連携Gmail
Gmail の添付ファイルをすべて、届いた瞬間に整理。
The Drive AI は Gmail と Google Drive をつなぎ、届いた添付ファイルをその場で整理します。文書を読み取り、内容に合った名前を付け、Google Drive、ほかの接続したドライブ、または The Drive AI の正しいフォルダに保存します。INV_88213.pdf という名前の請求書や scan.pdf という名前の契約書が、スレッドに埋もれることはもうありません。 保存先は一度伝えるだけ。過去の添付ファイルは Historical Sync で取り込めます。
Gmail の接続は、Max プランまたはいずれかの Team プランで利用できます。
こんなことを頼めます
添付ファイルの保存先を伝える
ひと言ごとにワークフローになり、それ以降に届くすべての添付ファイルに適用されます。Gmail と Outlook を両方使う場合は、メール添付ファイルの自動整理をご覧ください。
- Gmail の請求書はすべて取引先ごと、年ごとに保存して請求書を一つずつ読み、記載された取引先と年で整理します。
- 請求書が $5,000 を超えたら、保存前に Dana に確認してワークフローが合計金額を読み取り、基準を超えたら担当者の確認を待ちます。
- legal@partner.com から届く契約書は Contracts/Active に保存してその送信者からの契約書だけを保存し、当事者名で名前を付けます。
- 請求書を保存したら Slack の #ap に知らせて毎回、ファイルと保存先を書いたメッセージを送ります。
- 領収書の名前を取引先と金額に変えて名前は各領収書に書かれた内容から付けます。
- @acme.com からの、件名に「請求書」とある添付ファイルだけ保存してワークフローはその送信者と件名だけを見ます。受信トレイのほかのメールには触れません。
ワークフロー
Say it once. It runs on every file that arrives after that.
作業を一度説明するだけ。どこから届いても、新しいファイルは読み取られ、正しい場所に整理されます。
You see every step before it runs, and any run can be replayed.
すでにあるファイル
Gmail のメールボックスにすでにある添付ファイルも The Drive AI で整理できますか？
ここでは 2 つの別々の質問がよく寄せられます。Gmail にある過去の添付ファイルは、取り込んで整理します。すでにクラウドドライブにあるファイルは、接続したドライブで扱います。
Gmail にある過去の添付ファイルはい、直近の分まで
Gmail にすでにある添付ファイルを取り込みます。取り込みは 30 日、90 日、180 日前までさかのぼります。ファイルはそのまま The Drive AI に入り、取り込み済みのものは除かれます。新しいファイルを監視するワークフローが、一つずつ読んで名前を付け、整理します。
Gmail のメールボックス元のまま一切変わりません
Gmail の中では、何も移動、名前変更、削除されません。ファイルはコピーされて The Drive AI で整理され、Gmail で全員に見えている内容は元のままです。
クラウドドライブにすでにあるファイルドライブをつなぐ
この連携でアクセスするのは Gmail で、クラウドストレージではありません。Google Drive、OneDrive、SharePoint、Dropbox をつなげば、アシスタントがアプリでもブラウザ拡張機能でも、それらのファイルをその場で整理し直します。ドライブの接続は、Max プランまたはいずれかの Team プランで利用できます。
接続したドライブを見る
Gmail and Workspace Studio との比較
Google は添付ファイルを Drive に保存します。The Drive AI は、それぞれの名前と保存先を決めます。
Gmail の「Add to Drive」はクリックした添付ファイルを保存し、Gemini in Gmail は頼まれた添付ファイルを保存し、Workspace Studio のフローは新着メールの添付ファイルを保存します。それぞれの機能を、Google 自身のドキュメントに基づいてまとめました。
| 用途 | The Drive AI | Gmail and Workspace Studio |
|---|---|---|
| 1 件ずつではなく、すべての添付ファイル | The Drive AI ワークフローが、指示に合う新しい添付ファイルをクリックなしで保存します。 | Gmail and Workspace Studio 「Add to Drive」は 1 回のクリックで添付ファイルを 1 件保存します。Workspace Studio のフローは新着メールごとに添付ファイルを保存します。 |
| INV_88213.pdf という名前のファイル | The Drive AI 内容から名前を付けます。取引先、日付、金額、契約の当事者など。 | Gmail and Workspace Studio Gemini in Gmail は、頼めば Drive のファイル名を変更します。 |
| ファイルごとに正しいフォルダ | The Drive AI 文書とメールからフォルダを選びます。請求書なら取引先と年、契約書なら顧客。 | Gmail and Workspace Studio フローは、選んだフォルダか前のステップが指定したフォルダに保存します。Gemini のステップでメールを読んで分岐できます。 |
| 設定 | The Drive AI やりたいことを言葉で伝えるだけ。ワークフローは内容から各ファイルに名前を付け、文書をもとにフォルダを選びます。実行前にすべてのステップを確認できます。 | Gmail and Workspace Studio Workspace Studio で、Gemini にフローを説明するか、開始条件とステップから組み立てます。Google Workspace の Business、Enterprise、Education の各プランで使えます。 |
| 保存できる場所 | The Drive AI Google Drive、OneDrive、SharePoint、Dropbox、または The Drive AI。 | Gmail and Workspace Studio Google Drive のみ。 |
Drive に入れたい添付ファイルが数件だけなら、「Add to Drive」で十分です。ある送信者の添付ファイルをすべて同じ Drive フォルダに入れたいだけで、お使いの Google Workspace プランに Workspace Studio が含まれているなら、フローで追加費用なしにできます。The Drive AI はそれ以外のためのものです。内容に合った名前付け、文書に基づくフォルダ選び、Google Drive 以外のドライブへの保存です。
に提供元のドキュメントで確認： Gmail Help: attachments, Gmail Help: Gemini in Gmail, Workspace Studio Help: starters and steps, Workspace Studio Help: access
仕組み
つなぐ。保存先を伝える。整理される。
Gmail をつなぐ
Google でサインインします。ワークフローが保存するまで何も保存されず、接続でメールを送信、変更、削除することはできません。
保存先を伝える
作業ごとにひと言。そこからワークフローが作られ、実行前にすべてのステップを確認できます。
すべての添付ファイルに適用
一つひとつを読み取り、あるべき場所に整理します。判断に迷ったときは担当者に確認し、どの実行もやり直せます。
よくある質問
よくある質問
AI で Gmail の添付ファイルを保存・整理できますか？
はい。The Drive AI は届いた Gmail の添付ファイルを 1 件ずつ読み取り、内容に合った名前を付け、Google Drive、OneDrive、SharePoint、Dropbox、または The Drive AI の正しいフォルダに保存します。Google 自身のツールも添付ファイルを保存できます。Gemini in Gmail は頼んだときに、Workspace Studio のフローは新着メールから保存します。Gmail の接続は、Max プランまたはいずれかの Team プランで利用できます。
Gmail には Google Drive との連携機能がありますか？
はい。Gmail の添付ファイルにはそれぞれ「Add to Drive」ボタンがあり、Google Drive にコピーできます。Google Workspace の Business、Enterprise、Education の各プランでは、Workspace Studio のフローで新着メールの添付ファイルを Drive のフォルダに保存できます。The Drive AI はそこに読み取りを加え、文書の内容から各ファイルの名前と保存先フォルダを決めます。
The Drive AI は Gmail の「Add to Drive」や Workspace Studio とどう違いますか？
「Add to Drive」は 1 回のクリックで添付ファイルを 1 件保存します。Workspace Studio のフローは、ステップから組み立てるか Gemini に説明して作り、新着メールの添付ファイルを Google Drive のフォルダに保存します。The Drive AI は内容に合った名前を各ファイルに付け、文書そのものからフォルダを選び、Google Drive に加えて OneDrive、SharePoint、Dropbox、The Drive AI にも保存します。判断に迷うときは人に確認します。
The Drive AI は Gmail の添付ファイルを Google Drive に保存できますか？
はい。Gmail と Google Drive をつなぎ、アシスタントに保存先を伝えます。たとえば「@acme.com から請求書が届いたら Google Drive の Acme/Invoices に保存して」。Email Attachment で始まり、まず Google Drive にコピーを保存し、各添付ファイルを読み取って名前を付け、整理するワークフローが作られます。実行前に下書きを確認できます。
The Drive AI は Gmail のメールを読みますか？
はい、添付ファイルを見つけるために読みます。Google のサインイン画面で、The Drive AI にメールと添付ファイルの読み取りを許可するよう求められます。各添付ファイルには送信者、件名、本文が付いてくるため、「ユニット 4B の署名済み賃貸契約書を添付します」のような一文がフォルダ選びに役立ちます。この本文はファイルについての情報として扱い、指示としては扱いません。The Drive AI がメールを送信、変更、削除したり、受信トレイを整理したりすることはできません。
The Drive AI は Gmail の添付ファイルをどこに保存しますか？
添付ファイルは、ワークフローが保存先を決めるまで置き場所がありません。そのためワークフローは、The Drive AI または接続したドライブの、指示で指定したフォルダにコピーを保存します。受信トレイは元のまま一切変わりません。
Gmail の取り込みはどこまでさかのぼれますか？
Historical Sync では過去 30 日、90 日、180 日から選べます。Include sent emails を選ぶと送信した添付ファイルも取り込みます。画像、カレンダーの招待、ブロックした送信者の添付ファイル、マルウェアを含むファイル、取り込み済みのものはスキップします。処理はバックグラウンドで 1 アカウントにつき 1 件ずつ進み、取り込んだ件数をパネルで確認できます。
Gmail で受け取った昔の添付ファイルを探すには？
Historical Sync でワークスペースに取り込み、アシスタントに尋ねてください。名前だけでなく書類の内容からファイルを探すので、送信者が scan.pdf と名付けていても「3 月の Acme の契約書」で見つかります。Gmail 内のものは動かさないため、Gmail の検索もこれまでどおり使えます。
The Drive AI に複数の Gmail アカウントをつなげますか？
Max プランの個人ワークスペースでは、Gmail アカウントは 1 つです。チームワークスペースでは、チームに必要なだけつなげます。各メンバーは自分の受信トレイでワークフローに参加します。
Gmail を The Drive AI に接続できるのはどのプランですか？
Gmail の接続は、Max プランまたはいずれかの Team プランで利用できます。 Free と Premium ではメールを接続できません。
支払う前に The Drive AI を試せますか？
はい。Team プランは 7 日間の無料トライアルから始まり、Gmail の接続も含まれます。
The Drive AI で Gmail のデータは安全ですか？
Google でサインインするため、パスワードが共有されることはありません。The Drive AI はメールを読み取るだけで、送信、変更、削除はできません。ファイルは転送中も保存時も暗号化され、AI モデルの学習には使われません。Google アカウントからいつでもアクセスを取り消せます。
Gmail と The Drive AI の接続を解除するとどうなりますか？
すでに整理されたものはそのまま残ります。新しい添付ファイルが届かなくなるだけで、いつでも再接続できます。