SolucionesTransporte de mercancías
La documentación de cada carga, archivada por cargaantes de facturar.
The Drive AI lee el número de carga en la confirmación de tarifa, la carta de porte y la prueba de entrega, incluida la que tu conductor fotografió en un aparcamiento, y archiva las tres bajo la misma carga.
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En resumen
¿Cómo debe organizar una empresa de transporte la documentación de cargas y los expedientes de conductores?
Una empresa de transporte organiza por carga lo que factura y por conductor lo que pide un auditor. The Drive AI lee el número de carga en la confirmación de tarifa, la carta de porte o la prueba de entrega y archiva las tres bajo esa carga: el paquete de factura está reunido antes de que nadie lo busque.
Lo que no pueden hacer una bandeja de entrada y una unidad compartida
- Archivar una prueba de entrega que un conductor fotografió sobre el volante, a partir del número de carga impreso y no de un nombre como IMG_2291.jpg.
- Poner un certificado médico y un historial de conducción bajo el conductor correcto, nombrados por la fecha que importa, y avisar antes de que caduquen.
- Recoger los documentos que llegan como adjuntos de correo de corredores, destinatarios y talleres y que nunca llegan al sistema de despacho.
Funciona junto a un sistema de gestión del transporte (TMS), sin sustituirlo. El TMS despacha la carga, la sigue y la factura; esto guarda los documentos que hay detrás, incluido todo lo que llega por correo o como fotografía desde la cabina. Los flujos de trabajo pueden vigilar Gmail, Outlook, Google Drive, OneDrive, SharePoint o Dropbox, y los archivos se quedan en la cuenta a la que llegaron. Los expedientes de conductores funcionan igual, según el conductor que nombra cada documento y con la fecha que importa escrita en el nombre del archivo.
El problema
Lo que te hace perder tiempo
Tres documentos, tres remitentes, tres días
La confirmación de tarifa llega del corredor, la carta de porte del conductor y la prueba de entrega del destinatario, y nada las reúne en el mismo sitio.
Documentación que llega como fotografía
Los conductores no escanean. Una carta de porte firmada es una foto hecha en un aparcamiento, llamada IMG_2291.jpg y girada noventa grados.
La facturación espera al paquete
No se puede facturar hasta que todas las piezas están juntas, y reunirlas a mano es el paso que hay entre entregar una carga y cobrarla.
Expedientes de conductores que caducan sin avisar
Un certificado médico se renueva según el calendario del médico examinador, no el tuyo, y nadie se da cuenta hasta que una auditoría pide verlo.
Cómo funciona
Se configura una vez. Desde entonces, archiva solo.
Conecta la bandeja de entrada y la unidad
El buzón que recibe confirmaciones de tarifa y pruebas de entrega, además de la carpeta a la que los conductores suben fotos desde la carretera. La mayoría de transportistas necesita las dos.
Explica cómo se archiva, una sola vez
Una carpeta por carga para lo que facturas, una por conductor para los expedientes de cualificación, una por vehículo para el mantenimiento. Dicho con tus propias palabras, sin rehacer un árbol de carpetas para cada carga que reservas.
Los documentos se archivan solos
Cada documento que llega se lee para saber el número de carga, el conductor o el vehículo, y se renombra por fecha y tipo de documento y se archiva. Las fotografías se leen igual que los escaneos.
Pregunta sobre toda la documentación
"Busca la prueba de entrega de la carga 7842", respondido sobre todo lo archivado, con el documento del que sale la respuesta.
Lo que puedes pedir
Preguntas, con tus propias palabras
- Busca la prueba de entrega de la carga 7842
- Muéstrame todas las confirmaciones de tarifa de este corredor en agosto
- ¿Qué certificados médicos caducan en los próximos sesenta días?
- Busca la inspección anual del vehículo 117
- ¿Cuánto pagamos el año pasado por neumáticos del vehículo 104?
- Muestra las cartas de porte firmadas por Midwest Foods
- Busca el historial de conducción de R. Alvarez
- ¿Qué facturas de reparación mencionan trabajos de frenos?
Lo que hace
Pensado para cómo trabaja una empresa de transporte
Archivado por carga
Las confirmaciones de tarifa, las cartas de porte y las pruebas de entrega llegan a la misma carpeta porque todas llevan el número de carga, lo llamara como lo llamara el remitente.
Fotografías leídas como documentos
Una carta de porte fotografiada en la cabina se lee con OCR, así que lo que la archiva es el número de carga impreso en la página y no el nombre que le puso el móvil.
Expedientes de conductores por persona
Solicitudes, historiales de conducción, certificados de prueba en carretera y certificados médicos se archivan bajo el conductor que nombran, con la fecha que importa al principio del nombre del archivo.
Historial de mantenimiento por vehículo
Las facturas de reparación del taller que quedara más cerca se archivan bajo el camión en el que se hizo el trabajo, así que la carpeta de cada vehículo se lee como su propio historial de mantenimiento desde la vista de lista.
Reglas para cada archivo nuevo
Define el archivo una vez y todo lo que llegue lo sigue, venga de Gmail u Outlook, Google Drive, OneDrive, SharePoint o Dropbox, sin que nadie lo toque.
Funciona donde ya están tus archivos
Una extensión del navegador lleva The Drive AI a Google Drive, OneDrive y Dropbox, para que un transportista organice en el mismo sitio sin migrar de su almacenamiento actual.
Revisión antes de archivar
Cualquier regla puede detenerse para que una persona la apruebe, mostrando exactamente lo que va a hacer. Un documento sin un número de carga legible va a revisión en lugar de archivarse a ciegas.
Recogida de documentos de conductores y transportistas
Envía un enlace para los documentos que necesita un expediente. Lo que vuelve se archiva bajo ese conductor o transportista en lugar de quedarse en una bandeja de entrada para ordenarlo después.
Para cada función
Lo que obtiene cada persona
Despachadores dejan de buscar la confirmación de tarifa de una carga que llevó otra persona, porque todas las carpetas de carga se montan igual.
Facturación y cobros encuentran el paquete ya reunido bajo la carga en lugar de reconstruirlo a partir de tres bandejas de entrada antes de poder emitir una factura.
Seguridad y cumplimiento abren una carpeta por conductor y ven qué está vigente, en lugar de descubrir en una auditoría que un certificado médico caducó en marzo.
Mantenimiento leen el historial de un camión en su propia carpeta cuando un taller a tres estados de distancia pregunta qué se le hizo la última vez.
Transportistas autónomos tienen un sistema de archivo que se sostiene sin la oficina administrativa que un sistema de archivo suele dar por hecha.
Comparado
Frente a archivar a mano
Archivado automático por número de carga
Lee documentación fotografiada
Expedientes de conductores por persona
Fechas de renovación leídas del documento
Búsqueda en lenguaje natural
Funciona en tu almacenamiento actual
Compartir de forma segura con corredores y empresas de factoring
Cifrado de nivel bancario
Preguntas Frecuentes
Preguntas frecuentes
- ¿Cómo organizar la documentación de una empresa de transporte por carretera?
- Por carga, con una carpeta por número de carga y el cliente en el nombre de la carpeta, porque todos los documentos de un paquete de factura llevan ese número y es la única clave que comparten. Los documentos de conductores van por conductor y los registros de mantenimiento por vehículo, porque así es como se hacen esas preguntas.
- ¿Puede archivar una carta de porte que fotografió un conductor?
- Sí, y es el caso habitual, no la excepción. El número de carga está impreso en el documento, así que se lee en la imagen y se usa para archivarla bajo la carga correcta. Una foto hecha con mal ángulo o con poca luz puede no ser legible, y esas van a una carpeta de revisión en lugar de archivarse bajo una carga supuesta.
- ¿Sustituye a un TMS?
- No. Un sistema de gestión del transporte despacha las cargas, las sigue y las factura. Esto guarda los documentos que hay detrás, incluido todo lo que llega por correo o como foto de un conductor y nunca entra en ese sistema. Los transportistas más pequeños suelen llevar toda la documentación desde una bandeja de entrada y una unidad compartida, y ahí es donde encaja.
- ¿Nos mantiene en cumplimiento con el DOT?
- No. Mantiene los documentos de cada conductor en un sitio predecible, nombrados para que veas de un vistazo qué está vigente, que es la mayor parte de lo que hace que una auditoría vaya rápido. Si un conductor está cualificado es una decisión que toma y firma una persona, y los registros de pruebas de drogas y alcohol se guardan aparte, no en el expediente de cualificación.
- ¿Puede decirme si un paquete de factura está completo?
- No. Aquí nada compara una carpeta con una lista de lo que debería contener, así que no puede avisarte de que una prueba de entrega nunca llegó. Lo que hace es poner bajo la carga todo lo que ha llegado, para que el hueco se vea en cuanto abres la carpeta. Para los documentos que estás recogiendo de alguien, lo que controla lo pendiente es una solicitud de archivos con una lista de comprobación.
- ¿Tiene un transportista que mover sus archivos?
- No. Una extensión del navegador lleva The Drive AI a Google Drive, OneDrive y Dropbox, y los flujos de trabajo pueden vigilar SharePoint, Gmail y Outlook. Los documentos se organizan y se renombran donde ya están, y los enlaces existentes siguen funcionando.
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Free PDF toolsEntrega la carga. La documentación se archiva sola.
Cada documento bajo su número de carga, su conductor o su vehículo, el día que llega.