SolutionsTransport routier
Les documents de chargement, classés par chargementavant la facturation.
The Drive AI lit le numéro de chargement sur la confirmation d’affrètement, la lettre de voiture et la preuve de livraison, y compris celle que votre conducteur a photographiée sur un parking, et classe les trois sous le même chargement.
Gratuit pour commencer
En bref
Comment une entreprise de transport routier doit-elle organiser ses documents de chargement et ses dossiers conducteurs ?
Par chargement pour tout ce que vous facturez, par conducteur pour tout ce que demande un auditeur. The Drive AI lit le numéro de chargement sur une confirmation d’affrètement, une lettre de voiture ou une preuve de livraison et classe les trois ensemble : le dossier de facturation du transporteur est complet avant qu’on le cherche.
Ce qu’une boîte de réception et un disque partagé ne savent pas faire
- Classer une preuve de livraison qu’un conducteur a photographiée sur son volant, d’après le numéro de chargement imprimé dessus et non d’après un nom de fichier comme IMG_2291.jpg.
- Ranger un certificat médical et un relevé de dossier de conduite (MVR) sous le bon conducteur, nommés par la date qui compte, et les signaler avant qu’ils n’expirent.
- Récupérer les documents qui arrivent en pièce jointe de la part des commissionnaires, des destinataires et des garages, et qui n’atteignent jamais le logiciel d’exploitation.
Il fonctionne à côté d’un logiciel de gestion du transport (TMS), sans le remplacer. Le TMS planifie le chargement, le suit et le facture ; The Drive AI conserve les documents qui l’accompagnent, y compris tout ce qui arrive par e-mail ou en photo depuis la cabine. Les documents des conducteurs fonctionnent de la même façon, d’après le conducteur nommé dessus, avec la date qui compte dans le nom du fichier. Des workflows peuvent surveiller Gmail, Outlook, Google Drive, OneDrive, SharePoint ou Dropbox, et les fichiers restent dans le compte où ils sont arrivés.
Le problème
Ce qui vous fait perdre du temps
Trois documents, trois expéditeurs, trois jours
La confirmation d’affrètement vient du commissionnaire, la lettre de voiture du conducteur et la preuve de livraison du destinataire, et rien ne les réunit au même endroit.
Des documents qui arrivent en photo
Les conducteurs ne scannent pas. Une lettre de voiture signée, c’est une photo prise sur un parking, appelée IMG_2291.jpg et tournée de quatre-vingt-dix degrés.
La facturation attend le dossier
La facture ne peut pas partir tant que les pièces ne sont pas réunies, et les rassembler à la main est l’étape qui sépare la livraison du paiement.
Des dossiers conducteurs qui se périment sans bruit
Un certificat médical se renouvelle au rythme du médecin examinateur, pas du vôtre, et personne ne s’en aperçoit avant qu’un audit demande à le voir.
Comment ça marche
Configurez une fois. Ensuite, il classe tout seul.
Connectez la boîte de réception et le drive
La boîte qui reçoit les confirmations d’affrètement et les preuves de livraison, ainsi que le dossier où les conducteurs déposent leurs photos depuis la route. La plupart des transporteurs ont besoin des deux.
Dites une fois comment fonctionne le classement
Un dossier par chargement pour ce que vous facturez, un par conducteur pour les dossiers de qualification, un par véhicule pour l’entretien. Dit en langage courant, sans reconstruire une arborescence pour chaque chargement réservé.
Les documents se classent tout seuls
Chaque arrivée est lue pour en tirer le numéro de chargement, le conducteur ou le véhicule, puis renommée par date et type de document et classée. Les photos sont lues comme les scans.
Interrogez tous les documents
"Trouve la preuve de livraison du chargement 7842" : la réponse porte sur tout ce qui a été classé, avec le document d’où elle vient.
Ce que vous pouvez demander
Des questions, avec vos propres mots
- Trouve la preuve de livraison du chargement 7842
- Montre-moi toutes les confirmations d’affrètement de ce commissionnaire en août
- Quels certificats médicaux expirent dans les soixante prochains jours ?
- Trouve le contrôle annuel du véhicule 117
- Combien avons-nous payé de pneus pour le véhicule 104 l’an dernier ?
- Montre les lettres de voiture signées par Midwest Foods
- Trouve le relevé de dossier de conduite de R. Alvarez
- Quelles factures de réparation mentionnent les freins ?
Ce qu’il fait
Pensé pour le quotidien d’un transporteur
Classement par chargement
Confirmations d’affrètement, lettres de voiture et preuves de livraison arrivent dans le même dossier, car toutes portent le numéro de chargement, quel que soit le nom que l’expéditeur a donné au fichier.
Des photos lues comme des documents
Une lettre de voiture photographiée dans la cabine est lue par OCR : c’est le numéro de chargement imprimé sur la page qui la classe, et non le nom que lui a donné le téléphone.
Dossiers conducteurs par personne
Candidatures, relevés de dossier de conduite, attestations d’essai sur route et certificats médicaux se classent sous le conducteur nommé dessus, avec la date qui compte en tête du nom de fichier.
Historique d’entretien par véhicule
Les factures de réparation du garage le plus proche se classent sous le camion concerné, si bien que le dossier d’un véhicule se lit comme son historique d’entretien, directement dans la liste.
Des règles pour chaque nouveau fichier
Définissez le classement une fois et chaque arrivée le suit, qu’elle vienne de Gmail ou Outlook, de Google Drive, OneDrive, SharePoint ou Dropbox, sans intervention.
Fonctionne là où sont déjà vos fichiers
Une extension de navigateur place The Drive AI dans Google Drive, OneDrive et Dropbox : le transporteur organise sur place, sans quitter son stockage actuel.
Validation avant classement
Toute règle peut attendre l’accord d’une personne, en montrant exactement ce qu’elle va faire. Un document sans numéro de chargement lisible part en vérification au lieu d’être classé au hasard.
Collecte auprès des conducteurs et des transporteurs
Envoyez un lien pour les documents qu’exige un dossier. Ce qui revient se classe sous ce conducteur ou ce transporteur, au lieu d’attendre dans une boîte de réception d’être trié.
Pour chaque rôle
Ce que chacun y gagne
Exploitants ne cherchent plus la confirmation d’affrètement d’un chargement traité par un collègue, car chaque dossier de chargement est construit de la même façon.
Facturation et recouvrement trouvent le dossier déjà réuni sous le chargement, au lieu de le reconstituer à partir de trois boîtes de réception avant de pouvoir facturer.
Sécurité et conformité ouvrent un dossier par conducteur et voient ce qui est à jour, au lieu de découvrir pendant un audit qu’un certificat médical a expiré en mars.
Maintenance lisent l’historique d’un camion dans son propre dossier quand un garage à l’autre bout du pays demande ce qui a été fait en dernier.
Transporteurs indépendants disposent d’un classement qui tient sans le service administratif qu’un système de classement suppose d’habitude.
Comparaison
Face au classement à la main
Classement automatique par numéro de chargement
Lit les documents photographiés
Dossiers conducteurs par personne
Dates de renouvellement lues sur le document
Recherche en langage courant
Fonctionne dans votre stockage actuel
Partage sécurisé avec commissionnaires et affactureurs
Chiffrement de niveau bancaire
FAQ
Questions fréquentes
- Comment organiser les documents d’une entreprise de transport ?
- Par chargement, avec un dossier par numéro de chargement et le nom du client dans le nom du dossier, car chaque document d’un dossier de facturation porte ce numéro et c’est la seule clé qu’ils partagent. Les documents des conducteurs se rangent par conducteur et l’entretien par véhicule, puisque c’est ainsi que ces questions se posent.
- Peut-il classer une lettre de voiture photographiée par un conducteur ?
- Oui, et c’est le cas courant, pas l’exception. Le numéro de chargement est imprimé sur le document : il est lu sur l’image et sert à le classer sous le bon chargement. Une photo prise de travers ou dans une mauvaise lumière peut être illisible, et elle part alors dans un dossier de vérification au lieu d’être classée sous un chargement deviné.
- Est-ce que cela remplace un TMS ?
- Non. Un logiciel de gestion du transport planifie les chargements, les suit et les facture. The Drive AI conserve les documents qui les accompagnent, y compris tout ce qui arrive par e-mail ou en photo d’un conducteur et n’atteint jamais ce logiciel. Les petits transporteurs gèrent souvent leurs documents entièrement depuis une boîte de réception et un disque partagé, et c’est là qu’il trouve sa place.
- Est-ce que cela nous rend conformes aux règles du DOT ?
- Non. Il garde les documents de chaque conducteur à un endroit prévisible, nommés pour que vous voyiez d’un coup d’œil ce qui est à jour, ce qui fait l’essentiel de la rapidité d’un audit. Décider qu’un conducteur est qualifié revient à une personne qui en signe la responsabilité, et les résultats des tests de dépistage d’alcool et de drogues sont conservés à part, pas dans le dossier de qualification.
- Peut-il me dire qu’un dossier de facturation est complet ?
- Non. Rien ici ne compare un dossier à une liste de ce qu’il devrait contenir : il ne peut donc pas signaler qu’une preuve de livraison n’est jamais arrivée. Ce qu’il fait, c’est ranger sous le chargement tout ce qui est arrivé, si bien que le manque se voit dès l’ouverture du dossier. Pour les documents que vous collectez auprès de quelqu’un, c’est une demande de fichiers avec une liste de contrôle qui suit ce qui reste à recevoir.
- Un transporteur doit-il déplacer ses fichiers ?
- Non. Une extension de navigateur place The Drive AI dans Google Drive, OneDrive et Dropbox, et des workflows peuvent surveiller SharePoint, Gmail et Outlook. Les documents sont organisés et renommés là où ils se trouvent déjà, et les liens existants continuent de fonctionner.
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Free PDF toolsLivrez le chargement. Les documents se classent tout seuls.
Chaque document sous son numéro de chargement, son conducteur ou son véhicule, le jour où il arrive.