要点
広告代理店では、複数のクライアントとキャンペーンにまたがるクリエイティブ素材をどう整理すればよいですか？
広告代理店のクリエイティブ素材は、クライアント、キャンペーン、ステージ（作業中、レビュー中、承認済み、納品済み）の順に整理するのが基本です。問われるのは素材の場所より、どの版が承認されたかだからです。The Drive AI は各素材を該当するクライアントとキャンペーンの下に整理して日付で名前を付けるので、最新の版がひと目でわかります。
共有ドライブだけではできないこと
- 似た名前の 5 つのファイルのうち、最後に保存されたものではなく、承認されたものがどれかを示すこと。
- 納品済みの素材を、納品後に 2 回編集された作業ファイルと区別しておくこと。
- メールや Slack の添付ファイルとして届く承認や修正ファイルを取りこぼさないこと。
これを、作業がすでにある場所で行います。ブラウザ拡張機能で The Drive AI を Google Drive、OneDrive、Dropbox の中で使え、ワークフローで SharePoint、Gmail、Outlook、Slack、Teams に届く新しいものを監視できます。Asana、Monday、DAM を置き換えるのではなく、併用します。スケジュールとブランドライブラリはそちらが担い、その周りの作業ファイルをこちらが整理します。
課題
時間を奪っているもの
素材があちこちに散らばる
制作ファイルが Google Drive、Dropbox、メール、Slack、各自のデスクトップに分散しています。
バージョン管理が破綻する
Logo_final_v3_FINAL_revised.png。どれが最新の版なのか、誰にもわかりません。
必要な素材が見つからない
クライアントが前四半期の承認済みバナー広告を求めているのに、誰も見つけられません。
承認がスレッドに埋もれる
制作物を承認したメッセージは、Slack のチャンネルか、誰も見つけられないメールの中にあります。
仕組み
設定は一度だけ。あとは自動で整理されます。
作業の場所をつなぐ
チームがすでに使っている Google Drive、OneDrive、SharePoint、Dropbox と、ファイルや承認がやり取りされる Slack、Teams、メールをつなぎます。
構成を一度だけ伝える
クライアント、キャンペーン、ステージの順。新しいキャンペーンのたびに手で作り直すのではなく、普段の言葉で一度伝えるだけです。
素材が自動で整理される
新しいファイルは読み取られ、クライアントとキャンペーンの下に整理されます。日付を先頭にした名前が付くので、最新のものが最新の版です。
すべてのクライアントを横断して質問
「前四半期にクライアント X に何を納品した？」に、記憶ではなく納品済みフォルダから答えます。
こんなことを頼めます
いつもの言葉で質問できます
- Acme Corp の承認済みロゴのバリエーションを探して
- 春キャンペーンの SNS 素材を全部見せて
- 最終納品物がまだ揃っていないクライアント案件はどれ？
- フィンテックのクライアントのブランドガイドラインを出して
- Q4 の 30 秒を超える動画素材を全部探して
- 医療系 RFP の最新のピッチ資料を見せて
- 前四半期にクライアント X に何を納品した？
- 商品撮影のセレクト写真を探して
できること
代理店の仕事の進め方に合わせて
クライアントとキャンペーンごとに整理
素材はそれぞれのクライアントとキャンペーンに振り分けられ、作業中、承認済み、納品済みが 1 つのフォルダに混ざらず分けて保たれます。
最新のものが最新の版
ファイル名は日付から始まるので、どのファイル名に FINAL が一番多いかを読み解かなくても、並べ替えるだけで現在の版がわかります。
新しいファイルすべてにルールを適用
整理のルールを一度設定すれば、Slack や Teams、Gmail や Outlook、Google Drive、OneDrive、SharePoint、Dropbox から届く新しい素材はすべて、誰も手を触れずにそのルールで整理されます。
ファイルがある場所でそのまま使える
ブラウザ拡張機能で The Drive AI を Google Drive、OneDrive、Dropbox の中で使えるので、代理店は今のストレージから移行せず、その場で整理と検索ができます。
ブリーフや資料の中身を検索
「フィンテックのクライアントのブランドガイドラインを出して」に、ファイル名ではなく書類の内容から答えます。
整理の前に確認
どのルールも、実行前に担当者の承認を待つように設定でき、何をしようとしているかを正確に表示します。プレビューなしに取り返しのつかない処理が行われることはありません。
キャンペーンフォルダをクライアントと共有
キャンペーン全体や特定の納品物へのセキュアなリンクを、有効期限と権限付きで共有できます。クライアントがアカウントを作る必要はありません。
クライアントから素材を回収
ロゴ、商品写真、コピーを依頼するリンクを送ります。届いたものは受信トレイではなく、そのクライアントとキャンペーンの下に整理されます。
SOW の電子署名
作業範囲記述書（SOW）や契約書を署名に回せます。署名済みの書類はクライアントの下に自動で整理されます。
役割ごとに
それぞれが得られるもの
クリエイティブディレクター：どのファイルだったかを 3 人に聞かなくても、承認済みの版をすぐに開けます。
アカウントマネージャー：いつ何を納品したかを、クライアントとの通話中に答えられます。
デザイナー：すでにある素材を作り直さずに見つけられます。代理店が節約できる時間の中で、最も安上がりな 1 時間です。
プロジェクトマネージャー：どのクライアントフォルダも同じ構成なので、説明の時間を取らずにキャンペーンを新しい担当者に引き継げます。
コピーライター：正しい資料が出てくるまで開き続けるのではなく、クライアントのブリーフ、ブランドガイド、過去のコピーをまとめて検索できます。
代理店の経営者：各チームに状況報告をまとめさせなくても、クライアント全体で何が未完了かを把握できます。
比較
手作業での整理との違い
クライアント・キャンペーン別の自動整理
承認済みを作業中と分けて保管
自然な言葉で検索
ブリーフや資料の中身を検索
メールと Slack からの取り込み
今のストレージでそのまま使える
クライアント向け共有ポータル
保存時の暗号化
よくある質問
よくある質問
- 広告代理店のクリエイティブ素材はどう整理すればいいですか？
- クライアント、キャンペーン、ステージ（作業中、レビュー中、承認済み、納品済み）の順に分け、ファイル名は ISO 形式の日付から始めます。大事なのはステージの階層です。素材について問われるのは、ほとんどの場合ファイルがどこにあるかではなく、どの版が承認されたかだからです。
- Logo_final_v3_FINAL のようなファイル名の問題はどう解決できますか？
- ファイル名から版の表記を外し、代わりに日付を入れます。そうすれば、解釈ではなく並べ替えだけで最新のファイルがわかります。承認済みと納品済みの素材をそれぞれのステージフォルダに置いておくことで、その後に編集された作業ファイルが、クライアントの承認したものと取り違えられるのを防げます。
- 説明から素材を探せますか？
- ファイルの中身を検索するので、ブリーフ、資料、ガイドライン、文字を含む素材ではうまく機能します。文字のない画像の場合、検索は画像の解釈ではなく、ファイルがどこに整理され、どんな名前かに依存します。つまりそこで役に立っているのは画像認識ではなく、フォルダ構成です。
- 代理店はファイルを移す必要がありますか？
- いいえ。ブラウザ拡張機能で The Drive AI を Google Drive、OneDrive、Dropbox の中で使えるので、素材は今ある場所のまま整理、名前変更、検索されます。ワークフローで SharePoint、Slack、Teams、Gmail、Outlook を監視することもできます。移行は一切なく、既存の共有リンクもそのまま使えます。
- DAM やプロジェクト管理ツールの代わりになりますか？
- いいえ。DAM は権利や利用ルールを含む承認済みのブランドライブラリを保管し、Asana や Monday はスケジュールを管理します。The Drive AI はその両方の周りにある作業ファイル、つまり下書き、クライアントへの送付物、Slack の添付ファイルを整理します。実際の混乱の大半はそこにあります。
- どんな制作ファイルの形式に対応していますか？
- PDF、レイヤー付きのデザインファイル、書き出しファイル、PNG、JPG、SVG、動画、プレゼンテーションや文書の形式です。文字を含むファイルは内容で検索できます。バイナリのデザインファイルは、中身ではなく置き場所と名前によって整理され、見つけられます。
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