要点
人事部門では、従業員の書類をどう整理すればよいですか？
従業員ごとに 1 フォルダ、その中を書類の種類で分け、法律上分けて保管すべきものは別に保管します。多くの整理方法が間違えるのはこの最後の点です。The Drive AI は書類ごとに記載された本人と書類の種類を読み取って整理するので、署名済みの内定通知書も税務書類も、名前を変えずに正しい人事ファイルに入ります。
共有ドライブだけではできないこと
- 署名済みの書式を、保存時のファイル名ではなく記載された氏名から判断し、正しい従業員の下に自動で整理すること。
- 本体の人事ファイルとは分けて保管すべき種類の書類が、誤ってそこに入らないようにすること。
- まだ催促が間に合う週のうちに、書類が揃っていない新入社員を示すこと。
整理は、書類がすでにある場所で行います。ブラウザ拡張機能で Google Drive、OneDrive、Dropbox の中に The Drive AI が入り、ワークフローは SharePoint、Gmail、Outlook、Slack、Teams を見張れます。人事システム（HRIS）や採用管理システム（ATS）は置き換えず、併用します。従業員の記録と採用の進捗はそれらが持ち、The Drive AI はその裏にある書類を保管します。
課題
時間を奪っているもの
従業員の書類があちこちに
書類がメール、採用管理システム、デスクトップ、書類棚に分散しています。
あの 1 通の履歴書が見つからない
半年前の特定の候補者を、何時間もかけて探しています。
入社書類が半分しか戻らない
6 種類の書式を送り、戻ってきたのは 4 つ。未提出の 2 つがどれか、誰にも分かりません。
気付かないうちに切れる資格
免許や研修の修了証はそれぞれの周期で更新され、スプレッドシートで管理されています。
仕組み
設定は一度だけ。あとは自動で整理されます。
書類がすでに届く場所を接続
チームで使っている Google Drive、OneDrive、SharePoint、Dropbox と、署名済みの書式や証明書が届く受信トレイを接続します。
整理の仕方を一度だけ伝える
従業員、書類の種類の順に。分けて保管すべき分類はそうだと明示します。普段の言葉で伝えます。
書類が自動で整理される
届いた書類ごとに本人と書類の種類を読み取り、整理して名前を付けます。スキャンや撮影した書式は OCR で読み取ります。
未提出のものを確認
「書類をまだ返していない新入社員は？」と聞けば、届いたものと届いていないものから答えます。
こんなことを頼めます
いつもの言葉で質問できます
- Python の経験があるソフトウェアエンジニアをすべて探して
- 書類が未提出の新入社員は？
- 第 3 四半期にマーケティング職に応募した候補者は？
- 前回の人事評価をすべて探して
- 1 月に入社した従業員の入社書類を見せて
- 資格の期限が近い従業員は？
- MBA を持つ候補者の履歴書を探して
- 2024 年の退職関係の書類をすべて表示して
できること
人事の仕事の進め方に合わせて
従業員ごとに整理
書類は記載された本人の下に振り分けられるので、人事ファイルは 3 つのシステムを探し回るものではなく、1 つのフォルダになります。
分けるべきものは分けて保管
本体の人事ファイルの外に置くべき種類の書類は、整理する人の記憶に頼らず、ルールで専用のアクセス制限付きの場所に振り分けられます。
入社書類の回収
新入社員に、返送が必要なものをすべて受け取れるリンクを 1 つ送ります。戻ってきたものはその人の下に整理され、まだのものも見えます。
資格の有効期限を書類から読み取り
研修の修了証や免許は有効期限の日付で命名されるので、定期チェックで期限が近いものを知らせます。
新しいファイルすべてにルールを
整理のルールを一度決めれば、Gmail や Outlook、Slack や Teams、Google Drive、OneDrive、SharePoint、Dropbox に届く新しい書類は、誰も手を触れずにそのルールで整理されます。
ファイルがある場所でそのまま使える
ブラウザ拡張機能で Google Drive、OneDrive、Dropbox の中に The Drive AI が入るので、今のストレージから移行せずに、その場で整理も検索もできます。
応募書類を横断して検索
「Python の経験があるソフトウェアエンジニアをすべて探して」と聞けば、ファイル名ではなく履歴書の中身から答えます。
内定通知と規程の電子署名
内定通知書、雇用契約書、規程の確認書を署名のために送れます。署名済みの書類はその従業員の下に自動で整理されます。
メール添付の取り込み
メールで戻ってくる署名済みの書式や証明書を取り込み、正しい本人の下に自動で整理します。
役割ごとに
それぞれが得られるもの
採用担当：誰かがタグを付け忘れたかどうかに関係なく、履歴書の中身ですべての応募書類を検索できます。
人事マネージャー：受信トレイ、ドライブ、人事システムから集めなくても、揃った人事ファイルを開けます。
人事部長：監査で気付くのではなく、組織全体でどのファイルが揃っていないかを確認できます。
タレントアクイジション：半年前には条件が合わなかったものの、今なら合う候補者を見つけられます。
給与・福利厚生担当：各フォルダを開かなくても、税務と福利厚生の書式が実際に返ってきたかを 1 人ずつ確認できます。
入社手続き担当：6 種類の書式を別々に催促する代わりに、入社書類すべてのリンクを 1 つ送り、揃っていく様子を確認できます。
比較
手作業での整理との違い
従業員ごとの自動整理
履歴書の中身を検索
制限付きの書類を分けて保管
未提出書類の把握
資格の有効期限の管理
今のストレージのままで使える
役割に応じたアクセス権
銀行レベルの暗号化
よくある質問
よくある質問
- 従業員の書類はどう整理すればよいですか？
- 従業員ごとに 1 フォルダ、その中を書類の種類で分け、各ファイル名は ISO 形式の日付から始めます。そうすればフォルダが在籍の経過を順に表します。大事なのは、いくつかの分類の書類は本体の人事ファイルの外に保管する必要があるという点で、それらはサブフォルダではなく、専用のアクセス制限付きの場所に置く必要があります。
- 分けて保管しなければならない従業員の書類は？
- どの分類をどこまで厳密に分けるべきかは、法域と書類の種類によって異なります。健康に関する記録、就労資格の確認書類、調査の記録は一般にこのように扱われます。具体的な内容はご自身の法律顧問に確認してください。The Drive AI が提供するのは、整理する人の記憶に頼らず、それらの種類の書類を自動で別のアクセス制限付きの場所に振り分けるルールです。
- 人事部門はファイルを移行する必要がありますか？
- いいえ。ブラウザ拡張機能で Google Drive、OneDrive、Dropbox の中に The Drive AI が入るので、書類は今ある場所で整理、名前変更、検索されます。ワークフローは SharePoint、Gmail、Outlook、Slack、Teams も見張れます。移行するものはなく、既存のリンクもそのまま使えます。
- 書類が未提出の新入社員を確認できますか？
- はい、入社手続きに必要な書類のリストに照らして確認できます。リストは職種や勤務地によって変わるので、ご自身で用意していただきます。システムが行うのは、1 人ずつ実際に何が戻ってきたかを記録することです。そうでなければ、採用で一番忙しい週に、誰かの記憶だけに頼ることになります。
- 人事システムや ATS の代わりになりますか？
- いいえ。Workday、BambooHR、採用管理システムは、従業員の記録、採用の進捗、業務の流れを持ちます。The Drive AI はその裏にある書類を保管し、検索できるようにします。どちらのシステムにもアップロードされない、スキャンやメールで届いた書類も含みます。
- 従業員は自分の書類を見られますか？
- 特定の書類やフォルダを、有効期限と権限を設定した安全なリンクで個人と共有できます。ほかのものにはアクセスさせずに、本人の書類だけを渡せます。これは書類の共有であり、本格的な従業員向けセルフサービスポータルではありません。
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