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Cada documento de la operación,archivado en su dirección.
The Drive AI lee la dirección del inmueble en cada contrato, declaración e informe de inspección y lo archiva ahí, así una operación en curso es una sola carpeta y no un buzón de correo, un Dropbox y un móvil.
Gratis para empezar
En resumen
¿Cómo debe organizar un agente inmobiliario los documentos de cada operación?
Por dirección del inmueble y luego por fase de la operación, porque la dirección la comparten todos los documentos y la operación avanza por fases. The Drive AI lee en cada archivo la dirección, el tipo y la fecha y lo archiva, así lo firmado en un móvil y lo enviado por correo acaban en el mismo inmueble.
Lo que una unidad compartida no puede hacer
- Archivar por sí sola un contrato o una declaración en la dirección correcta, a partir de la dirección impresa y no del nombre con el que se guardó.
- Decirte qué declaraciones faltan todavía en una operación que se cierra en nueve días.
- Recoger los documentos que solo existieron como adjunto de un correo o como foto tomada en una visita.
Lo hace donde ya están los documentos: una extensión del navegador pone The Drive AI dentro de Google Drive, OneDrive y Dropbox, y los flujos de trabajo pueden vigilar Gmail, Outlook, Slack o Teams. Funciona junto a un MLS y un sistema de gestión de operaciones, no en su lugar: ellos llevan el anuncio y la lista de comprobación, y esto guarda los documentos.
El problema
Lo que te hace perder tiempo
Archivos del inmueble por todas partes
Documentos repartidos entre el MLS, el correo, el escritorio, Dropbox y tu coche.
Encontrar esa declaración
Buscando documentos a toda prisa mientras los clientes esperan.
Muchos inmuebles en cartera a la vez
Decenas de inmuebles, cada uno en una fase distinta y con su propio papeleo.
Copias firmadas en un buzón
Anexos y declaraciones que vuelven por correo y nunca llegan a la carpeta del inmueble.
Cómo funciona
Se configura una vez. Desde entonces, archiva solo.
Conecta donde ya llegan los documentos
El Google Drive, OneDrive o Dropbox que ya usas, más el buzón que recibe las copias firmadas y los informes de proveedores.
Describe la estructura una vez
Dirección, luego tipo de documento. Dicho con tus propias palabras en lugar de rehacer un juego de carpetas para cada inmueble nuevo.
Los documentos se archivan solos
Cada documento que llega se lee buscando la dirección, el tipo y la fecha, y luego se archiva y se nombra. Las páginas escaneadas o fotografiadas se leen con OCR.
Pregunta qué falta
"¿Qué declaraciones faltan para el inmueble de Oak Ave?" Se responde con lo que ha llegado y lo que no, antes de la fecha de cierre.
Lo que puedes pedir
Preguntas, con tus propias palabras
- Muéstrame todos los inmuebles en venta de más de $500k
- Busca el informe de inspección de 123 Main Street
- ¿Qué declaraciones faltan para el inmueble de Oak Ave?
- Muestra todos los inmuebles vendidos en el T3 de 2024
- Busca los contratos pendientes de cierre en los próximos 30 días
- ¿Qué inmuebles tienen problemas de cimentación anotados?
- Muéstrame los contratos con compradores que vencen este mes
- ¿Cuáles son las cuotas de la HOA de los inmuebles de Maplewood?
Lo que hace
Pensado para cómo trabaja una inmobiliaria
Archivado por dirección del inmueble
Contratos, declaraciones, inspecciones y documentos de titularidad se ordenan según la dirección impresa en ellos, no según la carpeta que estaba abierta.
Mira lo que aún falta
Frente al conjunto de documentos que necesita una operación, lo que no ha llegado se ve mientras todavía hay tiempo de reclamarlo.
Reglas para cada archivo nuevo
Define las reglas de archivo una vez y cada documento nuevo, venga de Gmail u Outlook, Slack o Teams, Google Drive, OneDrive o Dropbox, se organiza según ellas sin que nadie lo toque.
Funciona donde ya están tus archivos
Una extensión del navegador pone The Drive AI dentro de Google Drive, OneDrive y Dropbox, así un agente organiza y busca en el sitio sin migrar nada.
Busca en todos los inmuebles
"¿Qué inmuebles tienen problemas de cimentación anotados?" Se responde sobre los informes de inspección y las declaraciones, indicando el documento del que sale cada respuesta.
Revisa antes de que archive
Cualquier regla puede esperar a que una persona la apruebe, mostrando exactamente lo que va a hacer antes de hacerlo. No ocurre nada irreversible sin una vista previa.
Firma electrónica para encargos y anexos
Envía contratos de encargo, declaraciones y anexos para firmar. Las copias firmadas se archivan solas en el inmueble.
Recoge documentos de clientes y proveedores
Envía un enlace para el papeleo que necesita una operación. Lo que llega se archiva en la dirección correcta, no en un buzón de entrada.
Para cada función
Lo que obtiene cada persona
Agentes abren la declaración o el informe de inspección durante una visita, en el móvil, en lugar de prometer que lo enviarán más tarde.
Responsables de agencia ven qué expedientes de la oficina tienen documentos firmados pendientes antes de que los encuentre una revisión de cumplimiento.
Equipos trabajan con una estructura por inmueble, así cubrir la operación de un compañero no obliga a preguntarle dónde guarda las cosas.
Administradores de propiedades sacan contratos de alquiler, registros de mantenimiento y documentos de inquilinos de cualquier dirección sin abrir tres sistemas.
Inmobiliario comercial hacen preguntas sobre los documentos de due diligence como un conjunto, que es la única forma práctica de leer un data room con un plazo encima.
Inversores guardan inspecciones, documentos de cierre y datos financieros por inmueble, así una cartera tiene un historial por dirección.
Comparado
Frente a archivar a mano
Archivo automático por dirección
Visibilidad de documentos que faltan
OCR y extracción de documentos
Búsqueda en lenguaje natural
Preguntas sobre varios documentos
Funciona en tu almacenamiento actual
Compartir documentos con clientes
Cifrado de nivel bancario
Preguntas Frecuentes
Preguntas frecuentes
- ¿Cómo organizar los documentos de una operación inmobiliaria?
- Primero por dirección del inmueble y luego por tipo de documento, con cada archivo nombrado con la fecha delante en formato ISO para que la carpeta se lea como la operación en orden. La dirección es el único dato que comparten todos los documentos de una operación, y eso la convierte en el único nivel superior fiable: los nombres de los clientes cambian de lado y los números de anuncio cambian de un sistema a otro.
- ¿Tiene que sacar un agente sus archivos de Dropbox?
- No. Una extensión del navegador pone The Drive AI dentro de Google Drive, OneDrive y Dropbox, así los documentos se organizan, renombran y buscan donde ya están. Los enlaces compartidos siguen funcionando porque no se mueve nada.
- ¿Puede decirme qué declaraciones faltan?
- Puede comparar lo que ha llegado con el conjunto que necesita una operación y mostrar lo que no ha llegado. La lista de documentos exigidos la pones tú, porque varía según el estado y la operación: lo que hace el sistema es controlar lo que llega frente a esa lista, en lugar de dejarlo en la cabeza de alguien a nueve días del cierre.
- ¿Funciona con un MLS o un sistema de gestión de operaciones?
- Funciona junto a ellos. Los documentos reenviados desde un MLS o enviados por correo por un proveedor se capturan y se archivan por dirección. El MLS lleva el anuncio y el sistema de operaciones lleva la lista de comprobación; esto guarda los documentos y permite buscarlos.
- ¿Y las fotos de visitas e inspecciones?
- Las fotografías no llevan una dirección legible, así que se archivan según la subida en la que llegaron y no por su contenido. En la práctica eso supone un destino de subida por inmueble, que mantiene junto el conjunto de una visita en la dirección correcta.
- ¿Cuánto tiempo hay que conservar los documentos?
- Los plazos de conservación de los registros de una operación los fija la ley de cada estado y la política de la agencia, y suelen ser de varios años. Lo relevante aquí es que una estructura organizada por dirección sigue siendo legible durante ese tiempo, cosa que un buzón de correo y un escritorio no consiguen.
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Cada documento en la dirección impresa en él, el mismo día que llega.