Organisateur de fichiers IA
L’IA qui organise vos fichiersd’après leur contenu.
Un dossier de scan_0412.pdf et de IMG_2291.jpg devient des clients, des années et de vrais noms. Demandez une fois pour les fichiers que vous avez. Dites-le une fois pour chaque fichier qui arrivera ensuite.
Gratuit pour commencer
Ce que vous pouvez demander
Trier, avec vos propres mots
Chaque demande est interprétée d’après ce que disent les fichiers, pas d’après leur nom. Vous comparez d’abord les outils ? Le comparatif des meilleurs organisateurs de fichiers IA en teste huit.
- Trie tout dans Clients par client et par annéeLit chaque fichier et propose tous les déplacements sous forme d’un seul plan. Approuvez-le, et l’annulation remet tout en place.
- Renomme chaque scan de ce dossier selon ce qu’il est vraimentNomme chaque fichier d’après son contenu : les parties, le type de document, la date inscrite sur la page.
- Range chaque bail sous son bien et son lotCrée les dossiers nécessaires et y place les baux, nommés par locataire et date de début.
- Découpe ce dossier d’intégration et classe chaque formulaireDécoupe le PDF, nomme chaque formulaire et les classe dans le dossier du salarié.
- Trie ces 200 reçus par catégorie fiscaleLit chaque reçu et le classe par catégorie et par année, numérisé ou non.
- Désormais, classe les pièces jointes des e-mails par expéditeur et par sujetDevient un workflow, qui s’exécute sur chaque pièce jointe qui arrive ensuite.
Workflows
Say it once. It runs on every file that arrives after that.
Décrivez la tâche une fois. Chaque nouveau fichier est lu et classé au bon endroit, d'où qu'il vienne.
You see every step before it runs, and any run can be replayed.
Comment ça marche
Connectez. Dites comment. Approuvez.
Connecter ou importer
Google Drive, SharePoint, OneDrive, Dropbox ou un dossier de votre Mac. Les documents numérisés sont lus par OCR.
Dire comment
Par client et par année, par bien et par lot, par catégorie. Une phrase, et elle s’applique à chaque fichier du dossier.
Approuver le plan
Il montre chaque déplacement et chaque renommage avant toute modification. Les fichiers qu’il ne sait pas où placer restent où ils sont, et l’annulation remet tout en place.
FAQ
Questions fréquentes
Comment sait-il où va un fichier ?
Il lit le fichier. Une facture numérisée est classée d’après le fournisseur et la date inscrits sur la page, pas d’après le nom que lui a donné le scanner. Un fichier qu’il ne sait pas où placer reste où il est et figure dans le plan : rien n’est deviné.
Peut-il organiser des fichiers déjà présents dans Google Drive, OneDrive, SharePoint ou Dropbox ?
Oui, avec les plans Max et Team. L’assistant lit le lecteur là où il est, propose la modification sous forme d’un seul plan et l’applique dans le lecteur une fois que vous l’approuvez. Les déplacements et renommages peuvent être annulés. Les fichiers supprimés peuvent aussi être restaurés, y compris dans Dropbox.
Fonctionne-t-il avec les PDF numérisés et les photos de documents ?
Oui. Les documents numérisés et les photos sont lus par OCR et classés avec la même précision que les fichiers numériques.
Et les fichiers qui continuent d’arriver ?
Décrivez la tâche une fois sous forme de workflow. Chaque nouveau fichier, qu’il vienne d’un import, de Gmail, d’Outlook, de Slack, de Microsoft Teams ou d’un lecteur connecté, est lu et classé de la même façon, et le workflow peut demander l’approbation d’une personne quand il a un doute.
Et s’il se trompe ?
Chaque organisation est un plan que vous approuvez d’abord, et chaque plan peut être annulé en une seule action ensuite. Dites-lui ce qu’il doit faire autrement, par trimestre plutôt que par année par exemple, et il refait un plan.
Ne triez plus jamais un dossier à la main.
Gratuit pour commencer. Importez un dossier ou connectez un lecteur, puis demandez.