要点
運送会社は、案件ごとの書類とドライバーの書類をどう整理すればよいですか？
請求に使うものは案件ごとに、監査で求められるものはドライバーごとに分けます。The Drive AI は運賃確認書、運送状、受領書から案件番号を読み取り、同じ案件の下に整理するので、請求書類一式は探す前に揃っています。ドライバーの書類も記載されたドライバーの下に入り、重要な日付がファイル名に入ります。
受信トレイと共有ドライブだけではできないこと
- ドライバーがハンドルの上で撮影した受領書を、IMG_2291.jpg のようなファイル名ではなく、記載された案件番号から判断して整理すること。
- メディカルカードと運転記録証明書（MVR）を正しいドライバーの下に重要な日付の名前で保存し、期限切れの前に知らせること。
- ブローカー、荷受人、整備工場からメール添付で届き、配車システムに一度も入らない書類を取りこぼさないこと。
運送管理システム（TMS）は置き換えず、併用します。TMS は配車、追跡、請求を担い、The Drive AI はその裏にある書類を保管します。メールで届くものや運転席から撮影された写真も含みます。ワークフローは Gmail、Outlook、Google Drive、OneDrive、SharePoint、Dropbox を見張れ、ファイルは届いたアカウントにそのまま残ります。
課題
時間を奪っているもの
書類が 3 つ、送り主が 3 者、3 日がかり
運賃確認書はブローカーから、運送状はドライバーから、受領書は荷受人から届き、どれも同じ場所にまとまりません。
写真で届く書類
ドライバーはスキャンしません。署名済みの運送状は駐車場で撮った写真で、名前は IMG_2291.jpg、しかも 90 度回転しています。
請求は書類一式待ち
書類が揃うまで請求は出せず、それを手作業でまとめる工程が、配送を終えてから入金されるまでの間に挟まっています。
いつの間にか古くなるドライバーの書類
メディカルカードは自社ではなく検査医のスケジュールで更新され、監査で提示を求められるまで誰も気付きません。
仕組み
設定は一度だけ。あとは自動で整理されます。
受信トレイとドライブを接続
運賃確認書や受領書が届くメールボックスと、ドライバーが道中から写真をアップロードするフォルダを接続します。ほとんどの運送会社には両方が必要です。
整理の仕方を一度だけ伝える
請求に使うものは案件ごとに 1 フォルダ、乗務資格の書類はドライバーごとに 1 フォルダ、整備は車両ごとに 1 フォルダ。案件を受けるたびにフォルダ階層を作り直すのではなく、普段の言葉で伝えます。
書類が自動で整理される
届いた書類ごとに案件番号、ドライバー、車両を読み取り、日付と書類の種類で名前を変えて整理します。写真もスキャンと同じように読み取ります。
書類全体に質問
「案件 7842 の受領書を探して」と聞けば、整理済みのすべての書類から答え、答えの出どころとなった書類も示します。
こんなことを頼めます
いつもの言葉で質問できます
- 案件 7842 の受領書を探して
- 8 月にこのブローカーから来た運賃確認書をすべて見せて
- 60 日以内に期限が切れるメディカルカードは？
- 車両 117 の年次点検の記録を探して
- 去年、車両 104 のタイヤにいくら払った？
- Midwest Foods が署名した運送状を表示して
- R. Alvarez の運転記録証明書を探して
- ブレーキ整備に触れている修理請求書はどれ？
できること
運送の仕事の流れに合わせて
案件ごとに整理
運賃確認書、運送状、受領書には同じ案件番号が記載されているので、送り主がどんなファイル名を付けても同じフォルダに入ります。
写真も書類として読み取り
運転席で撮影した運送状も OCR で読み取るので、スマートフォンが付けた名前ではなく、ページに記載された案件番号で整理されます。
ドライバーごとの書類
応募書類、運転記録証明書、路上試験の証明書、メディカルカードは記載されたドライバーの下に整理され、重要な日付がファイル名の先頭に入ります。
車両ごとの整備履歴
たまたま近かった整備工場の修理請求書も、作業した車両の下に整理されるので、車両フォルダの一覧がそのまま整備履歴として読めます。
新しいファイルすべてにルールを
整理の仕方を一度決めれば、Gmail や Outlook、Google Drive、OneDrive、SharePoint、Dropbox に届く書類は、誰も手を触れずにそれに従って整理されます。
ファイルがある場所でそのまま使える
ブラウザ拡張機能で Google Drive、OneDrive、Dropbox の中に The Drive AI が入るので、今のストレージから移行せずにその場で整理できます。
整理の前に確認
どのルールも、担当者の承認を待つように設定できます。実行する前に、何をするのかを正確に示します。案件番号が読み取れない書類は、推測で整理せずに確認に回します。
ドライバーや運送業者から書類を回収
ファイルに必要な書類を受け取るリンクを送ります。返ってきたものは受信トレイで仕分けを待つのではなく、そのドライバーや運送業者の下に整理されます。
役割ごとに
それぞれが得られるもの
配車担当：どの案件フォルダも同じ構成なので、ほかの人が担当した案件の運賃確認書を探し回る必要がなくなります。
請求・売掛金担当：請求書を出す前に 3 つの受信トレイから書類一式を組み立て直す代わりに、案件の下にすでに揃った書類を見つけられます。
安全・法令対応担当：メディカルカードが 3 月に切れていたことを監査で知るのではなく、ドライバーごとのフォルダを開いて有効なものを確認できます。
整備担当：遠方の整備工場から前回の作業内容を聞かれても、その車両のフォルダから履歴を読めます。
個人事業のドライバー：事務所のバックオフィスがなくても回る整理の仕組みを持てます。
比較
手作業での整理との違い
案件番号で自動整理
撮影した書類を読み取り
ドライバーごとの書類
更新日を書類から読み取り
普段の言葉で検索
今のストレージのままで使える
ブローカーやファクタリング会社との安全な共有
銀行レベルの暗号化
よくある質問
よくある質問
- 運送業の書類はどう整理すればよいですか？
- 案件ごとに分け、案件番号ごとに 1 フォルダ、フォルダ名には荷主を入れます。請求書類一式に含まれる書類にはどれもその番号が記載されていて、それが共通する唯一の手がかりだからです。ドライバーの書類はドライバーごと、整備記録は車両ごとに分けます。それぞれの質問はその単位で聞かれるからです。
- ドライバーが撮影した運送状も整理できますか？
- はい。しかもそれは例外ではなく、よくあるケースです。案件番号は書類に記載されているので、画像から読み取って正しい案件の下に整理します。角度が悪かったり暗かったりする写真は読み取れないことがあり、その場合は推測した案件に入れるのではなく、確認用のフォルダに回します。
- TMS の代わりになりますか？
- いいえ。運送管理システム（TMS）は配車、追跡、請求を担います。The Drive AI はその裏にある書類を保管します。メールで届くものや、システムに一度も入らないドライバーの写真も含みます。小規模な運送会社は書類を受信トレイと共有ドライブだけで回していることが多く、そこに合います。
- DOT の法令順守を保証してくれますか？
- いいえ。ドライバーの書類をドライバーごとに決まった場所へ置き、何が有効かがひと目で分かる名前を付けます。監査を早く終わらせる要素の大部分はそれです。ドライバーに乗務資格があるかどうかは人が判断して署名するものです。また、薬物・アルコール検査の記録は乗務資格の書類とは別に保管されます。
- 請求書類一式が揃っているか教えてくれますか？
- いいえ。フォルダの中身を、あるべき書類のリストと照らし合わせる機能はないので、受領書が届いていないことを知らせることはできません。届いたものはすべて案件の下に入るので、フォルダを開いた時点で欠けているものが見えます。誰かから回収する書類については、チェックリスト付きのファイルリクエストで未提出のものを管理できます。
- 運送会社はファイルを移行する必要がありますか？
- いいえ。ブラウザ拡張機能で Google Drive、OneDrive、Dropbox の中に The Drive AI が入り、ワークフローは SharePoint、Gmail、Outlook を見張れます。書類は今ある場所で整理、名前変更され、既存のリンクもそのまま使えます。
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