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Los documentos de cada empleado, archivadosbajo la persona a la que pertenecen.
The Drive AI lee en cada documento el empleado y el tipo de documento y lo archiva ahí, así que un expediente de personal es una carpeta y no una búsqueda entre una bandeja de entrada, una unidad y un ATS.
Gratis para empezar
En resumen
¿Cómo debe organizar un departamento de RR. HH. los documentos de los empleados?
Un departamento de RR. HH. necesita una carpeta por empleado, luego por tipo de documento, y guardar aparte lo que la ley exige guardar aparte, lo que casi todos los sistemas hacen mal. The Drive AI lee la persona y el tipo de cada documento y lo archiva así: una oferta firmada o un formulario fiscal devuelto llegan al expediente correcto sin renombrarlos.
Lo que una unidad compartida no puede hacer
- Archivar por sí sola un formulario firmado bajo el empleado correcto, según el nombre impreso en él y no según el nombre con que se guardó.
- Evitar que los tipos de documento que deben guardarse fuera del expediente de personal principal acaben dentro por error.
- Mostrar qué nuevas incorporaciones aún no han entregado documentación, en la semana en que todavía se puede reclamar.
Lo hace donde ya están los documentos: una extensión del navegador lleva The Drive AI a Google Drive, OneDrive y Dropbox, y los flujos de trabajo pueden vigilar SharePoint, Gmail, Outlook, Slack o Teams. Funciona junto a un HRIS o un ATS, sin sustituirlos: ellos guardan la ficha del empleado y el proceso de selección, y esto guarda los documentos que hay detrás.
El problema
Lo que te hace perder tiempo
Expedientes de empleados por todas partes
Documentos repartidos entre el correo, los sistemas de seguimiento de candidatos, el escritorio y los archivadores.
Encontrar ese único currículum
Pasar horas buscando a un candidato concreto de hace 6 meses.
Documentación de incorporación a medias
Seis formularios enviados, cuatro devueltos, y nadie sabe decir cuáles son los dos que faltan.
Certificaciones que caducan sin que nadie lo vea
Licencias y certificados de formación que se renuevan cada uno a su ritmo, controlados en una hoja de cálculo.
Cómo funciona
Se configura una vez. Desde entonces, archiva solo.
Conecta donde ya llegan los documentos
El Google Drive, OneDrive, SharePoint o Dropbox que ya usa el equipo, además de la bandeja que recibe formularios firmados y certificados.
Describe el archivo una sola vez
Empleado, luego tipo de documento, indicando qué categorías deben guardarse aparte. Dicho con tus propias palabras.
Los documentos se archivan solos
Cada documento que llega se lee para saber la persona y el tipo de documento, y se archiva y nombra. Los formularios escaneados y fotografiados se leen con OCR.
Ve lo que está pendiente
"¿Qué nuevas incorporaciones no han devuelto su documentación?", respondido a partir de lo que ha llegado y lo que no.
Lo que puedes pedir
Preguntas, con tus propias palabras
- Busca todos los ingenieros de software con experiencia en Python
- ¿Qué nuevas incorporaciones tienen documentación pendiente?
- ¿Qué candidatos se presentaron al puesto de marketing en el tercer trimestre?
- Busca todas las evaluaciones de desempeño del último ciclo
- Muéstrame los documentos de incorporación de los empleados contratados en enero
- ¿Qué empleados tienen certificaciones a punto de caducar?
- Busca currículums de candidatos con un MBA
- Muestra toda la documentación de bajas de 2024
Lo que hace
Pensado para cómo trabaja un equipo de RR. HH.
Archivado por empleado
Los documentos se ordenan bajo la persona que nombran, así que un expediente de personal es una carpeta y no una búsqueda entre tres sistemas.
Aparte lo que debe ir aparte
Las reglas pueden enviar los tipos de documento que deben quedar fuera del expediente de personal principal a su propia ubicación restringida, en lugar de depender de que quien archiva se acuerde.
Recogida de documentación de incorporación
Envía a una nueva incorporación un solo enlace para todo lo que debe devolver. Lo que vuelve se archiva bajo su nombre, y lo que no, se ve.
Caducidad de certificaciones leída del documento
Los certificados de formación y las licencias se nombran por la fecha en que caducan, así que una comprobación programada informa de lo que está a punto de vencer.
Reglas para cada archivo nuevo
Define las reglas de archivo una vez, y cada documento nuevo, venga de Gmail u Outlook, Slack o Teams, Google Drive, OneDrive, SharePoint o Dropbox, se organiza según ellas sin que nadie lo toque.
Funciona donde ya están tus archivos
Una extensión del navegador lleva The Drive AI a Google Drive, OneDrive y Dropbox, para que el equipo organice y busque en el mismo sitio sin migrar de su almacenamiento actual.
Búsqueda en todas las candidaturas
"Busca todos los ingenieros de software con experiencia en Python", respondido a partir del contenido de los currículums y no de su nombre de archivo.
Firma electrónica para ofertas y políticas
Envía cartas de oferta, contratos y acuses de recibo de políticas para firmar. Las copias firmadas se archivan solas bajo el empleado.
Captura de adjuntos de correo
Los formularios firmados y los certificados que vuelven por correo se capturan y se archivan automáticamente bajo la persona correcta.
Para cada función
Lo que obtiene cada persona
Reclutadores buscan en todas las candidaturas por lo que dice el currículum, no por quién se acordó de etiquetarlo.
Responsables de RR. HH. abren un expediente de personal completo sin tener que montarlo antes a partir de una bandeja de entrada, una unidad y un HRIS.
Directores de RR. HH. ven qué expedientes están incompletos en toda la organización en lugar de descubrirlo durante una auditoría.
Captación de talento encuentran al candidato de hace seis meses que entonces no encajaba y ahora sí.
Nóminas y beneficios confirman qué formularios fiscales y de beneficios se han devuelto de verdad, persona por persona, sin abrir cada carpeta.
Equipos de incorporación envían un solo enlace para toda la documentación de una nueva incorporación y ven cómo se completa, en lugar de reclamar seis formularios por separado.
Comparado
Frente a archivar a mano
Archivado automático por empleado
Búsqueda en el contenido de currículums
Tipos de documento restringidos por separado
Visibilidad de documentación pendiente
Control de caducidad de certificaciones
Funciona en tu almacenamiento actual
Acceso por roles
Cifrado de nivel bancario
Preguntas Frecuentes
Preguntas frecuentes
- ¿Cómo organizar los expedientes de los empleados?
- Una carpeta por empleado, luego por tipo de documento, con cada archivo nombrado empezando por la fecha en formato ISO para que la carpeta se lea como la relación laboral en orden. El matiz importante es que varias categorías de documentos deben guardarse fuera del expediente de personal principal, y necesitan su propia ubicación restringida, no una subcarpeta dentro de él.
- ¿Qué documentos de empleados hay que guardar por separado?
- Qué categorías deben separarse, y con qué rigor, depende de tu jurisdicción y del tipo de documento; los registros médicos, los de verificación migratoria y los de investigaciones internas suelen tratarse así. Confirma los detalles con tu propio asesor jurídico; lo que aporta The Drive AI son reglas que envían esos tipos de documento a una ubicación restringida aparte de forma automática, en lugar de depender de que quien archiva se acuerde.
- ¿Tiene un equipo de RR. HH. que mover sus archivos?
- No. Una extensión del navegador lleva The Drive AI a Google Drive, OneDrive y Dropbox, así que los documentos se organizan, se renombran y se buscan donde ya están. Los flujos de trabajo también pueden vigilar SharePoint, Gmail, Outlook, Slack y Teams. No se migra nada y los enlaces existentes siguen funcionando.
- ¿Puede decirme qué nuevas incorporaciones tienen documentación pendiente?
- Sí, frente a la lista de lo que exige la incorporación. La lista la pones tú, porque varía según el puesto y la ubicación. Lo que hace el sistema es controlar lo que realmente ha vuelto de cada persona, algo que de otro modo está en la cabeza de alguien durante la semana más ajetreada de una contratación.
- ¿Sustituye a un HRIS o a un ATS?
- No. Workday, BambooHR y los sistemas de seguimiento de candidatos guardan la ficha del empleado, el proceso de selección y el flujo de trabajo. The Drive AI guarda los documentos que hay detrás y permite buscarlos, incluidos los escaneados y los enviados por correo que nunca se suben a ninguno de los dos sistemas.
- ¿Pueden los empleados ver sus propios documentos?
- Puedes compartir documentos o carpetas concretos con una persona mediante un enlace seguro con caducidad y permisos, así que alguien puede recibir su propia documentación sin acceder a nada más. Es compartir documentos, no un portal completo de autoservicio para empleados.
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Cada documento bajo la persona que nombra, el día que llega.