要点
独立系の保険代理店に合う文書管理システムの条件は何ですか？
The Drive AI は届いた書類を 1 つずつ読み、事故番号、契約者、書類の種類を判別して自動で整理します。数百件の事故案件を抱える代理店でも、全員が命名規則を守ることに頼らずに済みます。
共有ドライブだけではできないこと
- 誰かが先に名前を変えなくても、書類を正しい事故案件や保険契約に自動で整理すること。
- スキャンした紙も含め、保険会社ごとに異なる形式を普段の言葉で横断検索すること。
- 誰かの受信トレイで止まらない方法で、契約者から書類を回収すること。
整理は、ファイルがすでにある場所で行います。ブラウザ拡張機能で Google Drive、OneDrive、Dropbox の中に The Drive AI が入るので、代理店はすでに費用を払っているストレージから移行する必要がなく、既存の代理店管理システムも置き換えずに併用できます。すべてを 1 か所にまとめたい代理店は、The Drive AI の中で作業することもできます。
課題
時間を奪っているもの
事故案件のファイルがあちこちに
書類がメール、保険会社のポータル、デスクトップ、書類棚に分散しています。
あの 1 通の見積書が見つからない
事故案件の確認中に、特定の書類を何時間もかけて探しています。
多数の事故案件
写真、報告書、見積書を伴う何百件もの事故案件を追う必要があります。
手作業での整理
ファイルの名前変更、写真の仕分け、見積書の整理に何時間もかかっています。
仕組み
設定は一度だけ。あとは自動で整理されます。
ファイルがすでにある場所を接続
代理店で使っている Google Drive、OneDrive、SharePoint、Dropbox、あるいは Gmail、Outlook、Slack、Teams を The Drive AI に指定します。何も移動しません。
整理のルールを一度だけ決める
代理店での事故案件と保険契約の整理の仕方を普段の言葉で伝えます。そのルールが、新しい書類すべてが通るワークフローになります。
新しい書類が自動で整理される
届いた書類ごとに、スキャンした紙も含めて事故番号、契約者、書類の種類を読み取り、それに従って整理します。ルールは先に承認を待つようにもできます。
すべてを横断して質問
「署名済みの示談書がない事故案件は？」と聞けば、保存場所に関係なくすべてのファイルを調べて答えます。
こんなことを頼めます
いつもの言葉で質問できます
- 2024 年第 3 四半期に受け付けた自動車の事故案件をすべて探して
- 30 日以内に満期を迎える保険契約を表示して
- 証券番号 #12345 の補償限度額は？
- 今年の 25,000ドルを超える事故案件をすべて探して
- 引受審査の承認待ちの申込書を見せて
- 見積書が未着の事故案件は？
- 水災補償が付いた住宅の保険契約をすべて探して
- 前四半期の人身傷害の報告書がある事故案件を表示して
できること
保険の仕事の進め方に合わせて
事故対応書類の読み取り
AI が保険金請求書を読み、損害、日付、関係者を抽出します。写真と見積書は事故案件ごとに整理されます。
保険証券の読み取り
どの形式の保険証券からも、補償内容、限度額、免責金額、更新日を自動で抽出します。
事故案件ごとの自動整理
書類は事故番号、種類、状況に応じて事故案件のフォルダに自動で振り分けられます。
普段の言葉で検索
「第 3 四半期の 1 万ドルを超える自動車の事故案件をすべて表示して」「来月満期の保険契約を探して」と聞けば、すぐに結果が出ます。
引受審査のアシスタント
申込書、リスク評価、関連書類を横断して質問し、すぐに答えを得られます。
メール連携
Gmail や Outlook から事故対応の書類、保険証券、見積書を自動で取り込みます。ワークフローがそれぞれを事故案件の下に整理します。
新しいファイルすべてにルールを
整理のルールを一度決めれば、Gmail や Outlook、Slack や Teams、Google Drive、OneDrive、SharePoint、Dropbox に届く新しい書類は、誰も手を触れずにそのルールで整理されます。
整理の前に確認
どのルールも、担当者の承認を待つように設定できます。実行する前に、何をするのかを正確に示します。プレビューなしに取り返しのつかない操作は行われません。
ファイルがある場所でそのまま使える
ブラウザ拡張機能で Google Drive、OneDrive、Dropbox の中に The Drive AI が入るので、今のストレージから移行せずに、その場で整理、名前変更、検索ができます。
保険書類の電子署名
申込書、契約内容の変更書類、保険金請求書を署名のために送れます。署名済みの書類は契約者のフォルダに自動で整理されます。
事故対応書類の回収
契約者にリンクを送り、写真、警察の報告書、診療記録、修理見積書をアップロードしてもらいます。保存先フォルダのワークフローが事故番号ごとに整理します。
役割ごとに
それぞれが得られるもの
募集人：更新の連絡の前に、保険会社のポータルを 1 つずつ開かなくても、見込み客がすでに加入しているすべての保険契約を横断して質問できます。
契約管理担当：契約内容の変更に必要な書類のアップロード用リンクを 1 つ契約者に送り、戻ってきたファイルはその契約に自動で振り分けられます。
事故対応担当：事故番号に紐づく写真、見積書、損害調査の報告書を、電話の後ではなく電話の最中に、1 回の質問でまとめて取り出せます。
引受審査担当：申込書、損害履歴（ロスラン）、関連書類をひとまとまりとして読めます。補償内容と限度額は、どの形式からもすでに抽出されています。
代理店経営者：誰かにレポートを作ってもらわなくても、署名済みの書類が欠けている契約や更新が近い契約を確認できます。
リスク管理担当：何年分ものファイルにわたって、損害履歴、安全報告書、事故の記録をまとめて検索できます。
比較
手作業での整理との違い
事故案件ごとの自動整理
保険証券の読み取り
事故写真の整理
普段の言葉で検索
複数の書類にまたがる質問
顧客向けの書類共有
完全な監査証跡
銀行レベルの暗号化
よくある質問
よくある質問
- The Drive AI は代理店管理システムの代わりになりますか？
- いいえ。The Drive AI は代理店管理システム（AMS）を置き換えるのではなく、併用するものです。AMS は保険契約、請求、手数料の正式な記録を持つシステムで、The Drive AI はそれらの契約に付随する書類を置き、整理し、検索する場所です。代理店は通常 AMS をそのまま使い、そうでなければメールや共有ドライブに置かれたままになる事故案件のファイル、写真、見積書、署名済みの書式に The Drive AI を使います。
- 代理店はファイルを The Drive AI に移す必要がありますか？
- いいえ。ブラウザ拡張機能で Google Drive、OneDrive、Dropbox の中に The Drive AI が入るので、代理店は移行せずに、ファイルを今ある場所で整理、名前変更、検索、共有できます。1 か所にまとめたい代理店は The Drive AI の中で作業することもでき、どちらの方法でも同じ整理のルールを使います。
- 書類はどうやって正しい事故案件に自動で整理されるのですか？
- The Drive AI は届いた書類を読み、ファイル名ではなく中身から事故番号、契約者名、日付、書類の種類を判別します。スキャンや撮影した紙も OCR で読み取ります。修理工場からメールで届いた修理見積書は、誰も名前を変えなくても、写真や損害調査の報告書と一緒にその事故案件に整理されます。整理のルールは一度決めるだけで、Gmail、Outlook、Slack、Teams、Google Drive、OneDrive、SharePoint、Dropbox に届くすべての新しいファイルに適用されます。
- 顧客や事故案件のデータは安全ですか？
- はい。The Drive AI はファイルを 256 ビット AES で暗号化し、顧客のデータを AI モデルのトレーニングに使ったり、第三者と共有したりしません。The Drive AI は CASA 認証を取得しており、Microsoft Verified Partner です。
- The Drive AI はどのような保険書類に対応していますか？
- 保険証券、保険金請求書、事故受付報告（FNOL）の書類、見積書、損害の写真、鑑定書、申込書、損害履歴（ロスラン）、保険証明書に、PDF、画像、Word、スプレッドシートの形式で対応しています。スキャンした書類や撮影した紙は OCR で読み取るので、スマートフォンで撮った警察の報告書も、その事故案件のほかの書類と同じように検索できます。
- 契約者はどうやって書類を送るのですか？
- 代理店が契約者にリンクを送り、そこからアップロードされたものは、その契約者の事故案件や保険契約に自動で整理されます。契約者がアカウントを作る必要はありません。代理店はメールアドレスから書類を転送することもでき、保険会社とのやり取りや修理工場の見積書は通常この方法で届きます。
- 代理店から契約者にファイルを共有できますか？
- はい。The Drive AI は特定の書類やフォルダへの安全なリンクを、有効期限とリンクごとの権限付きで作成します。契約者はアカウントがなくても、メールで添付ファイルを受け取らなくても、自分の保険証券や事故案件の書類を確認できます。
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