要点
不動産管理会社は、賃貸借契約書、点検報告書、業者の請求書をどう整理すればよいですか？
物件、部屋、書類の種類の順に分けるのが基本です。不動産管理の担当者が受ける質問は、どれも住所から始まるからです。The Drive AI は各書類から物件の住所、部屋番号、日付、書類の種類を読み取ってその構成に整理するので、契約書も、その後の点検も、修繕の請求書も、誰も住所を入力せずに同じ部屋の下に揃います。
共有ドライブだけではできないこと
- 付けられた名前ではなく、書類に記載された住所から、正しい物件と部屋の下に自動で整理すること。
- 契約書から契約終了日を読み取り、60 日以内に終了する契約を示すこと。
- メールの添付ファイルとしてしか存在しない業者の請求書や点検報告書を取りこぼさないこと。
これを、書類がすでにある場所で行います。ブラウザ拡張機能で The Drive AI を Google Drive、OneDrive、Dropbox の中で使え、ワークフローで SharePoint、Gmail、Outlook、Slack、Teams に届く新しいものを監視できます。AppFolio、Buildium、Yardi を置き換えるのではなく、併用します。台帳はそちらが持ち、その裏にある書類をこちらが保管します。
課題
時間を奪っているもの
物件ごとのファイルがすぐに膨らむ
賃貸借契約書、点検、修繕記録、業者の請求書。それが管理するすべての部屋の数だけ増えていきます。
必要な書類が見つからない
入居者から契約条件について聞かれ、フォルダを 10 分かけて探すことになります。
作業のたびに手作業で整理
修繕依頼、請求書、更新のたびに、管理ではなく整理に時間を取られます。
請求書がメールに埋もれる
業者の請求書や点検報告書が添付ファイルで届き、月末まで誰も整理しません。
仕組み
設定は一度だけ。あとは自動で整理されます。
書類が届く場所をつなぐ
事務所がすでに使っている Google Drive、OneDrive、SharePoint、Dropbox と、業者の請求書や点検報告書が届く受信トレイをつなぎます。
構成を一度だけ伝える
物件、部屋、書類の種類の順。建物ごとにフォルダツリーを作るのではなく、普段の言葉で伝えるだけです。
新しい書類が自動で整理される
届いた書類から住所、部屋、日付、種類を読み取って整理します。スキャンや撮影した紙の書類は OCR で読み取ります。
管理物件全体を横断して質問
「3 月までに終了する契約と、そのうち未完了の作業指示がある部屋は？」に、すべての物件をまとめて答えます。
こんなことを頼めます
いつもの言葉で質問できます
- 60 日以内に終了する賃貸借契約を全部見せて
- Maple Grove の 12B 号室の点検報告書を探して
- 400 Pine St の空調設備にどんな修繕をした？
- 今年の ABC Plumbing からの請求書を全部見せて
- 契約更新が済んでいない入居者は？
- 屋根工事業者の保険証書を探して
- 今月消防点検の期限がある物件を全部見せて
- 3A 号室の Johnson さんの契約条件は？
できること
不動産管理の仕事の進め方に合わせて
物件と部屋ごとに整理
書類は、ファイル名ではなく記載された住所をもとに、物件、部屋、書類の種類の構成に振り分けられます。
メール添付ファイルの取り込み
メールで届く業者の請求書、点検報告書、入居者とのやり取りを取り込み、正しい部屋に整理します。
新しいファイルすべてにルールを適用
整理のルールを一度設定すれば、Gmail や Outlook、Slack や Teams、Google Drive、OneDrive、SharePoint、Dropbox から届く新しい書類はすべて、誰も手を触れずにそのルールで整理されます。
ファイルがある場所でそのまま使える
ブラウザ拡張機能で The Drive AI を Google Drive、OneDrive、Dropbox の中で使えるので、事務所は今のストレージから移行せず、その場で整理と検索ができます。
契約日を契約書から読み取り
開始日と終了日は書類から読み取るので、来四半期に終了する契約はどれかという質問に、契約書そのものから答えられます。
管理物件全体を検索
「400 Pine St の空調設備にどんな修繕をした？」に、すべての物件、部屋、業者をまとめて答えます。
整理の前に確認
どのルールも、実行前に担当者の承認を待つように設定でき、何をしようとしているかを正確に表示します。プレビューなしに取り返しのつかない処理が行われることはありません。
契約書や通知書の電子署名
賃貸借契約書、更新契約書、追加条項を署名に回せます。署名済みの書類は該当する部屋の下に自動で整理されます。
入居者や業者から書類を回収
家財保険の証書、W-9、記入済みの点検票を依頼するリンクを送ります。届いたものは正しい部屋や業者の下に整理されます。
役割ごとに
それぞれが得られるもの
管理担当者：フォルダを探してから折り返すのではなく、入居者からの契約についての質問に電話中に答えられます。
オーナー：誰かがまとめるのを待たずに、1 棟に今年いくら何に使ったかを質問できます。
修繕担当：部屋の前に立ったまま、その部屋の直近 3 件の作業指示と点検報告書をスマートフォンで開けます。
リーシング担当：誰かが管理する表計算ではなく契約書から読み取った情報で、60 日以内に終了する契約を確認できます。
経理：添付ファイルを 1 つずつ開いてどの建物の分かを確かめなくても、業者の請求書を物件と期間ごとに照合できます。
チーム：役割に応じたアクセス権で 1 つの共有構成を使えるので、修繕担当は契約書を見ずに作業指示だけを見られます。
比較
手作業での整理との違い
物件・部屋ごとの自動整理
契約日を契約書から読み取り
修繕履歴の検索
自然な言葉で質問
メール添付ファイルの取り込み
今のストレージでそのまま使える
役割に応じたアクセス権
暗号化
よくある質問
よくある質問
- 不動産管理会社は賃貸借契約書、点検報告書、業者の請求書をどう整理すればいいですか？
- 物件、部屋、書類の種類の順に分け、すべての書類のファイル名を ISO 形式の日付から始めます。不動産管理の担当者が受ける質問はどれも住所から始まるので、最上位は住所にする必要があります。特定の作業ではなく会社に紐づく業者の書類（W-9 や保険証書など）は例外で、業者フォルダに置きます。
- The Drive AI は AppFolio、Buildium、Yardi の代わりになりますか？
- いいえ。それらは台帳（賃料、滞納、作業指示の状況、オーナー向けの報告書）を持ちます。The Drive AI はその裏にある書類、つまり署名済みの契約書、点検報告書、届いたままの業者の請求書を保管します。不動産管理システムの代わりではなく、併用するものです。
- 事務所はファイルを移す必要がありますか？
- いいえ。ブラウザ拡張機能で The Drive AI を Google Drive、OneDrive、Dropbox の中で使えるので、書類は今ある場所のまま整理、名前変更、検索されます。ワークフローで SharePoint、Gmail、Outlook、Slack、Teams を監視することもできます。移行は一切なく、既存のリンクもそのまま使えます。
- 書類がどの部屋のものか、どうやって判断しますか？
- 書類から住所と部屋番号を読み取ります。賃貸借契約書、点検報告書、配管工事の請求書には、いずれも対象の物件が書かれているので、誰も住所を入力せずに整理できます。建物全体の請求書のように部屋が書かれていない書類は、物件の階層に整理されます。
- 終了が近い賃貸借契約を教えてくれますか？
- はい。契約の開始日と終了日は契約書そのものから読み取るので、60 日以内に終了する契約の一覧は、誰かが更新し続けなければならない表計算ではなく、書類から作られます。定期チェックで、更新期限が過ぎる前に報告することもできます。
- 点検の写真はどうなりますか？
- 写真には読み取れる住所がないので、内容ではなく、どのアップロードで届いたかによって整理されます。実際には部屋ごと、または点検ごとのアップロードリンクを使い、まとめて届いた写真は正しい部屋の下にそのまま保たれます。
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