要点
クリニックでは、資格認定や保険者、業者との契約書類をどう整理すればよいですか？
The Drive AI は届いた書類を読み、どの医師や業者のものか、書類の種類、有効期限を判別して整理します。更新された免許は、別の名前で隣に追加されるのではなく、置き換わる前の免許に代わって整理されます。
共有ドライブだけではできないこと
- 免許、証明書、契約書を、ファイル名ではなく書類の中身から判断し、正しい医師や業者の下に自動で整理すること。
- 資格の書類から有効期限を読み取り、切れる前に担当者に知らせること。
- 保険者や非常勤医師の派遣会社からメール添付としてしか届かない書類を取りこぼさないこと。
整理は、書類がすでにある場所で行います。ブラウザ拡張機能で Google Drive、OneDrive、Dropbox の中に The Drive AI が入り、ワークフローは SharePoint、Gmail、Outlook、Slack、Teams に届く新しいファイルを見張れます。対象はクリニックの事務書類です。診療記録は電子カルテ（EHR）に属し、そこに残ります。
課題
時間を奪っているもの
気付かないうちに切れる資格
免許、DEA 登録、専門医の認定証、医療過誤保険は、それぞれ別のスケジュールで更新されます。
受信トレイにたまる保険者の書類
契約書、診療報酬表、変更契約が、何社もの保険者からメールで届きます。
整理されないままの紙
スキャンした書式、FAX、署名済みの契約書が、「スキャン」という名前のフォルダに積み上がっています。
医師 1 人に、フォルダが 5 つ
同じ医師の書類が、資格認定、人事、保険者のファイル、誰かのデスクトップに分散しています。
仕組み
設定は一度だけ。あとは自動で整理されます。
書類がすでに届く場所を接続
クリニックで使っている Google Drive、OneDrive、SharePoint、Dropbox と、保険者や派遣会社からのメールが届く Gmail や Outlook のアカウントを接続します。
整理の仕方を一度だけ伝える
医師、書類の種類の順に。あるいは業者、契約の順に。フォルダのテンプレートを作るのではなく、普段の言葉で伝えます。
新しい書類が自動で整理される
届いた書類ごとに、誰のものか、何の書類か、いつ期限が切れるかを読み取り、その日付を入れた名前で整理します。スキャンした紙は OCR で読み取ります。
期限が切れる前に知らせを受ける
「60 日以内に期限が切れる資格は？」という質問を定期的に実行し、空白が問題になる前に答えます。
こんなことを頼めます
いつもの言葉で質問できます
- 90 日以内に期限が切れる医師の免許は？
- Blue Cross との現在の契約書を探して
- 3 月に適用されていた診療報酬表を見せて
- 今四半期に自動更新される業者との契約は？
- 画像診断装置の保守履歴を探して
- 全医師の医療過誤保険の証明書を表示して
- 新しい職員で未提出の書類は何？
- 去年署名した賃貸借契約の変更契約を探して
できること
医療機関の運営の仕方に合わせて
有効期限を書類から読み取り
免許、DEA 登録、専門医の認定証、医療過誤保険の証明書、CLIA 証明書は有効期限の日付で命名されるので、何も開かずにフォルダを見るだけで分かります。
医師や業者ごとに整理
書類はそれが属する人や会社の下に振り分けられるので、1 人の医師の資格認定の書類一式は 5 つではなく 1 つのフォルダに収まります。
新しいファイルすべてにルールを
整理のルールを一度決めれば、Gmail や Outlook、Slack や Teams、Google Drive、OneDrive、SharePoint、Dropbox に届く新しい書類は、誰も手を触れずにそのルールで整理されます。
ファイルがある場所でそのまま使える
ブラウザ拡張機能で Google Drive、OneDrive、Dropbox の中に The Drive AI が入るので、今のストレージから移行せずに、その場で整理も検索もできます。
スキャンした紙も検索可能に
FAX、署名済みの書式、撮影した書類を OCR で読み取るので、スキャンもただの画像ではなく、書かれている内容で検索できます。
すべての契約書に質問
「3 月より前に更新される保険者との契約は？」「オートクレーブの保守契約書を探して」と聞けば、書類全体をまとめて調べて答えます。
整理の前に確認
どのルールも、担当者の承認を待つように設定できます。実行する前に、何をするのかを正確に示します。プレビューなしに取り返しのつかない操作は行われません。
メール添付の取り込み
メールで届く保険者の変更契約、派遣会社の書類、業者の請求書を取り込み、正しい医師や業者の下に整理します。
契約書の電子署名
業者との契約書、雇用関係の書類、情報開示の同意書を署名のために送れます。署名済みの書類は自動で整理されます。
医師から書類を回収
非常勤医師、新しい職員、業者にリンクを送り、免許や証明書をアップロードしてもらいます。返ってきたものはその人の下に整理されます。
役割ごとに
それぞれが得られるもの
事務長：作った翌週には古くなるスプレッドシートを管理しなくても、すべての医師と業者について期限が近いものを確認できます。
資格認定担当：医師ごとに 1 つのフォルダに、有効な免許、DEA 登録、専門医の認定証、医療過誤保険を、それぞれ期限の日付の名前で保てます。
医療事務・請求責任者：たまたま一番新しい版ではなく、診療日に適用されていた保険者との契約と診療報酬表を見つけられます。
事務担当者：業者の請求書、保守記録、署名済みの書式を手作業で整理する必要がなくなります。保存先を決めたルールが、届くたびに実行されるからです。
院長・開設者：誰も目を通さないまま更新期限が過ぎる前に、どの契約がいつ自動更新されるかを把握できます。
比較
手作業での整理との違い
有効期限を書類から読み取り
スキャンした書式と FAX の OCR
医師や業者ごとに整理
普段の言葉で検索
メール添付の取り込み
今のストレージのままで使える
安全なファイル共有
保存時の暗号化
よくある質問
よくある質問
- 患者の診療記録の管理に使うものですか？
- いいえ。The Drive AI が整理するのは、クリニックの運営を支える事務書類です。資格認定の書類、保険者との契約、業者との契約、免許、賃貸借契約、職員の記録などです。診療記録は電子カルテ（EHR）に属し、そこに置いておくべきものです。クリニックは The Drive AI をカルテそのものではなく、カルテの周りにあるすべての書類に使っています。
- 資格の有効期限の管理はどのように行われますか？
- 有効期限は免許、DEA 登録、専門医の認定証、医療過誤保険の証明書に記載されているので、スプレッドシートに入力するのではなく書類から読み取ります。日付はファイル名に入るので医師のフォルダはひと目で分かり、定期チェックが 60 日以内に期限が切れるものを、切れる前に知らせます。
- クリニックはファイルを移行する必要がありますか？
- いいえ。ブラウザ拡張機能で Google Drive、OneDrive、Dropbox の中に The Drive AI が入るので、書類は今ある場所で整理、名前変更、検索されます。ワークフローは SharePoint、Gmail、Outlook、Slack、Teams に届く新しいファイルも見張れます。移行するものはなく、既存のリンクもそのまま使えます。
- FAX やスキャンした紙の書類はどうなりますか？
- OCR で読み取るので、FAX で届いた契約書や撮影した証明書も、ただの画像として保存されるのではなく、書かれている内容で検索できます。スキャンで届いた書類から有効期限を取り出せるのも、このためです。
- ある日付に適用されていた契約書の版を探せますか？
- はい、置き換えられた古い版が残っていれば探せます。書類はそれぞれの日付で命名、整理されるので、3 月に有効だった変更契約は、それに代わった変更契約と並んで順に置かれます。古い版が残されずに上書きされていた場合は、復元できません。
- 電子カルテやレセコンの代わりになりますか？
- いいえ。それらは診療記録と、予約や請求の業務を担います。The Drive AI はその周りにある書類を保管します。契約書、資格の書類、業者の書類、署名済みの契約書など、そうでなければ受信トレイや「スキャン」という名前のフォルダに置かれたままになるものです。
Need to merge, split, compress, or sign a PDF right now? The free browser tools need no sign-up.
Free PDF tools