Workflows
Que voulez-vous automatiser ?
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The Drive AI
Une facture, du début à la fin
Le goulot d’étranglement, c’était de devoir trancher.
Classer n’a jamais été l’étape lente. L’étape lente, c’était quelqu’un qui ouvrait le fichier pour répondre à une question. Voici un fichier, rejoué à partir de son propre historique dans l’application. Faites défiler.
Dites-le une fois
Le workflow ci-dessus a commencé par une seule phrase. Personne n’a fait glisser de bloc.
C’est l’assistant auquel vous parlez déjà. Dites ce qui doit se passer quand un fichier arrive et les étapes apparaissent sur le canevas, reliées et nommées. Changez d’avis en une phrase et voyez exactement ce qui a été ajouté, modifié et laissé tel quel. Choisissez Legal ou HR pour voir le leur.
Une page par tâche
Les tâches de classement que l’on demande vraiment.
Où qu’ils soient
Vos fichiers n’ont pas besoin de bouger pour que cela fonctionne.
Pointez un workflow vers un dossier de Google Drive, OneDrive, SharePoint ou Dropbox, et il renomme et déplace les fichiers sur place. Rien n’est importé au préalable, et rien en dehors de ce dossier n’est jamais touché. Le workflow de contrats de cette page ne quitte jamais SharePoint.
Une pièce jointe dans Gmail, Outlook, Slack ou Teams n’a pas encore de place. Le workflow lui en donne une. Votre boîte de réception et vos canaux restent exactement tels qu’ils étaient.
Gmail- Les pièces jointes trouvent leur place. Votre boîte de réception reste intacte
Outlook- Les pièces jointes trouvent leur place. Votre boîte de réception reste intacte
Slack- Les fichiers partagés trouvent leur place. Le canal reçoit une réponse
Microsoft Teams- Les fichiers partagés trouvent leur place. Rien ne change dans Teams
Google Drive- Renommés et déplacés dans votre Drive
OneDrive- Renommés et déplacés dans votre OneDrive
SharePoint- Classés dans la bibliothèque que vous avez choisie
Dropbox- Renommés et déplacés dans votre Dropbox
The Drive AI- Fichiers importés depuis votre appareil ou d’ailleurs, et fichiers créés par l’assistant
Avant de lui faire confiance
Chaque étape annonce ce qu’elle coûte. Le workflow demande avant d’agir.
- Instant
- Décidé à partir d’informations que nous avons déjà. Instantané et exact.
- Reads the file
- Ouvre le fichier et le lit avec l’IA, et peut donc parfois se tromper.
- Waits for you
- Met le workflow en pause jusqu’à ce que quelqu’un approuve ou refuse.
- Sends outside
- Contacte un service extérieur à The Drive AI.
Les badges du canevas, avec la note que chacun affiche dans l’application.
Il vous montre d’abord le plan. Une approbation met le workflow en pause et montre exactement ce qui arrivera au fichier et pourquoi il demande. « Le dossier de destination n’existe pas encore. » « L’IA n’était sûre qu’à 82 %. » Approuvez tel quel, ou ajoutez une note et le plan est refait en suivant votre note. Chaque décision est enregistrée avec le nom de qui l’a prise.
Commencez en retenant tout. Assouplissez quand vous lui faites confiance. Le premier jour, chaque fichier peut attendre une personne. Plus tard, réglez l’étape pour qu’elle ne demande qu’en cas de doute. Le classement sûr dans des dossiers que vous avez déjà se fait et est journalisé. Les nouveaux dossiers, les correspondances incertaines et tout ce qui est destructif demandent toujours.
Ensuite, le parcours de chaque fichier est consigné. Un seul fil montre chaque étape, chaque décision et tout ce qui vous attend. Une exécution échouée dit pourquoi en termes simples et peut être relancée depuis l’étape qui a échoué. Toute exécution peut être rejouée sur le canevas, comme la facture ci-dessus.
Pour les équipes
Chacun connecte sa propre boîte de réception.
Un administrateur configure le workflow une fois. Chaque membre est invité à le rejoindre avec sa propre boîte de réception ou son propre lecteur, peut lire chaque étape avant de décider et peut se retirer à tout moment. Rien ne passe par un compte tant que son propriétaire n’a pas dit oui. Les approbations vont aux personnes que vous désignez, et le quota mensuel de fichiers est mutualisé dans tout l’espace de travail.
Ce que voit un membre
S’exécute sur les pièces jointes qui arrivent dans votre boîte Gmail. Rien ne se passe tant que vous n’avez pas rejoint, et vous pouvez vous retirer à tout moment.
La demande, dans les mots de l’application.
FAQ
Vos questions, nos réponses
Que peut-il décider à partir d’un fichier ?
Tout ce qu’un lecteur attentif pourrait déduire du document lui-même. Si le total d’une facture dépasse un seuil. Si un contrat porte les deux signatures et une clause de reconduction tacite. Si les deux sections d’un formulaire I-9 sont remplies. À quel client, fournisseur ou bien immobilier appartient un document. Il lit tout le fichier, pas son nom, et peut en extraire des valeurs nommées, comme un total ou une date de renouvellement, que les étapes suivantes utilisent dans les noms et les dossiers.
Est-ce qu’il sort mes fichiers de Google Drive, OneDrive, SharePoint ou Dropbox ?
Non. Un workflow qui surveille un dossier de votre stockage cloud renomme et déplace les fichiers à l’intérieur de ce stockage. Rien n’est importé, sauf si vous ajoutez une étape Save a Copy, et alors uniquement vers l’endroit que vous indiquez. Rien en dehors du dossier choisi n’est jamais touché. Les pièces jointes d’e-mail et de chat n’ont pas encore de place, elles en reçoivent donc une, dans The Drive AI ou un lecteur connecté.
Peut-il se tromper ?
Les étapes qui lisent le fichier utilisent l’IA, et le badge de l’étape l’indique : elles peuvent parfois se tromper. C’est pourquoi une étape d’approbation peut retenir chaque fichier pour une personne avec le plan détaillé, pourquoi chaque déplacement est enregistré, et pourquoi toute exécution peut être relancée depuis l’étape qui a échoué ou rejouée sur le canevas exactement comme elle s’est déroulée.
Que se passe-t-il si personne n’approuve à temps ?
Une approbation attend jusqu’au délai que vous fixez, trois jours par défaut et trente au maximum. Ensuite, le fichier prend le chemin Expired. Si vous n’avez rien relié à ce chemin, rien n’arrive au fichier, et l’expiration est consignée dans l’historique des décisions.
Quels plans incluent les workflows ?
Les workflows sur les fichiers importés dans The Drive AI fonctionnent avec tous les plans. Connecter Gmail, Outlook, Slack, Teams, Google Drive, OneDrive, SharePoint ou Dropbox nécessite le plan Max sur un espace de travail personnel, ou n’importe quel plan Team. Chaque fichier traité par un workflow compte une fois dans un quota mensuel, et une exécution qui échoue rend son fichier.
Dites où vont les choses. Une fois.
Les workflows sur les fichiers importés fonctionnent avec tous les plans, y compris le gratuit. Connectez une boîte de réception, un canal ou un lecteur avec Max ou n’importe quel plan Team.