SolutionsGestion locative
Baux, états des lieux et factures fournisseurs,classés par bien et par lot.
The Drive AI lit l’adresse sur chaque document et le classe sous le bien et le lot auxquels il appartient : un portefeuille de deux cents lots ne dépend plus de la façon dont chacun nomme ses fichiers.
Gratuit pour commencer
En bref
Comment un gestionnaire locatif doit-il organiser baux, états des lieux et factures ?
Par bien d’abord, puis par lot, puis par type de document, car chaque question d’un gestionnaire locatif part d’une adresse. The Drive AI lit l’adresse, le numéro de lot, la date et le type sur chaque document et le classe dans cette structure : le bail, l’état des lieux et la facture de réparation se retrouvent sous le même lot, sans saisie d’adresse.
Ce qu’un lecteur partagé ne sait pas faire
- Classer seul un document sous le bon bien et le bon lot, d’après l’adresse imprimée dessus plutôt que d’après le nom qu’on lui a donné.
- Lire la date de fin sur le bail et vous dire quelles locations se terminent dans les soixante prochains jours.
- Récupérer les factures fournisseurs et les rapports d’inspection qui n’ont jamais existé qu’en pièce jointe d’un e-mail.
Il le fait là où les documents se trouvent déjà : une extension de navigateur intègre The Drive AI à Google Drive, OneDrive et Dropbox, et des workflows peuvent surveiller SharePoint, Gmail, Outlook, Slack ou Teams pour tout nouvel élément. Il fonctionne à côté d’AppFolio, Buildium ou Yardi sans les remplacer : ceux-ci tiennent la comptabilité, et The Drive AI conserve les documents qui se trouvent derrière.
Le problème
Ce qui vous fait perdre du temps
Les fichiers par bien s’accumulent vite
Baux, états des lieux, carnets d’entretien, factures fournisseurs, multipliés par chaque lot que vous gérez.
Retrouver le bon document
Un locataire pose une question sur son bail. Vous passez dix minutes à fouiller dans les dossiers.
Du classement manuel après chaque tâche
Chaque demande d’intervention, facture et renouvellement, c’est du temps passé à ranger au lieu de gérer.
Des factures enfouies dans les e-mails
Factures fournisseurs et rapports d’inspection arrivés en pièce jointe, que personne ne classe avant la fin du mois.
Comment ça marche
Configurez une fois. Ensuite, il classe tout seul.
Connectez l’endroit où arrivent les documents
Le Google Drive, OneDrive, SharePoint ou Dropbox que l’agence utilise déjà, ainsi que la boîte de réception où arrivent factures fournisseurs et rapports d’inspection.
Décrivez la structure une seule fois
Bien, puis lot, puis type de document. Dit avec vos propres mots au lieu d’être construit en arborescence pour chaque immeuble.
Les nouveaux documents se classent tout seuls
Chaque document reçu est lu pour y trouver l’adresse, le lot, la date et le type, puis classé. Le papier numérisé ou photographié est lu par OCR.
Interrogez tout le portefeuille
« Quels baux se terminent avant mars, et lesquels de ces lots ont une intervention en cours ? » La réponse couvre tous les biens à la fois.
Ce que vous pouvez demander
Des questions, avec vos propres mots
- Montre tous les baux qui se terminent dans les 60 prochains jours
- Trouve le rapport d’inspection du lot 12B à Maple Grove
- Quelles interventions ont été faites sur la climatisation du 400 Pine St ?
- Montre toutes les factures d’ABC Plumbing de cette année
- Quels locataires ont un renouvellement de bail en attente ?
- Trouve l’attestation d’assurance de notre couvreur
- Montre tous les biens dont l’inspection incendie est due ce mois-ci
- Quelles sont les conditions du bail du locataire Johnson au lot 3A ?
Ce qu’il fait
Pensé pour la façon dont travaille un gestionnaire de biens
Classé par bien et par lot
Les documents sont rangés par bien, lot et type de document d’après l’adresse imprimée dessus, pas d’après le nom du fichier.
Capture des pièces jointes
Les factures fournisseurs, rapports d’inspection et échanges avec les locataires qui arrivent par e-mail sont récupérés et classés sous le bon lot.
Des règles pour chaque nouveau fichier
Définissez les règles de classement une fois, et chaque nouveau document, qu’il vienne de Gmail ou Outlook, de Slack ou Teams, de Google Drive, OneDrive, SharePoint ou Dropbox, est organisé selon elles sans que personne n’y touche.
Fonctionne là où sont déjà vos fichiers
Une extension de navigateur intègre The Drive AI à Google Drive, OneDrive et Dropbox : l’agence organise et cherche sur place, sans quitter son stockage actuel.
Les dates lues sur le bail
Les dates de début et de fin sont prises sur le document : savoir quelles locations se terminent le trimestre prochain se lit dans les baux eux-mêmes.
Recherche dans tout le portefeuille
« Quelles interventions ont été faites sur la climatisation du 400 Pine St ? » La réponse couvre tous les biens, lots et fournisseurs à la fois.
Vérification avant classement
Chaque règle peut attendre l’accord d’une personne, en montrant exactement ce qu’elle va faire avant de le faire. Rien d’irréversible ne se produit sans aperçu.
Signature électronique des baux et avis
Envoyez baux, renouvellements et avenants à signer. Les exemplaires signés se classent tout seuls sous le lot concerné.
Collectez les documents des locataires et fournisseurs
Envoyez un lien pour une attestation d’assurance habitation, un W-9 ou un état des lieux rempli. Ce qui revient est classé sous le bon lot ou le bon fournisseur.
Pour chaque rôle
Ce que chacun y gagne
Gestionnaires locatifs répondent à la question d’un locataire sur son bail pendant l’appel, au lieu de rappeler après avoir fouillé un dossier.
Propriétaires demandent ce qui a été dépensé cette année pour un immeuble, et pour quoi, sans attendre que quelqu’un le compile.
Maintenance consultent sur leur téléphone les trois dernières interventions et le rapport d’inspection d’un lot, depuis le palier.
Chargés de location voient quelles locations se terminent dans les soixante prochains jours, lues dans les baux et non dans un tableur tenu à la main.
Comptabilité rapprochent les factures fournisseurs des biens et des périodes sans ouvrir chaque pièce jointe pour savoir de quel immeuble il s’agit.
Équipes travaillent dans une structure partagée avec des accès par rôle : la maintenance voit les interventions sans voir les baux.
Comparaison
Face au classement à la main
Classement automatique par bien et lot
Dates lues sur le bail
Recherche dans l’historique d’entretien
Questions en langage naturel
Capture des pièces jointes
Fonctionne dans votre stockage actuel
Accès par rôle
Chiffrement
FAQ
Questions fréquentes
- Comment organiser baux, états des lieux et factures en gestion locative ?
- Par bien d’abord, puis par lot, puis par type de document, avec chaque document nommé en commençant par la date au format ISO. Chaque question posée à un gestionnaire locatif commence par une adresse, donc l’adresse doit être le premier niveau. Les documents fournisseurs qui concernent l’entreprise plutôt qu’une intervention (W-9, attestations d’assurance) font exception et vont dans un dossier fournisseur.
- The Drive AI remplace-t-il AppFolio, Buildium ou Yardi ?
- Non. Ces logiciels tiennent la comptabilité : loyers, impayés, suivi des interventions, comptes rendus aux propriétaires. The Drive AI conserve les documents qui se trouvent derrière : le bail signé, le rapport d’inspection, la facture fournisseur telle qu’elle est arrivée. Il fonctionne à côté d’un logiciel de gestion locative, il n’en tient pas lieu.
- L’agence doit-elle déplacer ses fichiers ?
- Non. Une extension de navigateur intègre The Drive AI à Google Drive, OneDrive et Dropbox, et les documents sont organisés, renommés et recherchés là où ils se trouvent déjà. Des workflows peuvent aussi surveiller SharePoint, Gmail, Outlook, Slack et Teams. Rien n’est migré et les liens existants continuent de fonctionner.
- Comment sait-il à quel lot appartient un document ?
- Il lit l’adresse et le numéro de lot sur le document. Un bail, un rapport d’inspection et une facture de plombier indiquent tous le bien concerné, c’est pourquoi ils peuvent être classés sans que personne ne tape d’adresse. Un document qui ne mentionne aucun lot, comme une facture qui concerne tout l’immeuble, est classé au niveau du bien.
- Peut-il me dire quels baux arrivent à échéance ?
- Oui. Les dates de début et de fin sont lues sur le bail lui-même : la liste des locations qui se terminent dans les soixante prochains jours vient des documents, pas d’un tableur que quelqu’un doit tenir à jour. Une vérification programmée peut les signaler avant la fin de la période de renouvellement.
- Et les photos prises lors des inspections ?
- Les photos ne portent aucune adresse lisible : elles sont classées selon l’import par lequel elles sont arrivées, pas selon leur contenu. En pratique, cela veut dire un lien d’import par lot ou par inspection, et le lot de photos reste groupé sous le bon logement.
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Free PDF toolsGérez plus de biens. Passez moins de temps sur la paperasse.
Classé d’après l’adresse imprimée sur le document, dans le stockage que vous utilisez déjà.