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Los expedientes, archivados por asuntoen cuanto llegan.
The Drive AI lee el nombre del asunto, la parte y el tipo de documento en cada escrito, demanda y prueba, y lo archiva ahí, incluidos los escaneados, que son la mayor parte del discovery.
Gratis para empezar
En resumen
¿Cómo debe organizar un despacho de abogados sus expedientes y la documentación del discovery?
Un despacho de abogados organiza por asunto, tipo de documento y fecha, porque el asunto es la unidad sobre la que se factura, se asigna equipo y se litiga. The Drive AI lee el asunto, el tipo y la fecha de cada documento y lo archiva así: un escrito de la parte contraria o una prueba escaneada llegan al asunto correcto sin renombrarlos.
Lo que una unidad compartida no puede hacer
- Archivar por sí sola un escrito o una prueba bajo el asunto correcto, según el encabezamiento impreso y no según el nombre con que se guardó.
- Hacer que miles de páginas escaneadas del discovery se puedan buscar por lo que dicen y no por el nombre del archivo.
- Recoger lo que llega como adjunto de correo de la parte contraria, de un cliente o de un servicio de notificaciones judiciales.
Lo hace donde ya están los documentos: una extensión del navegador lleva The Drive AI a Google Drive, OneDrive y Dropbox, y los flujos de trabajo pueden vigilar SharePoint, Gmail, Outlook, Slack o Teams. Funciona junto a Clio, MyCase o PracticePanther, sin sustituirlos: ellos guardan la ficha del asunto, la agenda y la facturación, y esto guarda los documentos que hay detrás.
El problema
Lo que te hace perder tiempo
Expedientes por todas partes
Documentos repartidos entre el correo, los portales judiciales, el escritorio y los archivadores.
Encontrar esa única prueba
Pasar horas buscando un documento concreto mientras se prepara el juicio.
El caos del discovery
Miles de documentos de discovery con nombres y organización incoherentes.
Copias notificadas en una bandeja de entrada
Escritos y correspondencia que llegan como adjuntos y que nadie archiva hasta la semana de la vista.
Cómo funciona
Se configura una vez. Desde entonces, archiva solo.
Conecta donde ya llegan los documentos
El Google Drive, OneDrive, SharePoint o Dropbox que ya usa el despacho, además de la bandeja que recibe escritos y correspondencia.
Describe la estructura de asuntos una sola vez
Asunto, luego tipo de documento, luego fecha. Dicho con tus propias palabras, sin rehacer un árbol de carpetas para cada expediente nuevo.
Los documentos se archivan solos
Cada documento que llega se lee para saber el asunto, el tipo y la fecha, y se archiva y nombra. Las páginas escaneadas se leen con OCR para que se puedan buscar.
Pregunta sobre todo el asunto
"¿Qué documentos del discovery mencionan la fecha del incidente?", respondido sobre todo lo que hay en el asunto, con el documento del que sale cada respuesta.
Lo que puedes pedir
Preguntas, con tus propias palabras
- Busca todos los acuerdos de confidencialidad con ABC Corporation
- Muéstrame las declaraciones que mencionan la fecha del incidente
- ¿Cuáles son las cláusulas de resolución de los contratos con proveedores?
- Busca todas las pruebas presentadas en Smith v. Jones
- ¿Qué contratos tienen cláusulas de no competencia?
- Muestra los documentos del discovery que mencionan declaraciones de testigos
- Busca todos los escritos presentados en los últimos 30 días
- ¿Cuáles son los términos clave del acuerdo de fusión?
Lo que hace
Pensado para cómo trabaja un despacho de abogados
Archivado por asunto
Escritos, correspondencia, discovery y pruebas se ordenan en el asunto que figura en el encabezamiento, no en la carpeta que alguien tenía abierta.
El discovery escaneado se puede buscar
Miles de páginas escaneadas se leen con OCR, así que una producción documental se puede buscar por lo que dicen los documentos y no por su nombre de archivo.
Reglas para cada archivo nuevo
Define las reglas de archivo una vez, y cada documento nuevo, venga de Gmail u Outlook, Slack o Teams, Google Drive, OneDrive, SharePoint o Dropbox, se organiza según ellas sin que nadie lo toque.
Funciona donde ya están tus archivos
Una extensión del navegador lleva The Drive AI a Google Drive, OneDrive y Dropbox, para que el despacho organice y busque en el mismo sitio sin migrar de su almacenamiento actual.
Pregunta sobre contratos y expedientes
"¿Cuáles de estos contratos tienen una cláusula de no competencia?", respondido sobre todo el conjunto, con la cláusula y el documento del que sale.
Revisión antes de archivar
Cualquier regla puede detenerse para que una persona la apruebe, mostrando exactamente lo que va a hacer antes de hacerlo. Nada irreversible ocurre sin una vista previa.
Firma electrónica para hojas de encargo y finiquitos
Envía hojas de encargo, provisiones de fondos y finiquitos para firmar. Las copias firmadas se archivan solas bajo el asunto.
Recogida de documentos de clientes
Envía a un cliente un enlace para los documentos que necesita un asunto. Lo que vuelve se archiva bajo ese asunto y no en una bandeja de entrada.
Control de acceso por carpeta
El acceso se define por carpeta, así que un asunto puede limitarse a las personas asignadas a él.
Para cada función
Lo que obtiene cada persona
Abogados localizan la prueba, el escrito o la cláusula durante una llamada o en sala, en lugar de pedir a alguien que la busque y se la envíe.
Paralegales dejan de renombrar y archivar el discovery a mano, porque cada documento se lee para saber el asunto y el tipo que indica en su propia portada.
Asesoría jurídica interna preguntan qué dice un conjunto de contratos sobre una cláusula y obtienen la respuesta con cada contrato del que sale.
Socios ven qué asuntos no tienen hojas de encargo o finiquitos firmados sin pedir a nadie que lo compruebe.
Despachos de abogados mantienen una misma estructura de archivo en todos los asuntos y para todos los profesionales, así que cubrir el expediente de otro no empieza con una búsqueda.
Abogados independientes tienen un sistema de archivo que se sostiene sin el personal que un sistema de archivo suele dar por hecho.
Comparado
Frente a archivar a mano
Archivado automático por asunto
OCR para documentos del discovery
Búsqueda de cláusulas en contratos
Búsqueda en lenguaje natural
Preguntas sobre varios documentos
Funciona en tu almacenamiento actual
Compartir de forma segura con clientes
Cifrado de nivel bancario
Preguntas Frecuentes
Preguntas frecuentes
- ¿Cómo organizar los expedientes en un despacho de abogados?
- Primero por asunto, luego por tipo de documento (escritos, correspondencia, discovery, pruebas) y después por fecha, con cada archivo nombrado empezando por la fecha en formato ISO para que la carpeta se lea como la cronología del asunto. Mantener la misma estructura en todos los asuntos es lo que permite que un profesional cubra el expediente de otro sin que tengan que explicárselo.
- ¿Cómo se protege la confidencialidad del cliente?
- Los documentos se cifran con AES de 256 bits, el acceso se define por carpeta para que un asunto pueda limitarse a las personas asignadas a él, y los datos de los clientes no se usan para entrenar modelos de IA ni se comparten con terceros. Si una configuración concreta cumple las obligaciones profesionales de un despacho es una cuestión para el despacho y su colegio de abogados, no algo que un proveedor pueda responder en su nombre.
- ¿Admite murallas éticas (ethical walls)?
- No como función específica. El acceso se controla a nivel de carpeta, lo que un despacho puede usar para limitar un asunto a un grupo aislado, pero no hay un sistema de comprobación de conflictos de interés ni un aislamiento automático vinculado a una base de datos de conflictos. Un despacho que necesite murallas éticas formales aplicadas por software debe tratarlo como un requisito que esto no cumple.
- ¿Sustituye a Clio, MyCase o PracticePanther?
- No. Esos guardan la ficha del asunto, la agenda, el registro de horas y la facturación. The Drive AI guarda los documentos que hay detrás y permite buscarlos, incluido el discovery escaneado. Funciona junto a un software de gestión de despachos, no en su lugar.
- ¿Tiene un despacho que mover sus archivos?
- No. Una extensión del navegador lleva The Drive AI a Google Drive, OneDrive y Dropbox, así que los documentos se organizan, se renombran y se buscan donde ya están. Los flujos de trabajo también pueden vigilar SharePoint, Gmail, Outlook, Slack y Teams. No se migra nada y los enlaces existentes siguen funcionando.
- ¿Puede gestionar producciones de discovery escaneadas?
- Sí. Las páginas escaneadas se leen con OCR, así que una producción se puede buscar por lo que dicen los documentos. No aplica numeración Bates ni genera un load file: eso le corresponde a una plataforma de eDiscovery especializada, y una producción grande con revisión y registro de privilegios debe gestionarse en una.
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Cada documento bajo el asunto que figura en él, el día que llega.