要点
文書の保存期間表を共有ドライブに適用するにはどうすればよいですか？
共有ドライブに保存期間表を適用するには、整理のときではなく届いた時点で記録をシリーズに分類し、保存期間の起算点となる出来事を記録し、決まった周期で見直します。障害は保存期間表ではなく、ファイルシステムが名前、日付、サイズしか持たず、記録シリーズを持たないことです。The Drive AI は届いた書類を読み取り、この分類を行います。
保存期間表に必要で、共有ドライブにはないもの
- 書類がどの記録シリーズに属するか。これが保存期間を決め、ファイル名からは推測できません。
- 保存期間がいつ始まったか。期間は通常、ファイルの作成時ではなく、案件の終結や従業員の退職といった出来事から始まります。
- リーガルホールド、監査、調査によって廃棄が停止されているかどうか。これはファイルのメタデータではなく、メールと人の中にある事実です。
The Drive AI は 1 つ目の欠けを埋め、2 つ目を補助します。各書類を読み取り、伝えた構成で整理し、接続したストレージを横断して、たとえば 2022 年以降動きのないクライアントフォルダはどれかといった質問に答えます。これで、ひと月かかる手作業の棚卸しではなく、確認できる候補の一覧ができます。廃棄そのものは記録管理責任者に残ります。3 つ目の情報はシステムの中になく、これからも入ることはないからです。
課題
時間を奪っているもの
誰も仕分ける時間のない ROT
重複、陳腐化、些末な資料がたまり続けます。削除にはリスクがあり、保管にはリスクがないからです。
整理がリーガルホールドとぶつかる
予定から数か月遅れて実施されたドライブの整理を、その後に案件が始まったことを知らない人が実行してしまいます。
退職者が残したドライブ
一人の担当者の考え方で組まれたファイル体系を引き継ぎ、30 日で理解しなければなりません。
どのコピーが正本なのか
1 つの契約書のコピーが 7 か所に 11 部。どれが有効なものかを示す根拠は、ファイル自体にはありません。
仕組み
設定は一度だけ。あとは自動で整理されます。
記録がある場所をつなぐ
部署がすでに使っている Google Drive、OneDrive、SharePoint、Dropbox と、スキャナーの出力フォルダ、書類が届く受信トレイをつなぎます。
ファイルプランを一度だけ伝える
機能、記録シリーズ、年の順に、普段の言葉で伝えます。Duke 大学が機能別の構成を推奨しているのは、組織再編や担当者の交代を経ても崩れないからです。
新しい書類が届いた時点で分類される
各書類は読み取られ、あなたの規則で名前が付き、属するシリーズに整理されます。3 年後ではなく、文脈がまだ明らかなその時点で行われます。
ドライブではなく一覧を確認
「2022 年以降動きのない案件フォルダは？」から、保存期間表と照らし合わせる一覧ができます。廃棄の判断はあなたに残ります。
こんなことを頼めます
いつもの言葉で質問できます
- 2022 年以降動きのない案件フォルダは？
- この契約書のコピーをドライブ全体から全部探して
- このクライアントに関して保有しているものを全部見せて
- 下書きだけで最終版がないフォルダは？
- 2019 年の移管で受け入れたスキャン記録を探して
- 今月届いて、まだ整理されていないものは？
- 締まった会計年度のこのシリーズの書類を全部見せて
- 受信トレイに未整理のファイルが残っている部署は？
できること
記録管理の仕事の進め方に合わせて
届いた時点で分類
書類は届いた時点で読み取られ、ファイルプランが定めるシリーズに整理されます。文脈を手間なく判断できるのはこの時点だけです。
重複と版の連なりをまとめる
コピーはファイル名ではなく内容で比較されるので、別のフォルダに移る途中で名前が変わったファイルも、同じものとしてまとめられます。まとめたグループは確認用に提示されます。
質問で棚卸し
あるクライアント、案件、期間についてドライブに何があるかを質問すれば、2 週間の手作業の調査ではなく、半日で答えが得られます。
スキャンした記録も検索可能に
OCR によって紙の記録や手書きの書式も内容で見つけられるようになります。これがあって初めて、過去の書類の山を扱えるようになります。
新しいファイルすべてにルールを適用
整理のルールを一度設定すれば、スキャナー、Gmail や Outlook、Google Drive、OneDrive、SharePoint、Dropbox から届く新しい書類はすべて、そのルールで整理されます。
その場で整理
ブラウザ拡張機能で The Drive AI を Google Drive、OneDrive、Dropbox の中で使えるので、部署は記録が今ある場所で整理と検索ができます。移行は一切なく、既存のリンクもそのまま使えます。
命名規則を一貫して適用
届いたファイルにあなたの命名規則が適用されるので、誰かが名前を変えるより速く scan0001.pdf や document(3).docx がたまっていくことがなくなります。
ドライブの権限なしで記録を回収
部署や取引先から書類を提出してもらう必要があるときはリンクを送ります。届いたものはあなたのルールで整理され、未提出のものも見えたままです。
役割ごとに
それぞれが得られるもの
記録管理担当者：各部署が実施する時間のない年 1 回の整理ではなく、四半期ごとに確認できる廃棄候補の一覧が手に入ります。
大学アーキビスト：部署が差し出してくれるのを待たずに、部署のドライブの中から移管する価値のある歴史資料を見つけられます。
記録管理の連絡担当者：分類は書類が届いた時点で行われるので、書類がどのシリーズに属するかを聞かれる窓口役から解放されます。
コンプライアンス・監査：6 つの共有ドライブの手作業による調査を依頼しなくても、ある案件について組織が何を保有しているかに答えられます。
IT 管理者：重複した資料を見えるようにすることで、ホールド中の記録に触れかねない削除処理を実行せずに、ストレージの増加を抑えられます。
比較
手作業での整理との違い
届いた時点での分類
内容による重複検出
過去の紙記録の OCR
自然な言葉での棚卸し
今のストレージでそのまま使える
廃棄の自動実行
リーガルホールドの強制
保存時の暗号化
よくある質問
よくある質問
- 保存期間が過ぎたら、The Drive AI は記録を削除しますか？
- いいえ。これは機能が足りないのではなく、意図的なものです。廃棄の判断は、案件が終結したかどうかや、弁護士がホールドを出しているかどうかなど、ファイルシステムの中にない事実に左右されます。期限が来たら廃棄を実行するツールは、いずれホールド中のものを破棄してしまい、その責任を負うのはベンダーではなくあなたの組織です。The Drive AI は候補を示し、判断するのは人です。
- リーガルホールドを強制できますか？
- いいえ。訴訟が合理的に予見されるかどうか、どの記録が範囲に含まれるか、いつホールドを解除するかは、どの文書システムでもなく、その外で下される法的な判断です。役に立てるのはその下にある「見つけられるか」の問題です。書類のすべてのコピーを探し出し、ある案件についてドライブに何があるかを示すことで、保全の範囲をすばやく決められます。強制は引き続き法務部門が担います。
- 記録の正本を特定できますか？
- 別のフォルダに移る途中で名前が変わったものも含め、すべてのコピーを見つけてまとめることはできます。どれが正本かを指定することはできません。正本かどうかは、ファイルの中身ではなく、ファイルプランと保存期間表によって決まるからです。バイト単位で同一の 2 つの書類でも、誰が保有しているかによって位置付けが異なることがあります。まとめた結果はその判断の材料であって、判断そのものではありません。
- 書類がどの記録シリーズに属するか、どうやって判断しますか？
- 保存期間表で使っているシリーズ名も含めて、ファイルプランを普段の言葉で一度伝えてもらい、届いた書類を読み取ってそれに沿って整理します。確信を持って振り分けられないものは、推測したシリーズに整理せず、確認用フォルダに回します。誤って分類された記録には、誤った保存期間が適用されてしまうからです。
- SharePoint や Google Drive から記録を移行する必要がありますか？
- いいえ。ブラウザ拡張機能で The Drive AI を Google Drive、OneDrive、Dropbox の中で使えるので、記録は今ある場所のまま整理、名前変更、検索されます。ワークフローで SharePoint、Gmail、Outlook、Slack、Teams を監視することもできます。コピーを外に出す手順を加えない限り何も持ち出されず、既存のリンクもそのまま使えます。
- 公的機関や大学の記録管理部門にも向いていますか？
- 記録の整理と検索に使われています。これは保存期間表そのものではなく、その下にある作業です。公的機関が答えなければならないコンプライアンス上の質問については、2 つの点を正直にお伝えします。The Drive AI は CASA Tier 2 認証を取得した Microsoft 認定パートナーですが、記録管理に特化した認証は持っていません。また、Concordia 大学がカナダの公的機関について指摘しているように、データの保存場所が法的に問題になることがあるため、管轄については推測せず、直接ご相談ください。
- 分類できない記録はどうなりますか？
- 推測で整理せず、確認用フォルダに回します。記録管理では他の分野以上にこれが重要です。誤って分類された書類は誤った保存期間を引き継ぎ、誰にも気づかれないまま、早すぎる時期に破棄されたり、廃棄日を大きく過ぎて保管され続けたりするおそれがあるからです。
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