SolutionsRecords management
Des lecteurs partagés auxquels un référentielde conservation peut vraiment s’appliquer.
The Drive AI classe les documents à leur arrivée, les range selon la structure que vous décrivez avec vos propres mots, et fait remonter doublons, dossiers inactifs et chaînes de versions pour vérification. Il dresse l’inventaire dont une décision de sort final a besoin. Il ne prend pas la décision.
Gratuit pour commencer
En bref
Comment appliquer un référentiel de conservation à un lecteur partagé ?
En classant les documents par série à leur arrivée plutôt qu’au moment du tri, en notant l’événement qui déclenche chaque durée de conservation et en revoyant les documents éligibles à intervalle fixe. L’obstacle est rarement le référentiel : un système de fichiers ne connaît qu’un nom, une date et une taille, jamais une série. The Drive AI classe chaque document dans sa série dès son arrivée.
Ce dont le référentiel a besoin et qu’un lecteur partagé ne fournit pas
- La série à laquelle appartient un document, qui détermine sa durée de conservation et ne se déduit pas d’un nom de fichier.
- Le moment où la durée de conservation a commencé à courir, puisqu’elle part en général d’un événement, comme la clôture d’un dossier ou le départ d’un salarié, et non de la création du fichier.
- L’existence d’un gel juridique (legal hold), d’un audit ou d’une enquête qui suspend le sort final, une information qui vit dans les e-mails et dans la tête des gens, pas dans les métadonnées des fichiers.
The Drive AI comble le premier manque et aide pour le deuxième. Il lit chaque document, le range selon la structure que vous décrivez et répond à des questions sur le stockage connecté, par exemple quels dossiers clients n’ont eu aucune activité depuis 2022. Cela produit une file de vérification plutôt qu’un mois d’inventaire manuel. Le sort final reste entre les mains du responsable des archives, car la troisième information n’est pas dans le système et ne le sera jamais.
Le problème
Ce qui vous fait perdre du temps
Du ROT que personne n’a le temps de trier
Des documents redondants, obsolètes et sans valeur qui s’accumulent, parce que supprimer comporte un risque et conserver n’en comporte aucun.
Le nettoyage qui percute un gel juridique
Un nettoyage de lecteur exécuté des mois après sa planification, par quelqu’un qui ignore qu’un dossier contentieux s’est ouvert entre-temps.
Le lecteur laissé par un retraité
Un classement organisé selon la façon dont une seule personne pensait son travail, hérité avec trente jours pour s’y retrouver.
Quel exemplaire fait foi
Onze copies d’un contrat à sept endroits, sans rien dans les fichiers eux-mêmes pour dire laquelle fait référence.
Comment ça marche
Configurez une fois. Ensuite, il classe tout seul.
Connectez l’endroit où sont déjà les documents
Le Google Drive, OneDrive, SharePoint ou Dropbox que le service utilise déjà, ainsi que le dossier de sortie du scanner et la boîte de réception où arrivent les documents.
Décrivez le plan de classement une fois
Fonction, puis série, puis année, avec vos propres mots. Duke recommande de structurer par fonction précisément parce que cela survit aux réorganisations et aux changements de personnel.
Les nouveaux documents sont classés à leur arrivée
Chacun est lu, nommé selon votre convention et rangé dans la série à laquelle il appartient, au moment où son contexte est encore évident plutôt que trois ans plus tard.
Passez en revue une file, pas un lecteur
« Quels dossiers n’ont eu aucune activité depuis 2022 ? » produit une liste à vérifier par rapport au référentiel, la décision de destruction vous restant.
Ce que vous pouvez demander
Des questions, avec vos propres mots
- Quels dossiers n’ont eu aucune activité depuis 2022 ?
- Trouve toutes les copies de ce contrat dans nos lecteurs
- Montre-moi tout ce que nous détenons sur ce client
- Quels dossiers ne contiennent que des brouillons, sans version finale ?
- Trouve les archives numérisées du versement de 2019
- Qu’est-ce qui est arrivé ce mois-ci sans avoir été classé ?
- Montre tous les documents de cette série pour l’exercice clos
- Quels services ont des fichiers non classés qui attendent dans la boîte de réception ?
Ce qu’il fait
Pensé pour la façon dont travaille un service d’archives
Classé à l’arrivée
Les documents sont lus et rangés dans la série que définit votre plan de classement dès leur arrivée, seul moment où leur contexte est facile à établir.
Doublons et chaînes de versions regroupés
Les copies sont comparées par contenu et non par nom de fichier : un fichier renommé en passant dans un autre dossier reste groupé avec ses semblables. Les groupes sont présentés pour vérification.
L’inventaire par question
Demandez ce qu’un lecteur contient pour un client, un dossier ou une période, et obtenez une réponse en un après-midi plutôt qu’après quinze jours de recensement manuel.
Les archives numérisées deviennent consultables
L’OCR rend les documents papier et les formulaires remplis à la main consultables par leur contenu, ce qui rend un arriéré ancien enfin exploitable.
Des règles pour chaque nouveau fichier
Définissez les règles de classement une fois, et chaque nouveau document, qu’il vienne du scanner, de Gmail ou Outlook, de Google Drive, OneDrive, SharePoint ou Dropbox, est organisé selon elles.
Organisation sur place
Une extension de navigateur intègre The Drive AI à Google Drive, OneDrive et Dropbox : un service organise et cherche là où ses documents se trouvent déjà. Rien n’est migré et les liens existants continuent de fonctionner.
Un nommage appliqué de façon cohérente
Votre convention s’applique aux fichiers qui arrivent : le lecteur cesse d’accumuler des scan0001.pdf et des document(3).docx plus vite que quiconque ne peut les renommer.
Collectez des documents sans accès au lecteur
Envoyez un lien quand un service ou un fournisseur vous doit des documents. Ce qui revient est classé selon vos règles, et ce qui manque reste visible.
Pour chaque rôle
Ce que chacun y gagne
Records managers reçoivent chaque trimestre une file de sort final à vérifier au lieu d’un grand nettoyage annuel que les services n’ont jamais le temps de faire.
Archivistes universitaires repèrent dans le lecteur d’un département les documents historiques qui méritent un versement, au lieu d’attendre que le département les signale.
Correspondants archives ne servent plus de table de correspondance pour savoir à quelle série appartient un document, car le classement se fait à l’arrivée du document.
Conformité et audit disent ce que l’organisation détient sur un dossier sans commander un recensement manuel de six lecteurs partagés.
Administrateurs informatiques freinent la croissance du stockage en rendant visibles les documents redondants, sans lancer de processus de suppression qui pourrait toucher des documents sous gel juridique.
Comparaison
Face au classement à la main
Classement à l’arrivée
Détection des doublons par contenu
OCR pour les archives papier
Inventaire en langage naturel
Fonctionne dans votre stockage actuel
Sort final automatisé
Application des gels juridiques
Chiffrement au repos
FAQ
Questions fréquentes
- The Drive AI supprime-t-il les documents quand leur durée de conservation expire ?
- Non, et c’est délibéré, pas une fonction manquante. Une décision de sort final dépend de faits qui ne sont pas dans le système de fichiers, notamment la clôture d’un dossier ou l’existence d’un gel juridique décidé par les juristes. Un outil qui appliquerait le sort final sur minuterie finirait par détruire un document sous gel, et c’est votre organisation, pas le fournisseur, qui en porterait les conséquences. The Drive AI fait remonter les candidats. Une personne décide.
- Peut-il appliquer un gel juridique (legal hold) ?
- Non. Savoir si un contentieux est raisonnablement prévisible, quels documents entrent dans le périmètre et quand un gel est levé sont des jugements juridiques pris en dehors de tout système documentaire. Il aide en revanche sur le problème de fond, qui est de retrouver : localiser chaque copie d’un document et montrer ce qu’un lecteur contient sur un dossier, pour qu’un périmètre de conservation puisse être défini rapidement. L’application reste du ressort de votre service juridique.
- Peut-il identifier l’exemplaire de référence d’un document ?
- Il peut trouver et regrouper toutes les copies, y compris celles renommées en passant dans un autre dossier. Il ne peut pas désigner l’exemplaire de référence, car ce statut vient de votre plan de classement et de votre référentiel de conservation, pas de quoi que ce soit dans le fichier. Deux documents identiques octet pour octet peuvent avoir un statut différent selon qui les détient. Le regroupement alimente cette décision, il ne la prend pas.
- Comment sait-il à quelle série appartient un document ?
- Vous décrivez une fois votre plan de classement avec vos propres mots, y compris les noms de séries qu’utilise votre référentiel, et les documents sont lus et rangés en conséquence à leur arrivée. Ce qu’il ne peut pas placer avec assurance part dans un dossier de vérification au lieu d’être rangé dans une série devinée, car un document mal classé hérite d’une mauvaise durée de conservation.
- Faut-il migrer nos archives hors de SharePoint ou de Google Drive ?
- Non. Une extension de navigateur intègre The Drive AI à Google Drive, OneDrive et Dropbox, et les documents sont organisés, renommés et recherchés là où ils se trouvent déjà ; des workflows peuvent surveiller SharePoint, Gmail, Outlook, Slack ou Teams. Rien n’est copié ailleurs sauf si vous ajoutez une étape qui le fait, et les liens existants continuent de fonctionner.
- Convient-il à un service d’archives public ou universitaire ?
- Il sert à organiser et à retrouver les documents, c’est-à-dire le travail qui se trouve sous un référentiel, pas le référentiel lui-même. Sur les questions de conformité auxquelles un organisme public doit répondre, deux points, en toute franchise : The Drive AI est certifié CASA Tier 2 et Microsoft Verified Partner, et il ne détient aucune certification propre au records management. Le lieu de stockage des données peut avoir une portée juridique, comme le rappelle Concordia pour les organismes publics canadiens : mieux vaut aborder la question de la juridiction directement avec nous plutôt que de la supposer réglée.
- Que deviennent les documents que nous ne pouvons pas classer ?
- Ils partent dans un dossier de vérification au lieu d’être classés au hasard. Cela compte davantage en archivage qu’ailleurs, car un document mal classé hérite de la mauvaise durée de conservation et peut être détruit trop tôt, ou conservé bien au-delà de sa date de sort final, sans que personne ne s’en aperçoive.
Need to merge, split, compress, or sign a PDF right now? The free browser tools need no sign-up.
Free PDF toolsLe référentiel n’est pas le plus difficile.
Savoir ce que vous détenez, et où sont parties les copies, l’est. Commencez par là.