SolutionsExpertise comptable
Les pièces clients, classées par clientet par exercice, dès leur arrivée.
The Drive AI lit sur chaque document le client, la période et le type de formulaire, puis le classe au bon endroit. Une déclaration qui demande onze documents à un client, ce sont onze documents dans un seul dossier, et non onze réponses dans une boîte de réception.
Gratuit pour commencer
En bref
Comment un cabinet comptable doit-il organiser les documents de ses clients ?
Un cabinet comptable classe par client, puis exercice, puis type de document : chaque question commence par un client et une période. The Drive AI lit le client, l’année fiscale et le type de formulaire sur chaque document et le range dans cette structure : un W-2 envoyé à 23 h arrive dans le bon dossier sans être renommé.
Ce qu’un disque partagé ne sait pas faire
- Classer seul un 1099 ou un relevé bancaire sous le bon client et la bonne année, d’après ce que dit le document et non d’après son nom de fichier.
- Vous dire quels clients n’ont pas encore envoyé leurs documents, tant qu’il est encore temps de les relancer.
- Récupérer ce qui arrive en pièce jointe d’e-mail, c’est-à-dire l’essentiel des documents en période fiscale.
Il le fait là où les documents se trouvent déjà : une extension de navigateur place The Drive AI dans Google Drive, OneDrive et Dropbox, et des workflows peuvent surveiller SharePoint, Gmail, Outlook, Slack ou Teams pour tout nouvel arrivage. Il fonctionne à côté de QuickBooks, Xero et de votre logiciel fiscal, sans les remplacer : eux tiennent la comptabilité, lui conserve les pièces justificatives qui la sous-tendent.
Le problème
Ce qui vous fait perdre du temps
Des dossiers clients partout
Des documents éparpillés entre les e-mails, le bureau de l’ordinateur, les drives en ligne et les armoires de classement.
Retrouver ce fameux reçu
Vingt minutes à chercher un reçu de 47 $ en plein contrôle.
Le chaos de la période fiscale
Des clients qui envoient leurs documents au dernier moment, dans tous les formats possibles.
Onze réponses pour une déclaration
Un client envoie chaque document au fil de l’eau, dans des e-mails séparés, aucun nommé de façon utile.
Comment ça marche
Configurez une fois. Ensuite, il classe tout seul.
Connectez les endroits où arrivent déjà les documents
Le Google Drive, OneDrive, SharePoint ou Dropbox que le cabinet utilise déjà, ainsi que le compte Gmail ou Outlook auquel écrivent les clients.
Décrivez le classement une fois
Client, puis exercice, puis type de document. Dit en langage courant, sans reconstruire une arborescence pour chaque client.
Les documents se classent tout seuls
Chaque arrivée est lue pour en tirer le client, la période et le type de formulaire, puis classée et nommée. Les reçus photographiés et les scans sont lus par OCR.
Demandez ce qui manque encore
"Quels clients n’ont pas encore envoyé leur K-1 ?" La réponse vient de ce qui est arrivé et de ce qui manque, tant qu’il est encore temps de relancer.
Ce que vous pouvez demander
Des questions, avec vos propres mots
- Quel est le total des dépenses de Johnson & Co au T4 2024 ?
- Trouve tous les W-2 manquants de ma liste de clients
- Montre-moi les factures de plus de 5 000 $ du mois dernier
- Résume la lettre de mission de Smith LLC
- Quels tableaux d’amortissement avons-nous pour ABC Corp ?
- Trouve tous les formulaires 1099-NEC reçus cette année
- Compare le chiffre d’affaires de tous les clients d’une année sur l’autre
- Quels clients n’ont pas fourni leurs documents K-1 ?
Ce qu’il fait
Pensé pour le quotidien d’un cabinet comptable
Classement par client et par exercice
Les documents se rangent dans une structure client, année et type lue sur le document, si bien qu’un 1099 de 2025 d’un client n’atterrit jamais dans le dossier d’un autre.
Collecte des documents clients
Envoyez à un client un seul lien pour tout ce qu’exige une déclaration. Ce qu’il dépose se classe sous son nom, et vous voyez ce qui manque encore.
Capture des pièces jointes
Les documents reçus en pièce jointe sont capturés et classés sous le bon client, sans passer d’abord par le bureau de l’ordinateur.
Des règles pour chaque nouveau fichier
Définissez les règles de classement une fois, et chaque nouveau document, qu’il vienne de Gmail ou Outlook, de Slack ou Teams, de Google Drive, OneDrive, SharePoint ou Dropbox, est organisé selon elles sans intervention.
Fonctionne là où sont déjà vos fichiers
Une extension de navigateur place The Drive AI dans Google Drive, OneDrive et Dropbox : le cabinet organise et recherche sur place, sans quitter son stockage actuel.
Reçus et relevés lus par OCR
Les reçus photographiés, les relevés numérisés et les formulaires faxés sont lus sur la page, si bien qu’un reçu de 47 $ se retrouve par son montant et son fournisseur.
Validation avant classement
Toute règle peut attendre l’accord d’une personne, en montrant exactement ce qu’elle va faire avant de le faire. Rien d’irréversible ne se produit sans aperçu.
Signature électronique des lettres de mission
Envoyez à la signature lettres de mission, formulaires 8879 et autorisations. Les copies signées se classent d’elles-mêmes sous le client et l’année.
Interrogez tous les dossiers clients
"Montre-moi les factures de plus de 5 000 $ du mois dernier" : la réponse porte sur l’ensemble des documents, avec le fichier d’où vient chaque élément.
Pour chaque rôle
Ce que chacun y gagne
Experts-comptables ouvrent n’importe quel document client pendant un appel, au lieu de promettre de le retrouver ensuite.
Collaborateurs comptables laissent reçus, factures et relevés bancaires se classer par client et par mois, au lieu de trier chaque matin une boîte partagée.
Préparateurs fiscaux voient d’un coup d’œil lesquels de leurs cent clients n’ont pas encore envoyé un W-2, un 1099 ou un K-1, tant qu’il est encore temps de le demander.
Directeurs financiers posent des questions sur les rapports financiers, les documents de conformité et les dossiers du conseil comme sur un seul ensemble.
Cabinets comptables gardent une seule structure de classement pour chaque client et chaque collaborateur, pour qu’une reprise de dossier ne commence pas par des fouilles.
Contrôleurs de gestion retrouvent la pièce justificative d’une écriture sans demander à celui qui l’a passée où il l’a rangée.
Comparaison
Face au classement à la main
Classement automatique par client
Organisation par exercice
Extraction des factures et reçus
Liens de collecte par client
Visibilité sur les documents manquants
Fonctionne dans votre stockage actuel
Partage sécurisé avec les clients
Chiffrement de niveau bancaire
FAQ
Questions fréquentes
- Comment organiser les documents clients dans un cabinet comptable ?
- Par client, puis par exercice, puis par type de document, chaque fichier étant nommé en commençant par la date au format ISO. Toute demande traitée par un comptable part d’un client et d’une période : ce sont donc les deux premiers niveaux. Garder une structure identique pour chaque client permet à un collaborateur de reprendre le dossier d’un autre sans qu’on lui explique où se trouve quoi.
- Comment les clients envoient-ils leurs documents ?
- Le cabinet envoie à chaque client un seul lien, et tout ce que le client dépose par ce lien se classe sous son nom et l’année. Le client n’a pas de compte à créer. Les documents envoyés en pièce jointe d’e-mail sont capturés aussi, ce qui compte, car en période fiscale la plupart arrivent ainsi, quoi que vous ayez demandé.
- Peut-il me dire quels clients n’ont pas encore envoyé leurs documents ?
- Il peut vous dire, client par client, ce qui est arrivé et ce qui manque par rapport à l’ensemble des documents qu’exige une déclaration. C’est la question à se poser en février, et la réponse est d’ordinaire dispersée entre une boîte de réception et la mémoire de quelqu’un.
- Un cabinet comptable doit-il déplacer ses fichiers ?
- Non. Une extension de navigateur place The Drive AI dans Google Drive, OneDrive et Dropbox, si bien que les documents sont organisés, renommés et recherchés là où ils se trouvent déjà. Des workflows peuvent aussi surveiller SharePoint, Gmail, Outlook, Slack et Teams. Rien n’est migré et les liens existants continuent de fonctionner.
- Est-ce que cela remplace QuickBooks, Xero ou un logiciel fiscal ?
- Non. Ces outils font la comptabilité : le grand livre, le rapprochement, la déclaration elle-même. The Drive AI conserve les pièces justificatives qui les sous-tendent et les rend faciles à retrouver. C’est l’armoire de classement, pas le calcul.
- Quels types de documents prend-il en charge ?
- W-2, 1099, K-1, relevés bancaires et de courtage, factures, reçus, lettres de mission, tableaux d’amortissement et déclarations antérieures, aux formats PDF, image, Word et tableur. Les reçus photographiés et les relevés numérisés sont lus par OCR au lieu d’être stockés comme de simples images.
Need to merge, split, compress, or sign a PDF right now? The free browser tools need no sign-up.
Free PDF toolsVotre prochaine saison fiscale, enfin bien rangée
Chaque document client classé par client et par année, dès son arrivée.