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Archivos creativos, por clientey campaña en cuanto llegan.
The Drive AI archiva entregables, briefs y aprobaciones en el cliente y la campaña a los que pertenecen, así la versión aprobada salta a la vista y Logo_final_v3_FINAL_revisado deja de ser una categoría de archivo.
Gratis para empezar
En resumen
¿Cómo organiza una agencia los archivos creativos de varios clientes y campañas?
Por cliente, luego campaña y luego fase (en curso, revisión, aprobado, entregado), porque casi nunca se pregunta dónde está un archivo, sino qué versión se aprobó. The Drive AI archiva cada pieza de la agencia en su cliente y campaña y la nombra por fecha, así la versión vigente es la más reciente.
Lo que una unidad compartida no puede hacer
- Decirte cuál de cinco archivos con nombres parecidos es el aprobado, y no cuál se guardó el último.
- Mantener un archivo entregado separado del archivo de trabajo que se ha editado dos veces desde la entrega.
- Recoger las aprobaciones y los archivos revisados que llegan como adjuntos por correo o por Slack.
Lo hace donde ya está el trabajo: una extensión del navegador pone The Drive AI dentro de Google Drive, OneDrive y Dropbox, y los flujos de trabajo pueden vigilar SharePoint, Gmail, Outlook, Slack o Teams por si llega algo nuevo. Funciona junto a Asana, Monday o un DAM, no en su lugar: ellos llevan el calendario y la biblioteca de marca, y esto organiza los archivos de trabajo a su alrededor.
El problema
Lo que te hace perder tiempo
Archivos por todas partes
Los creativos repartidos entre Google Drive, Dropbox, el correo, Slack y los escritorios de cada uno.
El caos de las versiones
Logo_final_v3_FINAL_revisado.png. Nadie sabe cuál es la versión vigente.
Encontrar el archivo correcto
El cliente necesita el banner aprobado del trimestre pasado. Nadie lo encuentra.
Aprobaciones enterradas en hilos
El mensaje que aprobó el trabajo está en un canal de Slack o en un correo que nadie localiza.
Cómo funciona
Se configura una vez. Desde entonces, archiva solo.
Conecta donde ya está el trabajo
El Google Drive, OneDrive, SharePoint o Dropbox que ya usa el equipo, más el Slack, Teams o correo por donde se mueven archivos y aprobaciones.
Describe la estructura una vez
Cliente, luego campaña, luego fase. Dicho con tus propias palabras, en lugar de rehacerlo a mano en cada campaña nueva.
Los archivos se archivan solos
Cada archivo nuevo se lee y se archiva en su cliente y campaña, con la fecha delante en el nombre para que el último sea de verdad el último.
Pregunta sobre todos los clientes
"¿Qué le entregamos al cliente X el trimestre pasado?" Se responde desde la carpeta de entregados, no de memoria.
Lo que puedes pedir
Preguntas, con tus propias palabras
- Busca las variantes aprobadas del logo de Acme Corp
- Muéstrame todas las piezas para redes de la campaña de primavera
- ¿Qué proyectos de clientes no tienen los entregables finales?
- Abre el manual de marca del cliente fintech
- Busca todos los vídeos de más de 30 segundos del T4
- Muéstrame la última presentación para el concurso del cliente de salud
- ¿Qué le entregamos al cliente X el trimestre pasado?
- Busca las fotos seleccionadas de la sesión de producto
Lo que hace
Pensado para cómo trabaja una agencia
Archivado por cliente y campaña
Los archivos van al cliente y a la campaña a los que pertenecen, con lo que está en curso, lo aprobado y lo entregado separados en lugar de mezclados en una carpeta.
El último es el último
Los archivos llevan la fecha delante en el nombre, así la versión vigente se ve al ordenar y no hay que descifrar qué nombre tiene más FINAL.
Reglas para cada archivo nuevo
Define las reglas de archivo una vez y cada archivo nuevo, venga de Slack o Teams, Gmail u Outlook, Google Drive, OneDrive, SharePoint o Dropbox, se organiza según ellas sin que nadie lo toque.
Funciona donde ya están tus archivos
Una extensión del navegador pone The Drive AI dentro de Google Drive, OneDrive y Dropbox, así la agencia organiza y busca en el sitio sin migrar fuera de su almacenamiento actual.
Busca dentro de briefs y presentaciones
"Busca el manual de marca del cliente fintech". Se responde a partir del contenido de los documentos, no de sus nombres.
Revisa antes de que archive
Cualquier regla puede esperar a que una persona la apruebe, mostrando exactamente lo que va a hacer antes de hacerlo. No ocurre nada irreversible sin una vista previa.
Comparte una carpeta de campaña con un cliente
Enlaces seguros a una campaña o a un entregable concreto, con caducidad y permisos, y sin que el cliente tenga que crear una cuenta.
Recoge archivos de los clientes
Envía un enlace para logos, fotos de producto o textos. Lo que llega se archiva en ese cliente y campaña, no en una bandeja de entrada.
Firma electrónica para propuestas y contratos
Envía propuestas de trabajo y contratos para firmar. Las copias firmadas se archivan solas en el cliente.
Para cada función
Lo que obtiene cada persona
Directores creativos abren la versión aprobada de cualquier cosa sin preguntar a tres personas qué archivo era.
Ejecutivos de cuentas responden qué se entregó y cuándo mientras el cliente sigue en la llamada.
Diseñadores encuentran el archivo que ya existe en lugar de rehacerlo, que es la hora más barata que una agencia puede ahorrarse.
Jefes de proyecto pasan una campaña a alguien nuevo sin tener que explicársela, porque todas las carpetas de cliente tienen la misma estructura.
Redactores buscan en los briefs, manuales de marca y textos anteriores de un cliente como un solo conjunto, en lugar de abrir presentaciones hasta dar con la buena.
Dueños de agencia ven lo pendiente de todos los clientes sin pedir a cada equipo que prepare un informe de estado.
Comparado
Frente a archivar a mano
Archivo automático por cliente y campaña
Lo aprobado, separado de lo que está en curso
Búsqueda en lenguaje natural
Búsqueda dentro de briefs y presentaciones
Captura desde el correo y Slack
Funciona en tu almacenamiento actual
Portales para compartir con clientes
Cifrado en reposo
Preguntas Frecuentes
Preguntas frecuentes
- ¿Cómo organizar los archivos creativos de una agencia?
- Por cliente, luego campaña y luego fase (en curso, revisión, aprobado, entregado), con la fecha delante en el nombre en formato ISO. El nivel de fase es el que importa, porque lo que se pregunta de un archivo es casi siempre qué versión se aprobó, no dónde está.
- ¿Cómo se acaba con el problema de Logo_final_v3_FINAL?
- Sacando la versión del nombre del archivo y poniendo la fecha en su lugar, para que el archivo más nuevo sea el más nuevo al ordenar y no por interpretación. Guardar lo aprobado y lo entregado en sus propias carpetas de fase es lo que evita confundir un archivo de trabajo editado después con el que el cliente aprobó.
- ¿Puede encontrar un archivo a partir de una descripción?
- Busca en el contenido de los archivos, lo que funciona bien con briefs, presentaciones, manuales y cualquier pieza que tenga texto. En imágenes sin texto, la búsqueda depende de dónde está archivado el archivo y de cómo se llama, no de interpretar la imagen: ahí el trabajo lo hace la estructura de carpetas, no el reconocimiento de imágenes.
- ¿Tiene que mover sus archivos la agencia?
- No. Una extensión del navegador pone The Drive AI dentro de Google Drive, OneDrive y Dropbox, así los archivos se organizan, renombran y buscan donde ya están. Los flujos de trabajo también pueden vigilar SharePoint, Slack, Teams, Gmail y Outlook. No se migra nada y los enlaces compartidos siguen funcionando.
- ¿Sustituye a un DAM o a una herramienta de gestión de proyectos?
- No. Un DAM guarda la biblioteca de marca aprobada con sus derechos y normas de uso; Asana o Monday llevan el calendario. The Drive AI organiza los archivos de trabajo alrededor de ambos (los borradores, los envíos de los clientes, los adjuntos de Slack), que es donde está casi todo el desorden.
- ¿Qué tipos de archivos creativos admite?
- PDF, archivos de diseño con capas, exportaciones, PNG, JPG, SVG, vídeo, presentaciones y documentos. Los archivos con texto se pueden buscar por su contenido; los archivos de diseño binarios se organizan y se encuentran por dónde están y cómo se llaman, no por lo que contienen.
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Free PDF toolsCada archivo, cada cliente, a una búsqueda
Archivado por cliente y campaña, con la versión aprobada a la vista.