SolucionesGestión documental y archivo
Unidades compartidas a las quesí se puede aplicar un calendario de conservación.
The Drive AI clasifica los documentos al llegar, los archiva según la estructura que describes con tus propias palabras y muestra duplicados, carpetas inactivas y cadenas de versiones para que las revises. Prepara el inventario que necesita una decisión de eliminación. No toma la decisión.
Gratis para empezar
En resumen
¿Cómo se aplica un calendario de conservación documental a una unidad compartida?
Clasificando los documentos en series al llegar y no en la limpieza, registrando el hecho que inicia cada plazo y revisando con periodicidad fija. El obstáculo casi nunca es el calendario: un sistema de archivos guarda nombre, fecha y tamaño, nada de lo cual es una serie. The Drive AI hace esa clasificación por el responsable de archivo.
Lo que el calendario necesita y una unidad compartida no aporta
- A qué serie documental pertenece un documento, lo que determina su plazo de conservación y no se puede deducir del nombre del archivo.
- Cuándo empezó a correr el plazo, porque suele empezar con un hecho, como el cierre de un asunto o la baja de un empleado, y no con la creación del archivo.
- Si una retención legal, una auditoría o una investigación suspende la eliminación, un dato que está en el correo y en las personas, no en los metadatos del archivo.
The Drive AI cubre el primer hueco y ayuda con el segundo. Lee cada documento, lo archiva según la estructura que describes y responde preguntas sobre el almacenamiento conectado, como qué carpetas de clientes no han tenido actividad desde 2022. Eso produce una cola revisable en lugar de un mes de inventario manual. La eliminación sigue siendo cosa del responsable de archivo, porque el tercer dato no está en el sistema y nunca lo estará.
El problema
Lo que te hace perder tiempo
Documentación redundante que nadie tiene tiempo de ordenar
Material redundante, obsoleto y trivial que se acumula porque eliminar conlleva riesgo y conservar no.
La limpieza choca con una retención legal
Una limpieza de la unidad que se ejecuta meses después de planificarla, a cargo de alguien que no sabe que desde entonces se ha abierto un asunto.
La unidad que dejó quien se jubiló
Un sistema de archivo organizado según cómo una persona entendía su trabajo, heredado con treinta días para entenderlo.
Cuál de las copias es el documento original
Once copias de un contrato en siete sitios, sin nada en los propios archivos que permita decir cuál prevalece.
Cómo funciona
Se configura una vez. Desde entonces, archiva solo.
Conecta donde ya están los documentos
El Google Drive, OneDrive, SharePoint o Dropbox que ya usa el departamento, más la carpeta de salida del escáner y el buzón al que llegan los documentos.
Describe el cuadro de clasificación una vez
Función, luego serie documental, luego año, con tus propias palabras. Duke recomienda estructurar por funciones precisamente porque sobrevive a reorganizaciones y cambios de personal.
Los documentos nuevos se clasifican al llegar
Cada uno se lee, se nombra según tu convención y se archiva en la serie a la que pertenece, en el momento en que su contexto todavía es evidente y no tres años después.
Revisa una cola, no una unidad
"¿Qué carpetas de asuntos no han tenido actividad desde 2022?" produce una lista que contrastar con el calendario, y la decisión de eliminar queda en tus manos.
Lo que puedes pedir
Preguntas, con tus propias palabras
- ¿Qué carpetas de asuntos no han tenido actividad desde 2022?
- Busca todas las copias de este contrato en nuestras unidades
- Muéstrame todo lo que tenemos sobre este cliente
- ¿Qué carpetas solo tienen borradores y ninguna versión final?
- Busca los documentos escaneados de la transferencia de 2019
- ¿Qué ha llegado este mes que no se ha archivado?
- Muestra todos los documentos de esta serie del ejercicio cerrado
- ¿Qué departamentos tienen archivos sin archivar en la bandeja de entrada?
Lo que hace
Pensado para cómo trabaja un servicio de archivo
Clasificado al llegar
Los documentos se leen y se archivan en la serie que define tu cuadro de clasificación cuando llegan, que es el único momento en que su contexto es barato de determinar.
Duplicados y cadenas de versiones agrupados
Las copias se comparan por contenido y no por nombre, así un archivo renombrado al pasar a otra carpeta sigue agrupado con los demás. Los grupos se presentan para revisión.
Inventario a base de preguntas
Pregunta qué guarda una unidad sobre un cliente, un asunto o un periodo y obtén la respuesta en una tarde, no tras dos semanas de inventario manual.
Los documentos escaneados se pueden buscar
El OCR permite encontrar por su contenido los documentos en papel y los formularios rellenados a mano, que es lo que hace manejable un fondo antiguo.
Reglas para cada archivo nuevo
Define las reglas de archivo una vez y cada documento nuevo, venga del escáner, Gmail u Outlook, Google Drive, OneDrive, SharePoint o Dropbox, se organiza según ellas.
Organiza en el sitio
Una extensión del navegador pone The Drive AI dentro de Google Drive, OneDrive y Dropbox, así un departamento organiza y busca donde ya están sus documentos. No se migra nada y los enlaces siguen funcionando.
Nombres aplicados de forma coherente
Tu convención se aplica a los archivos que llegan, así la unidad deja de acumular scan0001.pdf y documento(3).docx más rápido de lo que nadie puede renombrarlos.
Recoge documentos sin dar acceso a la unidad
Envía un enlace cuando un departamento o un proveedor te debe documentos. Lo que llega se archiva según tus reglas y lo pendiente sigue a la vista.
Para cada función
Lo que obtiene cada persona
Responsables de gestión documental reciben cada trimestre una cola de eliminación revisable en lugar de una limpieza anual que las unidades nunca tienen tiempo de hacer.
Archiveros universitarios encuentran dentro de la unidad de un departamento el material histórico que merece transferirse, en lugar de esperar a que el departamento lo saque a la luz.
Enlaces de archivo en los departamentos dejan de ser la tabla de consulta de a qué serie pertenece un documento, porque la clasificación ocurre cuando el documento llega.
Cumplimiento y auditoría responden qué tiene la organización sobre un asunto sin encargar un inventario manual de seis unidades compartidas.
Administradores de TI frenan el crecimiento del almacenamiento haciendo visible el material redundante, sin ejecutar un proceso de borrado que podría tocar documentos bajo retención legal.
Comparado
Frente a archivar a mano
Clasificación al llegar
Detección de duplicados por contenido
OCR para fondos antiguos en papel
Inventario en lenguaje natural
Funciona en tu almacenamiento actual
Eliminación automática
Aplicación de retenciones legales
Cifrado en reposo
Preguntas Frecuentes
Preguntas frecuentes
- ¿The Drive AI elimina documentos cuando vence su plazo de conservación?
- No, y es deliberado, no una función que falte. Una decisión de eliminación depende de datos que no están en el sistema de archivos, como si un asunto está cerrado o si los asesores jurídicos han dictado una retención legal. Una herramienta que eliminara con un temporizador acabaría destruyendo algo bajo retención, y quien cargaría con eso sería tu organización, no el proveedor. The Drive AI muestra los candidatos. Una persona decide.
- ¿Puede aplicar una retención legal (legal hold)?
- No. Si cabe prever razonablemente un litigio, qué documentos entran en el alcance y cuándo se levanta una retención son juicios jurídicos que se hacen fuera de cualquier sistema documental. Con lo que sí ayuda es con el problema de localización que hay debajo: encontrar todas las copias de un documento y mostrar qué guarda una unidad sobre un asunto, para delimitar rápido el alcance de la conservación. La aplicación sigue en manos de tu servicio jurídico.
- ¿Puede identificar la copia oficial de un documento?
- Puede encontrar y agrupar todas las copias, incluidas las que se renombraron al pasar a otra carpeta. No puede designar cuál es la oficial, porque esa condición sale de tu cuadro de clasificación y tu calendario de conservación, no de nada que haya en el archivo. Dos documentos idénticos byte a byte pueden tener una condición distinta según quién los tenga. La agrupación es el punto de partida de esa decisión, no la decisión.
- ¿Cómo sabe a qué serie documental pertenece un documento?
- Describes tu cuadro de clasificación con tus propias palabras una vez, incluidos los nombres de serie que usa tu calendario, y los documentos se leen y se archivan según él a medida que llegan. Lo que no puede ubicar con seguridad va a una carpeta de revisión en lugar de archivarse en una serie supuesta, porque un documento mal clasificado recibe un plazo de conservación equivocado.
- ¿Tenemos que migrar nuestros documentos fuera de SharePoint o Google Drive?
- No. Una extensión del navegador pone The Drive AI dentro de Google Drive, OneDrive y Dropbox, así los documentos se organizan, renombran y buscan donde ya están, y los flujos de trabajo pueden vigilar SharePoint, Gmail, Outlook, Slack o Teams. No se copia nada fuera salvo que añadas un paso que lo haga, y los enlaces siguen funcionando.
- ¿Sirve para el archivo de una administración pública o una universidad?
- Se usa para organizar y encontrar documentos, que es el trabajo que hay debajo de un calendario, no el calendario en sí. Sobre las preguntas de cumplimiento que tiene que responder un organismo público, conviene decir dos cosas con franqueza: The Drive AI tiene la certificación CASA Tier 2 y es Microsoft Verified Partner, y no tiene ninguna certificación específica de gestión documental. Dónde se almacenan los datos puede tener importancia legal, como señala Concordia para los organismos públicos canadienses, así que vale la pena plantearnos la cuestión de la jurisdicción directamente en lugar de darla por supuesta.
- ¿Qué pasa con los documentos que no se pueden clasificar?
- Van a una carpeta de revisión en lugar de archivarse por suposición. Esto importa más en la gestión documental que en otros ámbitos, porque un documento mal clasificado hereda un plazo de conservación equivocado y puede destruirse antes de tiempo o conservarse mucho después de su fecha de eliminación sin que nadie lo note.
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Free PDF toolsEl calendario no es lo difícil.
Lo difícil es saber qué tienes y adónde fueron las copias. Empieza por ahí.