要点
会計事務所では、顧問先の書類をどう整理するのがよいですか？
顧問先、会計年度、書類の種類の順に分けるのが基本です。問い合わせは必ず顧問先と期間から始まるためです。The Drive AI は書類から顧問先名、課税年度、書類の種類を読み取ってこの構成に整理するので、夜 11 時にメールで届いた W-2 も、誰も名前を変えずに正しいフォルダに入ります。
共有ドライブだけではできないこと
- 1099 や銀行の取引明細書を、ファイル名ではなく書類の中身から判断し、正しい顧問先と年度に自動で整理すること。
- まだ書類が揃っていない顧問先を、依頼が間に合ううちに知らせること。
- 申告シーズンには大半を占める、メール添付で届く書類を取りこぼさないこと。
整理は、書類がすでにある場所で行います。ブラウザ拡張機能で Google Drive、OneDrive、Dropbox の中に The Drive AI が入り、ワークフローは SharePoint、Gmail、Outlook、Slack、Teams に届く新しいファイルを見張れます。QuickBooks、Xero、税務ソフトは置き換えず、併用します。会計処理はそれらが担い、The Drive AI はその裏付けとなる原本書類を保管します。
課題
時間を奪っているもの
顧問先のフォルダがあちこちに
書類がメール、デスクトップ、クラウドドライブ、書類棚に分散しています。
あの 1 枚の領収書が見つからない
監査の最中に、47ドルの領収書を 20 分かけて探しています。
申告シーズンの混乱
顧問先が期限直前に、ばらばらの形式で書類を送ってきます。
1 件の申告に 11 通の返信
顧問先は書類が手元に届くたびに別々のメールで送り、どのファイル名も中身が分かりません。
仕組み
設定は一度だけ。あとは自動で整理されます。
書類がすでに届く場所を接続
事務所で使っている Google Drive、OneDrive、SharePoint、Dropbox と、顧問先が送ってくる Gmail や Outlook のアカウントを接続します。
整理の仕方を一度だけ伝える
顧問先、会計年度、書類の種類の順に。顧問先ごとにフォルダ階層を作り直すのではなく、普段の言葉で伝えます。
書類が自動で整理される
届いた書類ごとに顧問先、期間、書類の種類を読み取り、整理して名前を付けます。撮影した領収書やスキャンは OCR で読み取ります。
まだ届いていないものを聞く
「K-1 をまだ送っていない顧問先は？」と聞けば、届いたものと届いていないものから答えます。催促が間に合ううちに分かります。
こんなことを頼めます
いつもの言葉で質問できます
- Johnson & Co の 2024 年第 4 四半期の経費合計は？
- 顧問先リストで W-2 が届いていないものを全部探して
- 先月の 5,000ドルを超える請求書を見せて
- Smith LLC の業務委託契約書を要約して
- ABC Corp の減価償却スケジュールは何がある？
- 今年受け取った 1099-NEC をすべて探して
- 全顧問先の売上を前年比で比較して
- K-1 が揃っていない顧問先はどこ？
できること
会計事務所の仕事の流れに合わせて
顧問先と会計期間ごとに整理
書類から読み取った顧問先、年度、種類の構成に振り分けるので、ある顧問先の 2025 年の 1099 が別の顧問先のフォルダに入ることはありません。
顧問先から書類を回収
申告に必要な書類をすべて受け取れるリンクを 1 つ送ります。アップロードされた書類はその顧問先の下に自動で整理され、未提出のものも確認できます。
メール添付の取り込み
添付ファイルで届いた書類は、いったんデスクトップに保存することなく取り込まれ、正しい顧問先に整理されます。
新しいファイルすべてにルールを
整理のルールを一度決めれば、Gmail や Outlook、Slack や Teams、Google Drive、OneDrive、SharePoint、Dropbox に届く新しい書類は、誰も手を触れずにそのルールで整理されます。
ファイルがある場所でそのまま使える
ブラウザ拡張機能で Google Drive、OneDrive、Dropbox の中に The Drive AI が入るので、今のストレージから移行せずに、その場で整理も検索もできます。
領収書と明細書を OCR で読み取り
撮影した領収書、スキャンした明細書、FAX で届いた書式もページから読み取るので、47ドルの領収書を金額や取引先で探せます。
整理の前に確認
どのルールも、担当者の承認を待つように設定できます。実行する前に、何をするのかを正確に示します。プレビューなしに取り返しのつかない操作は行われません。
業務委託契約書の電子署名
業務委託契約書、8879、同意書を署名のために送れます。署名済みの書類は顧問先と年度の下に自動で整理されます。
すべての顧問先ファイルに質問
「先月の 5,000ドルを超える請求書を見せて」と聞けば、書類全体から答え、それぞれの答えの出どころとなったファイルも示します。
役割ごとに
それぞれが得られるもの
公認会計士：電話の最中に顧問先の書類を開けます。「後で探してお送りします」と言う必要はありません。
記帳担当者：毎朝共有の受信トレイを仕分ける代わりに、領収書、請求書、銀行の取引明細書が顧問先と月ごとに自動で整理されます。
申告書作成担当者：100 件の顧問先のうち、W-2、1099、K-1 がまだ届いていないのはどこかをひと目で確認でき、依頼が間に合います。
CFO：財務報告、コンプライアンス関連書類、取締役会資料をひとまとまりとして質問できます。
会計事務所：すべての顧問先、すべての担当者で同じ整理構成を保てるので、引き継ぎが書類の発掘作業から始まることはありません。
経理責任者：仕訳の裏付け書類を、起票した人にどこに置いたか聞かずに取り出せます。
比較
手作業での整理との違い
顧問先ごとの自動整理
会計年度ごとの整理
請求書と領収書の読み取り
顧問先ごとの書類回収リンク
未提出書類の把握
今のストレージのままで使える
顧問先との安全な共有
銀行レベルの暗号化
よくある質問
よくある質問
- 会計事務所の顧問先書類は、どのように整理すればよいですか？
- 顧問先、会計年度、書類の種類の順に分け、各ファイル名は ISO 形式の日付から始めます。会計事務所が扱う依頼はすべて顧問先と期間から始まるので、この 2 つを上の 2 階層にする必要があります。すべての顧問先で構成を同じにしておけば、担当者が別の担当者の案件を、どこに何があるか教わらずに引き継げます。
- 顧問先はどうやって書類を送るのですか？
- 事務所が顧問先ごとに 1 つのリンクを送り、そこからアップロードされたものは、その顧問先と年度の下に自動で整理されます。顧問先がアカウントを作る必要はありません。メール添付で届いた書類も取り込みます。申告シーズンには、何をお願いしても大半がメールで届くので、これが重要になります。
- まだ書類を出していない顧問先を確認できますか？
- 申告に必要な書類一式に照らして、顧問先ごとに何が届き、何が届いていないかを示せます。2 月に確認すべきなのはまさにこの点で、その答えは普段、受信トレイと誰かの記憶に散らばっています。
- 会計事務所はファイルを移行する必要がありますか？
- いいえ。ブラウザ拡張機能で Google Drive、OneDrive、Dropbox の中に The Drive AI が入るので、書類は今ある場所で整理、名前変更、検索されます。ワークフローは SharePoint、Gmail、Outlook、Slack、Teams も見張れます。移行するものはなく、既存のリンクもそのまま使えます。
- QuickBooks、Xero、税務ソフトの代わりになりますか？
- いいえ。会計処理、つまり元帳、照合、申告書そのものはそれらが担います。The Drive AI はその裏付けとなる原本書類を保管し、探せるようにします。計算をするものではなく、書類棚の役割です。
- どのような書類に対応していますか？
- W-2、1099、K-1、銀行や証券会社の取引明細書、請求書、領収書、業務委託契約書、減価償却スケジュール、過去の申告書に、PDF、画像、Word、スプレッドシートの形式で対応しています。撮影した領収書やスキャンした明細書は、ただの画像として保存するのではなく OCR で読み取ります。
Need to merge, split, compress, or sign a PDF right now? The free browser tools need no sign-up.
Free PDF tools