SolucionesAdministración de propiedades
Contratos, inspecciones y facturas de proveedores,archivados por inmueble y unidad.
The Drive AI lee la dirección de cada documento y lo archiva en el inmueble y la unidad a los que pertenece, así una cartera de doscientas unidades no depende de que alguien nombre bien los archivos.
Gratis para empezar
En resumen
¿Cómo debe organizar un administrador de propiedades los contratos de alquiler, las inspecciones y las facturas de proveedores?
Primero el inmueble, luego la unidad y luego el tipo de documento, porque toda pregunta que recibe un administrador empieza por una dirección. The Drive AI lee en cada documento la dirección, la unidad, la fecha y el tipo y lo archiva en esa estructura, así contrato, inspección y factura acaban en la misma unidad.
Lo que una unidad compartida no puede hacer
- Archivar por sí sola un documento en el inmueble y la unidad correctos, a partir de la dirección impresa en él y no del nombre que le pusieron.
- Leer la fecha de fin en el contrato y decirte qué alquileres vencen en los próximos sesenta días.
- Recoger las facturas de proveedores y los informes de inspección que solo existieron como adjunto de un correo.
Lo hace donde ya están los documentos: una extensión del navegador pone The Drive AI dentro de Google Drive, OneDrive y Dropbox, y los flujos de trabajo pueden vigilar SharePoint, Gmail, Outlook, Slack o Teams por si llega algo nuevo. Funciona junto a AppFolio, Buildium o Yardi, no en su lugar: ellos llevan la contabilidad, y esto guarda los papeles que hay detrás.
El problema
Lo que te hace perder tiempo
Los archivos por inmueble se acumulan rápido
Contratos, inspecciones, registros de mantenimiento, facturas de proveedores, multiplicados por cada unidad que administras.
Encontrar el documento correcto
Un inquilino pregunta por las condiciones de su contrato. Pasas 10 minutos rebuscando en carpetas.
Archivar a mano después de cada tarea
Cada solicitud de reparación, factura y renovación supone más tiempo organizando y menos administrando.
Facturas enterradas en el correo
Facturas de proveedores e informes de inspección que llegan como adjuntos y nadie archiva hasta fin de mes.
Cómo funciona
Se configura una vez. Desde entonces, archiva solo.
Conecta donde ya llegan los documentos
El Google Drive, OneDrive, SharePoint o Dropbox que ya usa la oficina, más el buzón al que llegan las facturas de proveedores y los informes de inspección.
Describe la estructura una vez
Inmueble, luego unidad, luego tipo de documento. Dicho con tus propias palabras en lugar de montar un árbol de carpetas por edificio.
Los documentos nuevos se archivan solos
Cada documento que llega se lee buscando dirección, unidad, fecha y tipo, y luego se archiva. El papel escaneado o fotografiado se lee con OCR.
Pregunta sobre toda la cartera
"¿Qué contratos vencen antes de marzo y cuáles de esas unidades tienen una orden de trabajo abierta?" Se responde sobre todos los inmuebles a la vez.
Lo que puedes pedir
Preguntas, con tus propias palabras
- Muestra todos los contratos que vencen en los próximos 60 días
- Busca el informe de inspección de la unidad 12B de Maple Grove
- ¿Qué mantenimiento se le hizo a la climatización de 400 Pine St?
- Muestra todas las facturas de ABC Plumbing de este año
- ¿Qué inquilinos tienen renovaciones de contrato pendientes?
- Busca el certificado de seguro de nuestro contratista de cubiertas
- Muestra los inmuebles con inspección contra incendios este mes
- ¿Cuáles son las condiciones del contrato del inquilino Johnson en la unidad 3A?
Lo que hace
Pensado para cómo se administran propiedades
Archivado por inmueble y unidad
Los documentos se ordenan en una estructura de inmueble, unidad y tipo de documento a partir de la dirección impresa en ellos, no del nombre del archivo.
Captura de adjuntos de correo
Las facturas de proveedores, los informes de inspección y la correspondencia de inquilinos que llegan por correo se capturan y se archivan en la unidad correcta.
Reglas para cada archivo nuevo
Define las reglas de archivo una vez y cada documento nuevo, venga de Gmail u Outlook, Slack o Teams, Google Drive, OneDrive, SharePoint o Dropbox, se organiza según ellas sin que nadie lo toque.
Funciona donde ya están tus archivos
Una extensión del navegador pone The Drive AI dentro de Google Drive, OneDrive y Dropbox, así la oficina organiza y busca en el sitio sin migrar fuera de su almacenamiento actual.
Fechas leídas en el propio contrato
Las fechas de inicio y fin se toman del documento, así la pregunta de qué alquileres vencen el próximo trimestre se responde con los propios contratos.
Busca en toda la cartera
"¿Qué mantenimiento se le hizo a la climatización de 400 Pine St?" Se responde sobre todos los inmuebles, unidades y proveedores a la vez.
Revisa antes de que archive
Cualquier regla puede esperar a que una persona la apruebe, mostrando exactamente lo que va a hacer antes de hacerlo. No ocurre nada irreversible sin una vista previa.
Firma electrónica para contratos y avisos
Envía contratos, renovaciones y anexos para firmar. Las copias firmadas se archivan solas en la unidad a la que pertenecen.
Recoge documentos de inquilinos y proveedores
Envía un enlace para un certificado de seguro del inquilino, un W-9 o una inspección completada. Lo que llega se archiva en la unidad o el proveedor correctos.
Para cada función
Lo que obtiene cada persona
Administradores de propiedades responden a un inquilino sobre su propio contrato sin colgar, en lugar de devolver la llamada después de rebuscar en una carpeta.
Propietarios preguntan cuánto se ha gastado este año en un edificio, y en qué, sin esperar a que alguien lo prepare.
Mantenimiento sacan las tres últimas órdenes de trabajo y el informe de inspección de una unidad desde el móvil, delante de la puerta.
Agentes de alquiler ven qué alquileres terminan en los próximos sesenta días, leídos en los contratos y no en una hoja de cálculo que alguien mantiene.
Contabilidad concilian las facturas de proveedores por inmueble y periodo sin abrir cada adjunto para saber a qué edificio correspondía.
Equipos trabajan con una estructura compartida y acceso por funciones, así mantenimiento ve las órdenes de trabajo sin ver los contratos.
Comparado
Frente a archivar a mano
Archivo automático por inmueble y unidad
Fechas leídas en el contrato
Búsqueda en el historial de mantenimiento
Consultas en lenguaje natural
Captura de adjuntos de correo
Funciona en tu almacenamiento actual
Acceso por funciones
Cifrado
Preguntas Frecuentes
Preguntas frecuentes
- ¿Cómo organizar contratos de alquiler, inspecciones y facturas de proveedores?
- Primero el inmueble, luego la unidad y luego el tipo de documento, con cada documento nombrado con la fecha delante en formato ISO. Toda pregunta que recibe un administrador de propiedades empieza por una dirección, así que la dirección tiene que ser el nivel superior. Los documentos de proveedores que pertenecen a la empresa y no a un trabajo (formularios W-9, certificados de seguro) son la excepción y van en una carpeta de proveedores.
- ¿The Drive AI sustituye a AppFolio, Buildium o Yardi?
- No. Esos sistemas llevan la contabilidad: rentas, impagos, estado de las órdenes de trabajo, liquidaciones a propietarios. The Drive AI guarda los documentos que hay detrás: el contrato firmado, el informe de inspección, la factura del proveedor tal como llegó. Funciona junto a un software de administración de propiedades, no en su lugar.
- ¿Tiene que mover sus archivos la oficina?
- No. Una extensión del navegador pone The Drive AI dentro de Google Drive, OneDrive y Dropbox, así los documentos se organizan, renombran y buscan donde ya están. Los flujos de trabajo también pueden vigilar SharePoint, Gmail, Outlook, Slack y Teams. No se migra nada y los enlaces siguen funcionando.
- ¿Cómo sabe a qué unidad pertenece un documento?
- Lee en el documento la dirección y el número de unidad. Un contrato, un informe de inspección y una factura de fontanería indican el inmueble al que se refieren, y por eso se pueden archivar sin que nadie escriba una dirección. Un documento que no nombra ninguna unidad, como una factura de todo el edificio, se archiva en el nivel del inmueble.
- ¿Puede decirme qué contratos de alquiler están por vencer?
- Sí. Las fechas de inicio y fin se leen en el propio contrato, así la lista de alquileres que terminan en los próximos sesenta días sale de los documentos y no de una hoja de cálculo que alguien tiene que mantener al día. Una comprobación programada puede avisarte antes de que se cierre el plazo de renovación.
- ¿Y las fotos de las inspecciones?
- Las fotos no llevan una dirección legible, así que se archivan según la subida en la que llegaron y no por su contenido. En la práctica, eso supone un enlace de subida por unidad o por inspección, y el lote queda junto en la unidad correcta.
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Archivado por la dirección impresa en el documento, en el almacenamiento que ya usas.