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Les documents des salariés, classéssous la personne à qui ils appartiennent.
The Drive AI lit chaque document pour y trouver le salarié et le type de document, puis le classe au bon endroit : un dossier du personnel tient dans un seul dossier, et non dans une recherche entre une boîte de réception, un drive et un ATS.
Gratuit pour commencer
En bref
Comment un service RH doit-il organiser les documents des salariés ?
Un dossier par salarié, puis par type de document, en isolant ce que la loi impose de conserver à part, point que la plupart des systèmes ratent. The Drive AI lit sur chaque document la personne nommée et le type de pièce, puis le classe : une promesse d’embauche signée arrive dans le bon dossier du personnel sans être renommée.
Ce qu’un disque partagé ne sait pas faire
- Classer seul un formulaire signé sous le bon salarié, d’après le nom imprimé dessus et non d’après le nom sous lequel il a été enregistré.
- Empêcher que des types de documents qui doivent rester hors du dossier principal du personnel y soient déposés par erreur.
- Montrer quelles nouvelles recrues n’ont pas encore rendu leurs documents, dans la semaine où l’on peut encore les relancer.
Il le fait là où les documents se trouvent déjà : une extension de navigateur place The Drive AI dans Google Drive, OneDrive et Dropbox, et des workflows peuvent surveiller SharePoint, Gmail, Outlook, Slack ou Teams. Il fonctionne à côté d’un SIRH ou d’un ATS, sans les remplacer : eux contiennent le dossier du salarié et le processus de recrutement, lui conserve les documents qui les sous-tendent, y compris un formulaire fiscal renvoyé par un salarié.
Le problème
Ce qui vous fait perdre du temps
Des dossiers du personnel partout
Des documents éparpillés entre les e-mails, les logiciels de recrutement, le bureau de l’ordinateur et les armoires de classement.
Retrouver ce fameux CV
Des heures à chercher un candidat précis d’il y a six mois.
Des documents d’intégration à moitié rendus
Six formulaires envoyés, quatre rendus, et personne ne sait dire lesquels manquent.
Des certifications qui expirent sans qu’on le voie
Habilitations et certificats de formation renouvelés chacun selon son calendrier, suivis dans un tableur.
Comment ça marche
Configurez une fois. Ensuite, il classe tout seul.
Connectez les endroits où arrivent déjà les documents
Le Google Drive, OneDrive, SharePoint ou Dropbox que l’équipe utilise déjà, ainsi que la boîte qui reçoit les formulaires signés et les certificats.
Décrivez le classement une fois
Salarié, puis type de document, en nommant comme telles les catégories à conserver séparément. Dit en langage courant.
Les documents se classent tout seuls
Chaque arrivée est lue pour en tirer la personne et le type de document, puis classée et nommée. Les formulaires numérisés et photographiés sont lus par OCR.
Voyez ce qui reste à recevoir
"Quelles nouvelles recrues n’ont pas rendu leurs documents ?" La réponse vient de ce qui est arrivé et de ce qui manque.
Ce que vous pouvez demander
Des questions, avec vos propres mots
- Trouve tous les ingénieurs logiciel qui ont de l’expérience en Python
- Quelles nouvelles recrues ont encore des documents à rendre ?
- Quels candidats ont postulé au poste marketing au T3 ?
- Trouve tous les entretiens annuels du dernier cycle
- Montre-moi les documents d’intégration des salariés embauchés en janvier
- Quels salariés ont des certifications qui expirent bientôt ?
- Trouve les CV des candidats titulaires d’un MBA
- Montre tous les documents de départ de 2024
Ce qu’il fait
Pensé pour le quotidien d’un service RH
Classement par salarié
Les documents se rangent sous la personne nommée dessus : un dossier du personnel tient dans un seul dossier, et non dans une recherche entre trois systèmes.
Séparer ce qui doit rester séparé
Des règles peuvent envoyer les types de documents qui n’ont pas leur place dans le dossier principal du personnel vers un emplacement restreint dédié, sans compter sur la mémoire de la personne qui classe.
Collecte des documents d’intégration
Envoyez à une nouvelle recrue un seul lien pour tout ce qu’elle doit rendre. Ce qui revient se classe sous son nom, et ce qui manque est visible.
Expiration des certifications lue sur le document
Certificats de formation et habilitations sont nommés par leur date d’expiration, si bien qu’une vérification programmée signale ce qui arrive à échéance.
Des règles pour chaque nouveau fichier
Définissez les règles de classement une fois, et chaque nouveau document, qu’il vienne de Gmail ou Outlook, de Slack ou Teams, de Google Drive, OneDrive, SharePoint ou Dropbox, est organisé selon elles sans intervention.
Fonctionne là où sont déjà vos fichiers
Une extension de navigateur place The Drive AI dans Google Drive, OneDrive et Dropbox : l’équipe organise et recherche sur place, sans quitter son stockage actuel.
Recherche dans les candidatures
"Trouve tous les ingénieurs logiciel qui ont de l’expérience en Python" : la réponse vient du contenu des CV, pas de leur nom de fichier.
Signature électronique des offres et des politiques
Envoyez à la signature promesses d’embauche, contrats et accusés de lecture des politiques internes. Les copies signées se classent d’elles-mêmes sous le salarié.
Capture des pièces jointes
Les formulaires signés et les certificats renvoyés par e-mail sont capturés et classés automatiquement sous la bonne personne.
Pour chaque rôle
Ce que chacun y gagne
Recruteurs cherchent dans toutes les candidatures d’après le contenu du CV, et non d’après qui a pensé à l’étiqueter.
Responsables RH ouvrent un dossier du personnel complet sans devoir d’abord le reconstituer à partir d’une boîte de réception, d’un drive et d’un SIRH.
DRH voient quels dossiers sont incomplets dans toute l’organisation, au lieu de le découvrir lors d’un audit.
Acquisition de talents retrouvent le candidat d’il y a six mois qui ne convenait pas alors et qui convient aujourd’hui.
Paie et avantages sociaux vérifient, personne par personne, quels formulaires fiscaux et d’avantages ont réellement été rendus, sans ouvrir chaque dossier.
Équipes d’intégration envoient un seul lien pour tous les documents d’une nouvelle recrue et le voient se remplir, au lieu de relancer six formulaires séparément.
Comparaison
Face au classement à la main
Classement automatique par salarié
Recherche dans le contenu des CV
Types de documents restreints tenus à part
Visibilité sur les documents en attente
Suivi de l’expiration des certifications
Fonctionne dans votre stockage actuel
Accès par rôle
Chiffrement de niveau bancaire
FAQ
Questions fréquentes
- Comment organiser les documents des salariés ?
- Un dossier par salarié, puis par type de document, chaque fichier étant nommé en commençant par la date au format ISO pour que le dossier se lise comme la chronologie de l’emploi. Le point important : plusieurs catégories de documents doivent être conservées hors du dossier principal du personnel, et elles ont besoin de leur propre emplacement restreint plutôt que d’un sous-dossier à l’intérieur.
- Quels documents des salariés faut-il conserver séparément ?
- Les catégories à isoler, et le degré de séparation, dépendent de votre juridiction et du type de document : les dossiers médicaux, les vérifications d’autorisation de travail et les dossiers d’enquête sont souvent traités ainsi. Vérifiez les détails avec votre propre conseil juridique ; ce que fournit The Drive AI, ce sont des règles qui envoient automatiquement ces types de documents vers un emplacement restreint distinct, sans dépendre de la mémoire de la personne qui classe.
- Un service RH doit-il déplacer ses fichiers ?
- Non. Une extension de navigateur place The Drive AI dans Google Drive, OneDrive et Dropbox, si bien que les documents sont organisés, renommés et recherchés là où ils se trouvent déjà. Des workflows peuvent aussi surveiller SharePoint, Gmail, Outlook, Slack et Teams. Rien n’est migré et les liens existants continuent de fonctionner.
- Peut-il me dire quelles nouvelles recrues ont encore des documents à rendre ?
- Oui, par rapport à la liste de ce qu’exige l’intégration. Cette liste vient de vous, car elle varie selon le poste et le lieu. Le système suit ce qui est réellement revenu pour chaque personne, une information qui sinon reste dans la tête de quelqu’un pendant la semaine la plus chargée d’un recrutement.
- Est-ce que cela remplace un SIRH ou un ATS ?
- Non. Workday, BambooHR et les logiciels de recrutement contiennent le dossier du salarié, le vivier de candidats et les processus. The Drive AI contient les documents qui les sous-tendent et les rend consultables par recherche, y compris ceux numérisés ou reçus par e-mail qui ne sont jamais versés dans l’un ou l’autre système.
- Les salariés peuvent-ils consulter leurs propres documents ?
- Vous pouvez partager des documents ou des dossiers précis avec une personne au moyen d’un lien sécurisé, avec date d’expiration et droits d’accès, pour lui donner ses propres documents sans accès à rien d’autre. Il s’agit de partage de documents, pas d’un portail salarié en libre-service complet.
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Chaque document sous la personne qu’il nomme, le jour où il arrive.