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Les documents qui font tourner le cabinet,pas le dossier patient.
Dossiers d’habilitation, contrats avec les payeurs, contrats fournisseurs, autorisations d’exercice et dossiers du personnel : lus, classés et suivis jusqu’à leur date d’expiration, dans le stockage que le cabinet utilise déjà.
Gratuit pour commencer
En bref
Comment un cabinet médical peut-il garder en ordre ses documents d’habilitation, de payeurs et de fournisseurs ?
The Drive AI lit chaque document à son arrivée, identifie le praticien ou le fournisseur concerné, le type de document et sa date d’expiration, et le classe en conséquence. Dans un cabinet médical, une autorisation renouvelée remplace ainsi celle qu’elle annule, au lieu de s’ajouter à côté sous un autre nom.
Ce qu’un disque partagé ne sait pas faire
- Classer seul une autorisation, un certificat ou un contrat sous le bon praticien ou le bon fournisseur, d’après ce que dit le document et non d’après son nom.
- Lire la date d’expiration d’une habilitation et prévenir quelqu’un avant qu’elle n’expire.
- Récupérer les documents qui n’ont jamais existé qu’en pièce jointe d’un e-mail envoyé par un payeur ou une agence de remplacement.
Il le fait là où les documents se trouvent déjà : une extension de navigateur place The Drive AI dans Google Drive, OneDrive et Dropbox, et des workflows peuvent surveiller SharePoint, Gmail, Outlook, Slack ou Teams pour tout nouvel arrivage. Il s’agit des documents administratifs du cabinet ; le dossier clinique a sa place dans le dossier patient informatisé (DPI) et y reste.
Le problème
Ce qui vous fait perdre du temps
Des habilitations qui expirent sans qu’on le voie
Autorisations d’exercice, enregistrements DEA, certifications de spécialité et assurance responsabilité civile professionnelle, chacune renouvelée selon son propre calendrier.
Les documents des payeurs dans une boîte de réception
Contrats, grilles tarifaires et avenants envoyés par e-mail par une demi-douzaine de payeurs.
Du papier jamais classé
Des piles de formulaires numérisés, de fax et de contrats signés qui dorment dans un dossier appelé Scans.
Un praticien, cinq dossiers
Les documents d’un même médecin répartis entre l’habilitation, les RH, les dossiers payeurs et le bureau de l’ordinateur de quelqu’un.
Comment ça marche
Configurez une fois. Ensuite, il classe tout seul.
Connectez les endroits où arrivent déjà les documents
Le Google Drive, OneDrive, SharePoint ou Dropbox que le cabinet utilise déjà, ainsi que le compte Gmail ou Outlook où arrivent les courriers des payeurs et des agences.
Décrivez le classement une fois
Praticien, puis type de document, ou fournisseur, puis contrat. Dit en langage courant, sans construire de modèle d’arborescence.
Les nouveaux documents se classent tout seuls
Chaque arrivée est lue pour savoir à qui elle appartient, ce qu’elle est et quand elle expire, puis classée et nommée avec cette date. Le papier numérisé est lu par OCR.
Soyez prévenu avant qu’une échéance passe
"Quelles habilitations expirent dans les soixante prochains jours ?" Une question posée à intervalles réguliers, avec une réponse avant que le manque ne pose problème.
Ce que vous pouvez demander
Des questions, avec vos propres mots
- Quelles autorisations d’exercice expirent dans les 90 prochains jours ?
- Trouve le contrat payeur en vigueur avec Blue Cross
- Montre-moi la grille tarifaire qui s’appliquait en mars
- Quels contrats fournisseurs se renouvellent tacitement ce trimestre ?
- Trouve l’historique de maintenance du matériel d’imagerie
- Montre les attestations d’assurance RCP de chaque praticien
- Quels documents manquent encore pour la nouvelle recrue ?
- Trouve l’avenant au bail signé l’an dernier
Ce qu’il fait
Pensé pour le quotidien d’un cabinet médical
Dates d’expiration lues sur le document
Autorisations d’exercice, enregistrements DEA, certifications de spécialité, attestations d’assurance responsabilité civile professionnelle et certificats CLIA sont nommés par leur date d’expiration : un dossier se lit sans rien ouvrir.
Classement par praticien ou par fournisseur
Les documents se rangent sous la personne ou la société à laquelle ils appartiennent : le dossier d’habilitation d’un praticien tient dans un seul dossier, et non cinq.
Des règles pour chaque nouveau fichier
Définissez les règles de classement une fois, et chaque nouveau document, qu’il vienne de Gmail ou Outlook, de Slack ou Teams, de Google Drive, OneDrive, SharePoint ou Dropbox, est organisé selon elles sans intervention.
Fonctionne là où sont déjà vos fichiers
Une extension de navigateur place The Drive AI dans Google Drive, OneDrive et Dropbox : le cabinet organise et recherche sur place, sans quitter son stockage actuel.
Le papier numérisé devient consultable
Fax, formulaires signés et documents photographiés sont lus par OCR : un scan se retrouve par ce qu’il dit au lieu de rester une simple image.
Interrogez tous vos contrats
"Quels contrats payeurs se renouvellent avant mars ?" ou "Trouve le contrat de maintenance de l’autoclave" : la réponse porte sur l’ensemble à la fois.
Validation avant classement
Toute règle peut attendre l’accord d’une personne, en montrant exactement ce qu’elle va faire avant de le faire. Rien d’irréversible ne se produit sans aperçu.
Capture des pièces jointes
Avenants des payeurs, documents des agences et factures fournisseurs reçus par e-mail sont capturés et classés sous le bon praticien ou fournisseur.
Signature électronique des contrats
Envoyez à la signature contrats fournisseurs, documents d’embauche et autorisations de communication. Les copies signées se classent d’elles-mêmes.
Collecte auprès des praticiens
Envoyez à un remplaçant, une nouvelle recrue ou un fournisseur un lien pour déposer ses autorisations et certificats. Ce qui revient se classe sous son nom.
Pour chaque rôle
Ce que chacun y gagne
Responsables de cabinet voient ce qui expire chez chaque praticien et chaque fournisseur, sans tenir un tableur périmé une semaine après sa création.
Chargés des habilitations gardent un dossier par praticien avec l’autorisation d’exercice, l’enregistrement DEA, la certification de spécialité et l’assurance responsabilité civile professionnelle en cours, chacun nommé par sa date d’expiration.
Responsables de la facturation trouvent le contrat payeur et la grille tarifaire en vigueur à la date des soins, et non la version qui se trouve être la plus récente.
Secrétariat administratif ne classent plus à la main factures fournisseurs, rapports de maintenance et formulaires signés, car la règle qui dit où ils vont s’exécute à l’arrivée de chacun.
Titulaires du cabinet savent quels contrats se renouvellent tacitement et quand, avant qu’une fenêtre de résiliation ne se ferme sans que personne ne s’y soit penché.
Comparaison
Face au classement à la main
Dates d’expiration lues sur les documents
OCR des formulaires numérisés et des fax
Classement par praticien ou fournisseur
Recherche en langage courant
Capture des pièces jointes
Fonctionne dans votre stockage actuel
Partage de fichiers sécurisé
Chiffrement au repos
FAQ
Questions fréquentes
- Est-ce fait pour les dossiers patients ?
- Non. The Drive AI organise les documents administratifs qui font tourner un cabinet : dossiers d’habilitation, contrats avec les payeurs, contrats fournisseurs, autorisations d’exercice, baux et dossiers du personnel. Le dossier clinique a sa place dans le dossier patient informatisé et doit y rester. Les cabinets utilisent The Drive AI pour tout ce qui entoure le dossier patient, pas pour le dossier lui-même.
- Comment fonctionne le suivi des dates d’expiration des habilitations ?
- La date d’expiration est imprimée sur l’autorisation d’exercice, l’enregistrement DEA, la certification de spécialité et l’attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle : elle est donc lue sur le document au lieu d’être saisie dans un tableur. La date est intégrée au nom du fichier, ce qui rend le dossier du praticien lisible d’un coup d’œil, et une vérification programmée signale ce qui expire dans les soixante prochains jours, avant l’échéance.
- Un cabinet médical doit-il déplacer ses fichiers ?
- Non. Une extension de navigateur place The Drive AI dans Google Drive, OneDrive et Dropbox, si bien que les documents sont organisés, renommés et recherchés là où ils se trouvent déjà. Des workflows peuvent aussi surveiller SharePoint, Gmail, Outlook, Slack et Teams pour les nouveaux fichiers. Rien n’est migré et les liens existants continuent de fonctionner.
- Que deviennent les fax et le papier numérisé ?
- Ils sont lus par OCR : un contrat faxé ou un certificat photographié se retrouve par ce qu’il dit au lieu d’être stocké comme une simple image. C’est ce qui permet de lire une date d’expiration sur un document arrivé sous forme de scan.
- Peut-il retrouver la version d’un contrat en vigueur à une date donnée ?
- Oui, si les versions remplacées ont été conservées. Les documents sont nommés et classés d’après leurs propres dates : l’avenant en vigueur en mars se trouve dans l’ordre, à côté de celui qui l’a remplacé. Si une ancienne version a été écrasée au lieu d’être conservée, rien ne permet de la récupérer.
- Est-ce que cela remplace un DPI ou un logiciel de gestion de cabinet ?
- Non. Ces logiciels contiennent le dossier clinique ainsi que la prise de rendez-vous et la facturation. The Drive AI contient les documents qui les entourent : contrats, habilitations, documents fournisseurs et contrats signés, qui sinon vivent dans une boîte de réception ou dans un dossier appelé Scans.
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Habilitations, contrats et documents fournisseurs, classés et datés d’après ce que dit le document.