 누가 손대지 않아도 그 규칙대로 정리됩니다.
파일이 이미 있는 곳에서 작동
브라우저 확장 프로그램이 Google Drive, OneDrive, Dropbox 안에서 The Drive AI를 쓸 수 있게 하므로, 지금 쓰는 저장소를 옮기지 않고 그 자리에서 정리하고 검색합니다.
스캔한 종이도 검색 가능
팩스, 서명된 양식, 사진 찍은 문서를 OCR로 읽으므로, 스캔본이 단순 이미지로 남지 않고 내용으로 검색됩니다.
모든 계약서에 걸쳐 질문
"3월 전에 갱신되는 보험사 계약이 뭐야?", "멸균기 서비스 계약서 찾아 줘" 같은 질문에 전체를 한 번에 확인해 답합니다.
정리 전에 검토
어떤 규칙이든 사람이 승인할 때까지 멈추게 할 수 있고, 실행 전에 무엇을 할지 그대로 보여 줍니다. 되돌릴 수 없는 작업은 미리보기 없이 일어나지 않습니다.
이메일 첨부 파일 수집
메일로 들어오는 보험사 변경 계약서, 파견 업체 서류, 업체 청구서를 받아 맞는 의료진이나 업체에 정리합니다.
계약서 전자 서명
업체 계약서, 고용 서류, 정보 제공 동의서를 서명 요청으로 보내세요. 서명된 사본은 알아서 정리됩니다.
의료진에게서 서류 받기
대진의, 신규 직원, 업체에 링크를 보내 면허와 증명서를 올리게 하세요. 돌아온 서류는 해당 사람이나 업체 아래에 정리됩니다.
역할별
각자가 얻는 것
병원 사무장 만든 지 일주일이면 낡는 스프레드시트 없이도 모든 의료진과 업체에서 만료되는 것을 확인합니다.
자격 관리 담당 의료진마다 폴더 하나에 현재 면허, DEA 등록증, 전문의 자격증, 의료 과실 배상 보험을 각각 만료일로 이름 붙여 둡니다.
원무·청구 담당 가장 최근 버전이 아니라 진료일에 적용되던 보험사 계약서와 수가표를 찾습니다.
행정 담당 업체 청구서, 서비스 기록, 서명된 양식을 손으로 정리하지 않습니다. 어디로 보낼지 정한 규칙이 문서가 들어올 때마다 실행됩니다.
원장 어느 계약이 언제 자동 갱신되는지, 아무도 보지 않은 채 갱신 기한이 지나가기 전에 알 수 있습니다.
비교
손으로 정리할 때와 비교
문서에서 읽은 만료일
스캔 양식과 팩스 OCR
의료진이나 업체별 정리
자연어 검색
이메일 첨부 파일 수집
지금 쓰는 저장소에서 작동
안전한 파일 공유
저장 데이터 암호화
자주 묻는 질문
자주 묻는 질문
- 환자 진료 기록을 관리하는 용도인가요?
- 아니요. The Drive AI는 병원 운영에 필요한 행정 서류를 정리합니다. 의료진 자격 파일, 보험사 계약서, 업체 계약서, 면허, 임대차 계약서, 직원 기록입니다. 진료 기록은 전자의무기록(EHR)에 있어야 하고 그대로 두어야 합니다. 병원은 진료 기록 자체가 아니라 그 주변의 모든 서류에 The Drive AI를 씁니다.
- 의료진 면허와 자격 만료일은 어떻게 관리되나요?
- 면허, DEA 등록증, 전문의 자격증, 의료 과실 배상 보험 증명서에는 만료일이 인쇄되어 있으므로, 스프레드시트에 입력하지 않고 문서에서 읽습니다. 날짜가 파일 이름에 들어가 의료진 폴더를 한눈에 볼 수 있고, 정해진 일정의 점검이 앞으로 60일 안에 만료되는 항목을 만료 전에 알려 줍니다.
- 병원이 파일을 옮겨야 하나요?
- 아니요. 브라우저 확장 프로그램이 Google Drive, OneDrive, Dropbox 안에서 The Drive AI를 쓸 수 있게 하므로, 문서는 지금 있는 자리에서 정리되고 이름이 바뀌고 검색됩니다. 워크플로는 SharePoint, Gmail, Outlook, Slack, Teams에 새로 들어오는 파일도 지켜볼 수 있습니다. 이전하는 것은 없고 기존 링크도 그대로 작동합니다.
- 팩스와 스캔한 종이 서류는 어떻게 되나요?
- OCR로 읽습니다. 그래서 팩스로 받은 계약서나 사진 찍은 증명서도 단순 이미지로 저장되지 않고 내용으로 검색됩니다. 스캔본으로 들어온 문서에서도 만료일을 읽어 낼 수 있는 것은 이 때문입니다.
- 특정 날짜에 적용되던 계약서 버전을 찾을 수 있나요?
- 네, 이전 버전을 보관해 두었다면 가능합니다. 문서는 각자의 날짜로 이름이 붙고 정리되므로, 3월에 유효하던 변경 계약서가 그것을 대신한 계약서와 순서대로 나란히 있습니다. 예전 버전을 보관하지 않고 덮어썼다면 무엇으로도 복구할 수 없습니다.
- EHR이나 병원 관리 시스템을 대체하나요?
- 아니요. 그 시스템들은 진료 기록과 예약, 청구 업무를 담습니다. The Drive AI는 그 주변 문서를 보관합니다. 그렇지 않으면 메일함이나 Scans라는 폴더에 머물렀을 계약서, 자격 서류, 업체 서류, 서명된 계약서입니다.
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