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Les fichiers créatifs, classés par clientet par campagne dès leur arrivée.
The Drive AI classe les livrables, les briefs et les validations sous le client et la campagne auxquels ils appartiennent. La version validée saute aux yeux, et Logo_final_v3_FINAL_revised cesse d’être une catégorie de fichier.
Gratuit pour commencer
En bref
Comment organiser les fichiers créatifs d’une agence par client et par campagne ?
Par client, puis par campagne, puis par étape : en cours, en relecture, validé, livré. La question posée sur un fichier est rarement où il se trouve, mais quelle version a été validée. The Drive AI classe chaque fichier de l’agence sous son client et sa campagne et le nomme par date, pour que la version actuelle soit simplement la plus récente.
Ce qu’un lecteur partagé ne sait pas faire
- Vous dire lequel de cinq fichiers aux noms proches est la version validée, plutôt que lequel a été enregistré en dernier.
- Distinguer un fichier livré du fichier de travail modifié deux fois depuis la livraison.
- Récupérer les validations et les fichiers révisés qui arrivent en pièce jointe par e-mail ou dans Slack.
Il le fait là où le travail se trouve déjà : une extension de navigateur intègre The Drive AI à Google Drive, OneDrive et Dropbox, et des workflows peuvent surveiller SharePoint, Gmail, Outlook, Slack ou Teams pour tout nouvel élément. Il fonctionne à côté d’Asana, de Monday ou d’un DAM sans les remplacer : ceux-ci gèrent le planning et la bibliothèque de marque, et The Drive AI organise les fichiers de travail autour d’eux.
Le problème
Ce qui vous fait perdre du temps
Des fichiers partout
Des fichiers créatifs éparpillés entre Google Drive, Dropbox, les e-mails, Slack et les ordinateurs de chacun.
Le casse-tête des versions
Logo_final_v3_FINAL_revised.png. Personne ne sait quelle version est la bonne.
Retrouver le bon fichier
Le client veut la bannière validée du trimestre dernier. Personne ne la retrouve.
Des validations noyées dans les fils
Le message qui a validé le travail se trouve dans un canal Slack ou un e-mail que personne ne retrouve.
Comment ça marche
Configurez une fois. Ensuite, il classe tout seul.
Connectez l’endroit où le travail se trouve déjà
Le Google Drive, OneDrive, SharePoint ou Dropbox que l’équipe utilise déjà, ainsi que le Slack, Teams ou la messagerie par où passent les fichiers et les validations.
Décrivez la structure une seule fois
Client, puis campagne, puis étape. Dit avec vos propres mots, au lieu d’être recréé à la main pour chaque nouvelle campagne.
Les fichiers se classent tout seuls
Chaque nouveau fichier est lu et classé sous son client et sa campagne, nommé en commençant par la date pour que le plus récent soit bien le plus récent.
Interrogez tous vos clients à la fois
« Qu’avons-nous livré au client X le trimestre dernier ? » La réponse vient du dossier des livrables, pas de la mémoire de quelqu’un.
Ce que vous pouvez demander
Des questions, avec vos propres mots
- Trouve les déclinaisons validées du logo d’Acme Corp
- Montre tous les visuels réseaux sociaux de la campagne de printemps
- Quels projets clients n’ont pas encore de livrables finaux ?
- Retrouve la charte graphique du client fintech
- Trouve toutes les vidéos de plus de 30 secondes du T4
- Montre-moi la dernière présentation pour l’appel d’offres santé
- Qu’avons-nous livré au client X le trimestre dernier ?
- Trouve la sélection de photos du shooting produit
Ce qu’il fait
Pensé pour la façon dont travaille une agence
Classé par client et par campagne
Les fichiers rejoignent le client et la campagne auxquels ils appartiennent, avec les versions de travail, validées et livrées séparées au lieu d’être mélangées dans un même dossier.
Le plus récent est le plus récent
Les fichiers sont nommés en commençant par la date : la version actuelle apparaît en triant, sans avoir à compter les FINAL dans les noms de fichier.
Des règles pour chaque nouveau fichier
Définissez les règles de classement une fois, et chaque nouveau fichier, qu’il vienne de Slack ou Teams, de Gmail ou Outlook, de Google Drive, OneDrive, SharePoint ou Dropbox, est organisé selon elles sans que personne n’y touche.
Fonctionne là où sont déjà vos fichiers
Une extension de navigateur intègre The Drive AI à Google Drive, OneDrive et Dropbox : l’agence organise et cherche sur place, sans quitter son stockage actuel.
Recherche dans les briefs et les présentations
« Retrouve la charte graphique du client fintech » : la réponse vient du contenu des documents, pas de leur nom.
Vérification avant classement
Chaque règle peut attendre l’accord d’une personne, en montrant exactement ce qu’elle va faire avant de le faire. Rien d’irréversible ne se produit sans aperçu.
Partagez un dossier de campagne avec un client
Des liens sécurisés vers une campagne ou un livrable précis, avec expiration et permissions, sans compte à créer pour le client.
Collectez les fichiers de vos clients
Envoyez un lien pour recevoir logos, photos produit ou textes. Ce qui revient est classé sous ce client et cette campagne, pas dans une boîte de réception.
Signature électronique des cahiers des charges
Envoyez des cahiers des charges et des contrats à signer. Les exemplaires signés se classent tout seuls sous le client.
Pour chaque rôle
Ce que chacun y gagne
Directeurs de création ouvrent la version validée de n’importe quel fichier sans demander à trois personnes de quel fichier il s’agissait.
Chefs de projet client répondent à ce qui a été livré, et quand, pendant que le client est encore en ligne.
Graphistes retrouvent le visuel qui existe déjà au lieu de le refaire, ce qui est l’heure la moins chère qu’une agence puisse économiser.
Chefs de projet confient une campagne à un nouveau venu sans visite guidée, parce que chaque dossier client est organisé de la même façon.
Concepteurs-rédacteurs cherchent dans les briefs, les chartes et les anciens textes d’un client comme dans un seul ensemble, au lieu d’ouvrir des présentations jusqu’à tomber sur la bonne.
Dirigeants d’agence voient ce qui reste à livrer pour tous les clients sans demander à chaque équipe de préparer un point d’avancement.
Comparaison
Face au classement à la main
Classement automatique par client et campagne
Versions validées séparées du travail en cours
Recherche en langage naturel
Recherche dans les briefs et présentations
Capture depuis l’e-mail et Slack
Fonctionne dans votre stockage actuel
Espaces de partage client
Chiffrement au repos
FAQ
Questions fréquentes
- Comment organiser les fichiers créatifs dans une agence ?
- Par client, puis par campagne, puis par étape (en cours, en relecture, validé, livré), avec des fichiers nommés en commençant par la date au format ISO. Le niveau de l’étape est celui qui compte, car la question posée sur un fichier est presque toujours quelle version a été validée, pas où il se trouve.
- Comment en finir avec les fichiers Logo_final_v3_FINAL ?
- En retirant la version du nom de fichier pour y mettre la date, afin que le fichier le plus récent soit le plus récent par simple tri, sans interprétation. Garder les fichiers validés et livrés dans leurs propres dossiers d’étape est ce qui empêche de confondre un fichier de travail modifié depuis avec celui que le client a validé.
- Peut-il retrouver un visuel à partir d’une description ?
- Il cherche dans le contenu des fichiers, ce qui fonctionne bien pour les briefs, les présentations, les chartes et tout fichier qui contient du texte. Pour une image sans texte, la recherche dépend de l’endroit où le fichier est classé et de son nom, pas d’une interprétation de l’image : c’est la structure des dossiers qui fait le travail, pas la reconnaissance d’image.
- L’agence doit-elle déplacer ses fichiers ?
- Non. Une extension de navigateur intègre The Drive AI à Google Drive, OneDrive et Dropbox, et les fichiers sont organisés, renommés et recherchés là où ils se trouvent déjà. Des workflows peuvent aussi surveiller SharePoint, Slack, Teams, Gmail et Outlook. Rien n’est migré et les liens de partage existants continuent de fonctionner.
- Est-ce que cela remplace un DAM ou un outil de gestion de projet ?
- Non. Un DAM conserve la bibliothèque de marque validée avec ses droits et ses règles d’usage ; Asana ou Monday gère le planning. The Drive AI organise les fichiers de travail autour des deux : les brouillons, les envois aux clients, les pièces jointes Slack, là où se trouve en réalité l’essentiel du désordre.
- Quels types de fichiers créatifs prend-il en charge ?
- Les PDF, les fichiers de création à calques, les exports, les PNG, JPG, SVG, la vidéo, les présentations et les formats de document. Les fichiers qui contiennent du texte sont consultables par leur contenu ; les fichiers de création binaires sont organisés et retrouvés selon leur emplacement et leur nom, pas selon ce qu’ils contiennent.
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Free PDF toolsChaque fichier, chaque client, à une recherche près
Classé par client et par campagne, avec la version validée bien visible.