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Los documentos con los que funciona una clínica,no la historia clínica.
Expedientes de acreditación, contratos con aseguradoras, acuerdos con proveedores, licencias y expedientes del personal: leídos, archivados y controlados hasta su fecha de caducidad, en el almacenamiento que la clínica ya usa.
Gratis para empezar
En resumen
¿Cómo mantiene una clínica organizada la documentación de acreditaciones, aseguradoras y proveedores?
En una clínica, The Drive AI lee cada documento cuando llega, identifica el profesional o el proveedor al que pertenece, el tipo de documento y su fecha de caducidad, y lo archiva en consecuencia. Así, una licencia renovada sustituye a la anterior en lugar de quedarse a su lado con otro nombre.
Lo que una unidad compartida no puede hacer
- Archivar por sí sola una licencia, un certificado o un contrato bajo el profesional o el proveedor correcto, según lo que dice el documento y no según cómo se llamaba.
- Leer la fecha de caducidad de una acreditación y avisar a alguien antes de que venza.
- Recoger los documentos que solo existieron como adjunto de correo de una aseguradora o de una agencia de sustituciones.
Lo hace donde ya están los documentos: una extensión del navegador lleva The Drive AI a Google Drive, OneDrive y Dropbox, y los flujos de trabajo pueden vigilar SharePoint, Gmail, Outlook, Slack o Teams para detectar cualquier archivo nuevo. Se trata de la documentación administrativa de la clínica: la historia clínica pertenece a la historia clínica electrónica (EHR) y se queda allí.
El problema
Lo que te hace perder tiempo
Acreditaciones que caducan sin que nadie lo vea
Licencias, registros DEA, certificados de especialidad y seguros de responsabilidad civil profesional, cada uno con su propio calendario de renovación.
Documentación de aseguradoras en una bandeja de entrada
Contratos, baremos de honorarios y modificaciones que llegan por correo de media docena de aseguradoras.
Papel que nunca se archiva
Montones de formularios escaneados, faxes y acuerdos firmados que se quedan en una carpeta llamada Escaneos.
Un profesional, cinco carpetas
Los documentos de un mismo médico repartidos entre acreditaciones, RR. HH., expedientes de aseguradoras y el escritorio de alguien.
Cómo funciona
Se configura una vez. Desde entonces, archiva solo.
Conecta donde ya llegan los documentos
El Google Drive, OneDrive, SharePoint o Dropbox que ya usa la clínica, además de la cuenta de Gmail u Outlook a la que llega el correo de aseguradoras y agencias.
Describe el archivo una sola vez
Profesional, luego tipo de documento; o proveedor, luego contrato. Dicho con tus propias palabras, sin montarlo como una plantilla de carpetas.
Los documentos nuevos se archivan solos
Cada documento que llega se lee para saber a quién pertenece, qué es y cuándo caduca, y se archiva y nombra con esa fecha. El papel escaneado se lee con OCR.
Recibe un aviso antes de que algo venza
"¿Qué acreditaciones caducan en los próximos sesenta días?", preguntado de forma programada y respondido antes de que el hueco importe.
Lo que puedes pedir
Preguntas, con tus propias palabras
- ¿Qué licencias de profesionales caducan en los próximos 90 días?
- Busca el contrato vigente con Blue Cross
- Muéstrame el baremo de honorarios que se aplicaba en marzo
- ¿Qué acuerdos con proveedores se renuevan automáticamente este trimestre?
- Busca el historial de mantenimiento del equipo de diagnóstico por imagen
- Muestra los certificados de responsabilidad civil de todos los profesionales
- ¿Qué documentación falta de la nueva incorporación?
- Busca la modificación del contrato de alquiler firmada el año pasado
Lo que hace
Pensado para cómo trabaja una clínica
Fechas de caducidad leídas del documento
Licencias, registros DEA, certificados de especialidad, certificados de seguro de responsabilidad civil y certificados CLIA se nombran por la fecha en que caducan, así que una carpeta se entiende sin abrir nada.
Archivado por profesional o proveedor
Los documentos se ordenan bajo la persona o la empresa a la que pertenecen, así que el expediente de acreditación de un profesional es una carpeta y no cinco.
Reglas para cada archivo nuevo
Define las reglas de archivo una vez, y cada documento nuevo, venga de Gmail u Outlook, Slack o Teams, Google Drive, OneDrive, SharePoint o Dropbox, se organiza según ellas sin que nadie lo toque.
Funciona donde ya están tus archivos
Una extensión del navegador lleva The Drive AI a Google Drive, OneDrive y Dropbox, para que la clínica organice y busque en el mismo sitio sin migrar de su almacenamiento actual.
El papel escaneado se puede buscar
Faxes, formularios firmados y documentos fotografiados se leen con OCR, así que un escaneo se puede buscar por lo que dice en lugar de quedarse como una imagen plana.
Pregunta sobre todos los contratos
"¿Qué contratos con aseguradoras se renuevan antes de marzo?" o "Busca el contrato de servicio del autoclave", respondido sobre todo el conjunto a la vez.
Revisión antes de archivar
Cualquier regla puede detenerse para que una persona la apruebe, mostrando exactamente lo que va a hacer antes de hacerlo. Nada irreversible ocurre sin una vista previa.
Captura de adjuntos de correo
Las modificaciones de aseguradoras, la documentación de agencias y las facturas de proveedores que llegan por correo se capturan y se archivan bajo el profesional o el proveedor correcto.
Firma electrónica para acuerdos
Envía acuerdos con proveedores, documentación laboral y autorizaciones de cesión de información para firmar. Las copias firmadas se archivan solas.
Recogida de documentos de profesionales
Envía a un sustituto, a una nueva incorporación o a un proveedor un enlace para subir sus licencias y certificados. Lo que vuelve se archiva bajo su nombre.
Para cada función
Lo que obtiene cada persona
Gerentes de clínica ven qué caduca en todos los profesionales y proveedores sin mantener una hoja de cálculo que se queda desfasada a la semana de crearla.
Coordinadores de acreditaciones mantienen una carpeta por profesional con la licencia vigente, el registro DEA, el certificado de especialidad y el seguro de responsabilidad civil, cada uno nombrado por la fecha en que vence.
Responsables de facturación encuentran el contrato con la aseguradora y el baremo que se aplicaban en la fecha del servicio, no la versión que resulte ser la más reciente.
Administrativos dejan de archivar a mano facturas de proveedores, registros de mantenimiento y formularios firmados, porque la regla que dice dónde va cada uno se ejecuta cuando llega.
Titulares de la clínica saben qué contratos se renuevan automáticamente y cuándo, antes de que se cierre un plazo de renovación sin que nadie lo haya revisado.
Comparado
Frente a archivar a mano
Fechas de caducidad leídas de los documentos
OCR para formularios escaneados y faxes
Archivado por profesional o proveedor
Búsqueda en lenguaje natural
Captura de adjuntos de correo
Funciona en tu almacenamiento actual
Compartir archivos de forma segura
Cifrado en reposo
Preguntas Frecuentes
Preguntas frecuentes
- ¿Sirve para historias clínicas de pacientes?
- No. The Drive AI organiza la documentación administrativa con la que funciona una clínica: expedientes de acreditación, contratos con aseguradoras, acuerdos con proveedores, licencias, contratos de alquiler y expedientes del personal. La historia clínica pertenece a la historia clínica electrónica (EHR) y debe quedarse allí. Las clínicas usan The Drive AI para todo lo que rodea a la historia clínica, no para la historia en sí.
- ¿Cómo funciona el control de caducidad de las acreditaciones?
- La fecha de caducidad está impresa en la licencia, el registro DEA, el certificado de especialidad y el certificado del seguro de responsabilidad civil, así que se lee en el documento en lugar de teclearse en una hoja de cálculo. La fecha va en el nombre del archivo, lo que hace que la carpeta del profesional se entienda de un vistazo, y una comprobación programada informa de lo que caduca en los próximos sesenta días antes de que venza.
- ¿Tiene una clínica que mover sus archivos?
- No. Una extensión del navegador lleva The Drive AI a Google Drive, OneDrive y Dropbox, así que los documentos se organizan, se renombran y se buscan donde ya están. Los flujos de trabajo también pueden vigilar SharePoint, Gmail, Outlook, Slack y Teams para detectar archivos nuevos. No se migra nada y los enlaces existentes siguen funcionando.
- ¿Qué pasa con los faxes y el papel escaneado?
- Se leen con OCR, así que un acuerdo enviado por fax o un certificado fotografiado se puede buscar por lo que dice en lugar de guardarse como una imagen plana. Eso es lo que permite sacar una fecha de caducidad de un documento que llegó escaneado.
- ¿Puede encontrar la versión de un contrato que estaba vigente en una fecha concreta?
- Sí, si se conservaron las versiones sustituidas. Los documentos se nombran y archivan por sus propias fechas, así que la modificación vigente en marzo está en orden junto a la que la sustituyó. Si una versión antigua se sobrescribió en lugar de conservarse, nada puede recuperarla.
- ¿Sustituye a una historia clínica electrónica o a un software de gestión de clínicas?
- No. Esos guardan la historia clínica y el flujo de citas y facturación. The Drive AI guarda los documentos que los rodean: los contratos, las acreditaciones, la documentación de proveedores y los acuerdos firmados que de otro modo viven en una bandeja de entrada o en una carpeta llamada Escaneos.
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Acreditaciones, contratos y documentación de proveedores, archivados y fechados según lo que dice el documento.