要点
建設会社は、承認申請書類や質疑書、図面を工事ごとにどう整理すればよいですか？
The Drive AI は届いた書類を読み、記載内容から工事、工種、書類の種類、改訂日を判別して、その工事の下に整理します。協力会社がメールで送ってきた承認申請書類も、工事担当者が名前を変えなくても正しいフォルダに入ります。
共有ドライブだけではできないこと
- 承認申請書類や質疑書を、ファイル名ではなく書類の中身から判断し、正しい工事と工種に自動で整理すること。
- 同じ図面の改訂版が 3 つ同じフォルダにあるとき、どれが最新の図面セットかを示すこと。
- 誰か 1 人の受信トレイにメール添付としてしか存在しない承認申請書類や質疑書を取りこぼさないこと。
整理は、書類がすでにある場所で行います。ブラウザ拡張機能で Google Drive、OneDrive、Dropbox の中に The Drive AI が入り、ワークフローは SharePoint、Gmail、Outlook、Slack、Teams に届く新しいファイルを見張れます。Procore、PlanGrid、Bluebeam は置き換えず、併用します。工事の管理はそれらが担い、The Drive AI はそこに入らないままの書類を整理します。
課題
時間を奪っているもの
書類が現場ごとに散らばる
図面は現場事務所、許可書は本社、承認申請書類は誰かのメール、変更指示書はデスクトップにあります。
質疑書がメールに埋もれる
承認申請書類、質疑書、業者とのやり取りが、誰も見つけられないメールのスレッドに埋もれています。
許認可の管理が抜ける
期限切れの許可、見当たらない検査報告書、法令対応の書類が複数のシステムに散らばっています。
竣工図書の混乱
改訂図面、仕様書、竣工図に、はっきりした版の履歴も決まった保管場所もありません。
仕組み
設定は一度だけ。あとは自動で整理されます。
書類がすでに届く場所を接続
チームで使っている Google Drive、OneDrive、SharePoint、Dropbox と、承認申請書類が届く Gmail や Outlook のアカウントを接続します。何も移動しません。
工事の整理構成を一度だけ伝える
工事、工種、書類の種類の順に。フォルダのテンプレートを作るのではなく、普段の言葉で伝えます。
新しい書類が自動で整理される
届いた書類ごとに工事、工種、種類、改訂日を読み取り、整理します。判断が分かれるものは、先に担当者の承認を待つようにできます。
すべての工事に質問
「電気工事の協力会社の有効な保険証明書が揃っていない工事は？」と聞けば、すべての工事をまとめて調べて答えます。
こんなことを頼めます
いつもの言葉で質問できます
- Oak Street の工事の最新の空調設備の承認申請書類を探して
- C 棟の電気工事の協力会社からの質疑書をすべて表示して
- 建築許可の期限が切れている工事はどれ？
- Riverside の現場の地盤調査報告書を出して
- 前四半期の 10,000ドルを超える変更指示書をすべて探して
- 承認済みの鉄骨の製作図を見せて
- 駅前の工事で足りない検査報告書は？
- ABC Plumbing の保険証明書を探して
できること
建設の現場の進め方に合わせて
工事単位の整理
書類は書類の種類、工種、改訂日に応じて、工事と現場のフォルダに自動で振り分けられます。
メール添付の取り込み
メールで届いた承認申請書類、質疑書、業者の書類を自動で取り込み、正しい工事に整理します。
新しいファイルすべてにルールを
整理のルールを一度決めれば、Gmail や Outlook、Slack や Teams、Google Drive、OneDrive、SharePoint、Dropbox に届く新しい書類は、誰も手を触れずにそのルールで整理されます。
ファイルがある場所でそのまま使える
ブラウザ拡張機能で Google Drive、OneDrive、Dropbox の中に The Drive AI が入るので、今のストレージから移行せずに、その場で整理、名前変更、検索ができます。
すべての工事を横断して検索
「駅前の工事のコンクリート仕様書をすべて見せて」と頼めば、どの現場の書類でも数秒で見つかります。
整理の前に確認
どのルールも、担当者の承認を待つように設定できます。実行する前に、何をするのかを正確に示します。プレビューなしに取り返しのつかない操作は行われません。
検査員や協力会社と共有
検査員、協力会社、施主のために安全な共有リンクを作成できます。アクセスを管理し、有効期限を設定できます。
改訂と版の管理
AI が書類の改訂を判別し、版の履歴を保ちます。どの図面セットが最新かが常に分かります。
契約書と変更指示書の電子署名
下請契約書、変更指示書、リーエン放棄書（lien waiver）を署名のために送れます。署名済みの書類は工事のフォルダに自動で整理されます。
協力会社や業者から書類を回収
協力会社にリンクを送り、保険証明書、見積書、許可書をアップロードしてもらいます。保存先フォルダのワークフローが工事ごとに整理します。
役割ごとに
それぞれが得られるもの
工事責任者：メール、共有ドライブ、工事管理システムを順に開かなくても、進行中のどの工事の書類でも取り出せます。
現場所長：最新の図面セット、承認申請書類、検査報告書を現場からスマートフォンで開けます。どの改訂版が有効か事務所に電話で聞く必要はありません。
積算担当者：完了した工事の仕様書、過去の入札、業者の見積もりを検索できるので、一度積算した項目を一から積算し直さずに済みます。
経営者：許可書、証明書、署名済みの変更指示書が欠けている工事を、それが遅れにつながる前に把握できます。
技術者：工事の仕様書、計算書、技術資料を 1 つずつ開くのではなく、ひとまとまりとして質問できます。
工事事務担当者：承認申請書類、質疑書、作業日報を手作業で整理する必要がなくなります。保存先を決めたルールが、届くたびに実行されるからです。
比較
手作業での整理との違い
工事・現場ごとの自動整理
メール添付の取り込み
普段の言葉で検索
工事を横断した書類検索
改訂の管理
今のストレージのままで使える
協力会社との安全な共有
保存時の暗号化
よくある質問
よくある質問
- 建設会社は、承認申請書類や質疑書を工事ごとにどう整理すればよいですか？
- 工事、工種、書類の種類の順に分けます。そうすれば 1 つの工事の電気の承認申請書類がひとまとまりになり、その工事に関わったことのない人でも見つけられます。書類名は ISO 形式の日付から始め、各フォルダが出来事の順に並ぶようにします。構成は工事責任者ごとに作らせるのではなく、すべての工事で同じにします。
- The Drive AI は Procore、PlanGrid、Bluebeam の代わりになりますか？
- いいえ。質疑書の記録、承認申請書類の台帳、図面への書き込みといった工事の管理はそれらが担います。The Drive AI はその周りにある書類を整理します。メールで届くもの、共有ドライブにあるもの、現場事務所でスキャンしたものです。工事管理システムの代わりではなく、併用して使います。
- 建設会社はファイルを移行する必要がありますか？
- いいえ。ブラウザ拡張機能で Google Drive、OneDrive、Dropbox の中に The Drive AI が入るので、書類は今ある場所で整理、名前変更、検索されます。ワークフローは SharePoint、Gmail、Outlook、Slack、Teams に届く新しいファイルも見張れます。移行するものはなく、リンクもそのまま使えます。
- どの図面の改訂版が最新か、どうやって判断するのですか？
- 図面そのものから改訂日と図面番号を読み取ります。同じ図面の 3 つの版は、誰かがたまたまアップロードした順ではなく、記載内容の順に並びます。最新版を示しますが、図面への書き込みや図面の比較は行いません。それは Bluebeam の役割です。
- 現場から書類を見られますか？
- はい。The Drive AI はどの端末でもブラウザで動くので、図面、承認申請書類、検査報告書を現場でスマートフォンやタブレットから開けます。スキャンや撮影した紙の書類は OCR で読み取るので、書き込みのある図面の写真もほかの書類と同じように検索できます。
- どのような建設書類に対応していますか？
- 図面、設計図、仕様書、承認申請書類、質疑書、許可書、検査報告書、契約書、変更指示書、リーエン放棄書、作業日報、現場写真に、PDF、画像、Word、スプレッドシートの形式で対応しています。スキャンした書類は、ただの画像として保存するのではなく OCR で読み取ります。
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