こんなことを頼めます
整理を、自分の言葉で
どのリクエストも、ファイル名ではなくファイルに書かれた内容をもとに処理します。先にツールを比較したい場合は、8 つのツールを試したAI ファイル整理ツールの比較記事をご覧ください。
- Clients の中身をすべてクライアントと年で整理してファイルを一つずつ読み、すべての移動を 1 つの計画として提案します。承認したあとも、元に戻せばすべて元どおりです。
- このフォルダのスキャンを全部、中身がわかる名前に変えて当事者、書類の種類、ページに記載された日付など、内容をもとに各ファイルに名前を付けます。
- リース契約書をすべて物件と部屋ごとに分けて必要なフォルダを作成して契約書を移動し、入居者名と開始日で名前を付けます。
- この入社書類一式を分割して、書類ごとに保存してPDF を分割し、各書類に名前を付けて、その従業員のフォルダに保存します。
- この 200 枚の領収書を税務上のカテゴリ別に分けて領収書を一枚ずつ読み、スキャンかどうかに関係なく、カテゴリと年で整理します。
- これからはメールの添付ファイルを送信者とトピックで整理してワークフローになり、これ以降に届くすべての添付ファイルに適用されます。
ワークフロー
Say it once. It runs on every file that arrives after that.
作業を一度説明するだけ。どこから届いても、新しいファイルは読み取られ、正しい場所に整理されます。
You see every step before it runs, and any run can be replayed.
仕組み
つなぐ。伝える。承認する。
つなぐか、アップロード
Google Drive、SharePoint、OneDrive、Dropbox、または Mac のフォルダ。スキャンは OCR で読み取ります。
整理の仕方を伝える
クライアントと年で、物件と部屋で、カテゴリで。ひと言伝えれば、フォルダ内のすべてのファイルに適用されます。
計画を承認する
何かを変更する前に、すべての移動と名前変更を表示します。置き場所を判断できないファイルはそのまま残り、元に戻せばすべて元どおりです。
よくある質問
よくある質問
ファイルの置き場所をどう判断するのですか？
ファイルを読みます。スキャンした請求書は、スキャナーが付けた名前ではなく、ページに記載された取引先と日付で整理されます。置き場所を判断できないファイルはそのまま残し、計画の中に一覧で示すので、推測で動かすことはありません。
Google Drive、OneDrive、SharePoint、Dropbox にすでにあるファイルも整理できますか？
はい、Max と Team プランで利用できます。アシスタントはドライブをその場で読み、変更を 1 つの計画として提案し、承認されるとドライブ上で適用します。移動と名前変更は元に戻せます。ゴミ箱に移したファイルも復元でき、Dropbox も同様です。
スキャンした PDF や書類の写真にも対応していますか？
はい。スキャンした書類や写真は OCR で読み取り、デジタルファイルと同じ精度で整理します。
次々に届くファイルはどうなりますか？
作業内容をワークフローとして一度説明してください。アップロード、Gmail、Outlook、Slack、Microsoft Teams、接続したドライブのどこから届いた新しいファイルも、同じように読み取って整理します。判断に迷ったときは、担当者に承認を求めるようにもできます。
間違えたときはどうなりますか？
整理はすべて、事前に承認する 1 つの計画として実行され、どの計画もあとから一度の操作で元に戻せます。たとえば「年ではなく四半期で」のように変えてほしい点を伝えれば、計画を立て直します。