要点
法律事務所では、事件記録や開示書類をどう整理すればよいですか？
事件、文書の種類、日付の順に分けます。請求も担当の割り当ても主張も、事件を単位に行われるためです。The Drive AI は文書から事件名や事件番号、種類、日付を読み取って整理するので、相手方代理人からメールで届いた申立書も証拠のスキャンも、パラリーガルが名前を変えずに正しい事件に入ります。
共有ドライブだけではできないこと
- 書面や証拠書類を、保存時のファイル名ではなく記載された事件の表示から判断し、正しい事件の下に自動で整理すること。
- 何千ページものスキャンした開示書類を、ファイル名ではなく書かれている内容で検索できるようにすること。
- 相手方代理人、依頼者、裁判所の通知サービスからメール添付で届くものを取りこぼさないこと。
整理は、文書がすでにある場所で行います。ブラウザ拡張機能で Google Drive、OneDrive、Dropbox の中に The Drive AI が入り、ワークフローは SharePoint、Gmail、Outlook、Slack、Teams を見張れます。Clio、MyCase、PracticePanther は置き換えず、併用します。事件の記録、予定、請求はそれらが持ち、The Drive AI はその裏にある文書を保管します。
課題
時間を奪っているもの
事件記録があちこちに
文書がメール、裁判所のポータル、デスクトップ、書類棚に分散しています。
あの 1 通の証拠書類が見つからない
期日の準備中に、特定の文書を何時間もかけて探しています。
開示書類の混乱
何千もの開示書類が、ばらばらの名前と整理のまま置かれています。
受信トレイにたまる送達書類
書面ややり取りの記録が添付ファイルで届き、期日の週まで誰も整理しません。
仕組み
設定は一度だけ。あとは自動で整理されます。
文書がすでに届く場所を接続
事務所で使っている Google Drive、OneDrive、SharePoint、Dropbox と、書面ややり取りの記録が届く受信トレイを接続します。
事件の整理構成を一度だけ伝える
事件、文書の種類、日付の順に。新しい事件を受けるたびにフォルダ階層を作り直すのではなく、普段の言葉で伝えます。
文書が自動で整理される
届いた文書ごとに事件、種類、日付を読み取り、整理して名前を付けます。スキャンしたページは OCR で読み取り、検索できるようにします。
事件全体に質問
「事故の日付に触れている開示書類は？」と聞けば、その事件のすべての文書から答え、それぞれの答えの出どころとなった文書も示します。
こんなことを頼めます
いつもの言葉で質問できます
- ABC Corporation との秘密保持契約をすべて探して
- 事故の日付に触れている証言録取書を見せて
- 業者との契約書の解除条項は？
- Smith v. Jones で提出された証拠書類をすべて探して
- 競業避止条項がある契約書はどれ？
- 証人の証言に触れている開示書類を表示して
- 過去 30 日に提出された申立書をすべて探して
- 合併契約書の主な条件は？
できること
法律事務所の仕事の進め方に合わせて
事件ごとに整理
書面、やり取りの記録、開示書類、証拠書類は、誰かがたまたま開いていたフォルダではなく、事件の表示に記載された事件に振り分けられます。
スキャンした開示書類も検索可能に
何千ページものスキャンを OCR で読み取るので、提出された文書一式をファイル名ではなく書かれている内容で検索できます。
新しいファイルすべてにルールを
整理のルールを一度決めれば、Gmail や Outlook、Slack や Teams、Google Drive、OneDrive、SharePoint、Dropbox に届く新しい文書は、誰も手を触れずにそのルールで整理されます。
ファイルがある場所でそのまま使える
ブラウザ拡張機能で Google Drive、OneDrive、Dropbox の中に The Drive AI が入るので、今のストレージから移行せずに、その場で整理も検索もできます。
契約書と事件記録を横断して質問
「この中で競業避止条項がある契約は？」と聞けば、一式を調べて答え、該当する条項とその出どころの文書を示します。
整理の前に確認
どのルールも、担当者の承認を待つように設定できます。実行する前に、何をするのかを正確に示します。プレビューなしに取り返しのつかない操作は行われません。
委任契約書と和解書の電子署名
委任契約書、着手金の合意書、和解書・免責合意書を署名のために送れます。署名済みの文書はその事件の下に自動で整理されます。
依頼者から文書を回収
事件に必要な文書を受け取るリンクを依頼者に送ります。戻ってきたものは受信トレイではなく、その事件の下に整理されます。
フォルダ単位のアクセス制御
アクセス権はフォルダごとに設定するので、事件をその担当者だけに制限できます。
役割ごとに
それぞれが得られるもの
弁護士：誰かに探して送ってもらうのではなく、電話の最中や法廷で、証拠書類、書面、条項を自分で取り出せます。
パラリーガル：開示書類を手作業で名前変更して整理する必要がなくなります。文書ごとに、それ自体に記載された事件と種類が読み取られるからです。
企業内弁護士・法務担当：一連の契約書が特定の条項について何を定めているかを聞き、それぞれの出どころとなった契約書と一緒に答えを得られます。
パートナー弁護士：誰かに確認を頼まなくても、署名済みの委任契約書や和解書が欠けている事件を把握できます。
法律事務所：すべての事件、すべての担当者で同じ整理構成を保てるので、ほかの人の事件を引き継ぐときも探し物から始まりません。
個人事務所の弁護士：事務職員がいることを前提にしない、それでも回る整理の仕組みを持てます。
比較
手作業での整理との違い
事件ごとの自動整理
開示書類の OCR
契約書を横断した条項検索
普段の言葉で検索
複数の文書にまたがる質問
今のストレージのままで使える
依頼者との安全な共有
銀行レベルの暗号化
よくある質問
よくある質問
- 法律事務所の事件記録はどう整理すればよいですか？
- 事件、文書の種類（書面、やり取りの記録、開示書類、証拠書類）、日付の順に分け、各ファイル名は ISO 形式の日付から始めます。そうすればフォルダが事件の経過を時系列で表します。すべての事件で構成を同じにしておけば、担当者がほかの人の事件を、説明を受けずに引き継げます。
- 依頼者の秘密はどのように守られますか？
- 文書は 256 ビット AES で暗号化され、アクセス権はフォルダごとに設定できるので、事件をその担当者だけに制限できます。依頼者のデータは AI モデルのトレーニングに使われず、第三者と共有されることもありません。ある運用が事務所の職業上の義務を満たすかどうかは、事務所と所属の弁護士会が判断することで、ベンダーが代わりに答えられるものではありません。
- 情報遮断措置（エシカルウォール）に対応していますか？
- 専用の機能としては対応していません。アクセス権はフォルダ単位で管理でき、事務所はそれを使って事件を隔離されたグループに制限できますが、利益相反のチェック機能はなく、利益相反データベースと連動した自動の遮断もありません。ソフトウェアで強制される正式な情報遮断措置が必要な事務所は、これを満たせない要件として扱ってください。
- Clio、MyCase、PracticePanther の代わりになりますか？
- いいえ。事件の記録、予定、作業時間の記録、請求はそれらが持ちます。The Drive AI はその裏にある文書を保管し、スキャンした開示書類も含めて検索できるようにします。案件管理システムの代わりではなく、併用して使います。
- 法律事務所はファイルを移行する必要がありますか？
- いいえ。ブラウザ拡張機能で Google Drive、OneDrive、Dropbox の中に The Drive AI が入るので、文書は今ある場所で整理、名前変更、検索されます。ワークフローは SharePoint、Gmail、Outlook、Slack、Teams も見張れます。移行するものはなく、既存のリンクもそのまま使えます。
- スキャンした開示書類の一式も扱えますか？
- はい。スキャンしたページを OCR で読み取るので、提出された文書一式を書かれている内容で検索できます。ベイツ番号の付与やロードファイルの作成は行いません。それは専用の eDiscovery プラットフォームの役割で、レビューや秘匿特権ログの作成を伴う大規模な開示はそちらで扱うべきものです。
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