要点
住宅ローンのブローカーやローン担当者は、借り手と融資の書類をどう整理すればよいですか？
住宅ローンの書類は、ローン番号と借り手の名前を付けたフォルダを融資 1 件につき 1 つ作り、あらゆる経路の書類をそこにまとめます。The Drive AI は各書類からローン番号、借り手名、物件の住所を読み取ってそこに整理し、日付と書類の種類で名前を付けるので、古くなった給与明細にも決済週より前に気づけます。
受信トレイと共有ドライブだけではできないこと
- ローン番号ではなく物件しか書かれていない鑑定評価書やタイトルコミットメントを、住所を進行中の案件と照合して整理すること。
- 給与明細を対象の給与期間で名前付けし、同じものが 2 部あることを審査で発覚する前に見えるようにすること。
- 借り手がまだ提出していない書類をリストで追跡し、未提出の人にだけリマインドを送ること。
融資管理システム（LOS）を置き換えるのではなく、併用します。LOS は融資、開示書類、コンプライアンス記録を管理し、こちらはその裏にある書類を保管します。小規模な事業者では、システムが借り手に何を用意していても、書類はメールで届き、共有ドライブに置かれています。ワークフローで Gmail、Outlook、Google Drive、OneDrive、SharePoint、Dropbox を監視できます。
課題
時間を奪っているもの
関係者は 5 者、連携はなし
借り手はメールで送り、鑑定士もメールで送り、タイトル会社はポータルを使い、保険のバインダーは FAX で届いてメールに変わります。
5 ページの明細の 1 ページ目だけ
借り手は手元にあるものを送ってきます。抜けが見つかるのは、書類が届いた日ではなく、たいてい審査の段階です。
止まった案件の書類が古くなる
トラブルを抱えた案件が 2 か月止まると、給与明細、信用情報レポート、鑑定評価書の有効期間がいつの間にか切れています。
他の人の案件を代わりに担当する
ローン担当者が病欠すると、誰かが自分で作っていないフォルダを開くことになり、一日が仕事ではなく探し物から始まります。
仕組み
設定は一度だけ。あとは自動で整理されます。
受信トレイとドライブをつなぐ
鑑定評価書、タイトルコミットメント、借り手の添付ファイルが届くメールボックスと、ポータルからのダウンロードが保存されるフォルダをつなぎます。
融資フォルダの形を一度だけ伝える
融資 1 件につき 1 フォルダ、名前はローン番号と借り手。各ファイルは日付を先頭に書類の種類で名前を付けます。新しい申込みのたびに作り直すのではなく、一度伝えるだけです。
書類が自動で整理される
届いた書類からローン番号、借り手、物件の住所を読み取り、名前を変えて整理します。どの融資か特定できない書類は、推測で整理せずに確認待ちに回します。
案件の書類を横断して質問
「この案件で 30 日より古い給与明細はどれ？」に、実際に整理されている書類から、根拠となった書類を添えて答えます。
こんなことを頼めます
いつもの言葉で質問できます
- 1140 Cedar の鑑定評価書を探して
- この案件で 30 日より古い給与明細はどれ？
- Nakamura さんの融資のタイトルコミットメントを見せて
- 審査の条件通知書には何が求められている？
- この借り手の銀行取引明細を全部探して
- この物件の洪水区域証明書を探して
- この案件の署名済みの当初開示書類を見せて
- Okonkwo さんの案件のギフトレターを探して
できること
住宅ローン業務の進め方に合わせて
融資案件ごとに整理
開示書類、借り手の書類、鑑定評価書、タイトル関係の書類が、融資 1 件につき 1 つのフォルダに集まります。ローン番号と借り手の名前が付くので、手元にあるのがどちらでも見つけられます。
物件の住所で照合
鑑定評価書、タイトルコミットメント、洪水区域証明書、保険のバインダーには、融資ではなく物件が書かれています。住所を読み取って進行中の案件と照合することで、これらを手で整理する必要がなくなります。
種類だけでなく対象期間で名前付け
給与明細には対象の給与期間が、取引明細にはその月が名前に入るので、同じものが 2 部あれば審査ではなくフォルダの中で気づけます。
チェックリスト付きで借り手の書類を回収
その借り手に必要な書類のリストを添えたリンクを 1 つ送ります。提出状況は人ごとに追跡され、リマインドは未提出の人にだけ届き、アップロードされた書類はその融資案件の下に整理されます。
古くなった書類を早めに把握
進行中の融資フォルダを定期的に確認し、各書類の日付を読み取って、更新が必要なほど古いものを報告します。まだ依頼し直す時間があるうちにわかります。
新しいファイルすべてにルールを適用
整理の方法を一度設定すれば、Gmail や Outlook、Google Drive、OneDrive、SharePoint、Dropbox から届くものはすべて、誰も手を触れずにそれに従って整理されます。
ファイルがある場所でそのまま使える
ブラウザ拡張機能で The Drive AI を Google Drive、OneDrive、Dropbox の中で使えるので、今のストレージから移行せずにその場で整理できます。
整理の前に確認
どのルールも、実行前に担当者の承認を待つように設定でき、何をしようとしているかを正確に表示します。別の借り手の下に書類を整理してしまうと、ここでは他の書類整理よりも代償が大きいので、プレビューが重要です。
フォルダ単位のアクセス管理
アクセスはフォルダごとに設定できるので、ドライブを使う全員ではなく、その案件の担当者だけに限定できます。
役割ごとに
それぞれが得られるもの
ローン担当者：借り手の質問に、確認して折り返すと約束するのではなく、通話中にフォルダから答えられます。
ローン事務担当者：各書類からその融資と書面に記載された期間が読み取られるので、借り手の添付ファイルを手で名前変更する必要がなくなります。
ローンアシスタント：借り手ごとにメールのやり取りを続ける代わりにチェックリストのリンクを 1 つ送り、誰が返信したかのリストを管理しなくてもリマインドが届きます。
クロージング担当者：案件の中で使えないほど古くなった書類に、決済週の最中ではなくその前に気づけます。
ブローカーの経営者：すべての担当者で同じフォルダ構成を保てるので、他の人が組成した案件を引き継いでも一から始めずに済みます。
比較
手作業での整理との違い
ローン番号での自動整理
物件の住所で照合
書類の対象期間で名前付け
リマインド付きの書類チェックリスト
古くなった書類を報告
今のストレージでそのまま使える
借り手とのセキュアな共有
銀行水準の暗号化
よくある質問
よくある質問
- 住宅ローンの案件ファイルはどう整理すればいいですか？
- 融資 1 件につき 1 つのフォルダを作り、ローン番号と借り手の姓で名前を付け、各書類は日付を先頭に種類で名前を付けます。書類の分類ごとにサブフォルダを分けると、見つけやすさで得るものより整理の判断にかかる手間のほうが大きくなります。ファイル名がすでに各書類の中身を表しているからです。
- 物件の住所しか書かれていない書類はどう整理しますか？
- 書類から住所を読み取り、その物件の進行中の融資案件と照合します。鑑定評価書、タイトルコミットメント、洪水区域証明書、保険のバインダーは、融資ではなく物件を特定する関係者が作成します。だからこそ、これらは最も手作業で整理されがちな書類です。
- 決済に使えないほど古い書類を教えてくれますか？
- ファイルが保存された日付ではなく、書類に印字された日付から、その書類がどれだけ古いかを報告します。投資家のオーバーレイや融資の対象プログラムは把握していないため、報告するのは古さであって、要件を満たしているかどうかではありません。古くなった書類がその案件でまだ使えるかどうかは、ルールを知っている人が判断することです。
- 借り手がまだ出していない書類を把握できますか？
- はい。書類チェックリスト付きのファイルリクエストで把握できます。チェックリストは借り手ごとの必要書類を持ち、提出状況を追跡するので、リマインドが可能になります。ワークフローだけでは、届いた書類に対して動作するだけで、フォルダを見て本来何が入っているべきかを判断することはできません。
- 融資管理システム（LOS）の代わりになりますか？
- いいえ。融資管理システムは融資、開示書類、コンプライアンス記録を管理します。こちらはその下で書類を集めて整理する部分で、小規模な事業者では、システムが何を用意していてもメールと共有ドライブで行われています。両者は併用するものです。
- 借り手のデータはどう保護されますか？
- 書類は 256 ビット AES で暗号化され、アクセスはフォルダごとに設定できるので、案件の担当者だけに限定できます。顧客データが AI モデルのトレーニングに使われたり、第三者と共有されたりすることはありません。特定の運用が、貸し手自身のコンプライアンスプログラム上の義務を満たすかどうかは、貸し手とその顧問弁護士が判断することで、ベンダーが代わりに答えられるものではありません。
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