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Submittals, RFI y planos,organizados en todas las obras.
The Drive AI archiva cada documento bajo la obra y el gremio a los que pertenece, leyendo el nombre del proyecto en el propio documento en lugar de esperar a que alguien lo renombre.
Gratis para empezar
En resumen
¿Cómo mantiene una constructora organizados los submittals, las RFI y los planos de todas sus obras?
En una constructora, The Drive AI lee cada documento al llegar, identifica la obra, el gremio, el tipo de documento y la fecha de revisión según lo impreso y lo archiva bajo esa obra. Un submittal que envía un subcontratista por correo llega a la carpeta correcta sin que el jefe de obra lo renombre.
Lo que una unidad compartida no puede hacer
- Archivar por sí sola un submittal o una RFI bajo la obra y el gremio correctos, según lo que dice el documento y no según cómo se llamaba.
- Decirte qué juego de planos está vigente cuando hay tres revisiones del mismo plano en una carpeta.
- Recoger los submittals y las RFI que solo existieron como adjunto de correo en la bandeja de una persona.
Lo hace donde ya están los documentos: una extensión del navegador lleva The Drive AI a Google Drive, OneDrive y Dropbox, y los flujos de trabajo pueden vigilar SharePoint, Gmail, Outlook, Slack o Teams para detectar cualquier archivo nuevo. Funciona junto a Procore, PlanGrid o Bluebeam, sin sustituirlos: ellos gestionan la obra, y esto organiza los documentos sueltos que nunca llegan a entrar en ellos.
El problema
Lo que te hace perder tiempo
Documentos repartidos entre obras
Los planos en la caseta, los permisos en la oficina, los submittals en el correo de alguien y las órdenes de cambio en un escritorio.
RFI perdidas en el correo
Submittals, RFI y correspondencia con proveedores enterrados en hilos de correo que nadie encuentra.
Permisos sin control
Permisos caducados, actas de inspección que faltan y documentos de cumplimiento repartidos entre varios sistemas.
El caos de los planos as-built
Planos revisados, pliegos de condiciones y as-built sin un historial de versiones claro ni un lugar central.
Cómo funciona
Se configura una vez. Desde entonces, archiva solo.
Conecta donde ya llegan los documentos
El Google Drive, OneDrive, SharePoint o Dropbox que ya usa el equipo, además de la cuenta de Gmail u Outlook a la que llegan los submittals. No se mueve nada.
Describe la estructura de obra una sola vez
Obra, luego gremio, luego tipo de documento. Dicho con tus propias palabras, sin montarlo como una plantilla de carpetas.
Los documentos nuevos se archivan solos
Cada documento que llega se lee para saber la obra, el gremio, el tipo y la fecha de revisión, y se archiva. Lo que sea ambiguo puede esperar a que una persona lo apruebe.
Pregunta sobre todas las obras
"¿En qué obras falta un certificado de seguro vigente del subcontratista eléctrico?", respondido sobre todas a la vez.
Lo que puedes pedir
Preguntas, con tus propias palabras
- Busca el último submittal de climatización de la obra de Oak Street
- Muestra todas las RFI del subcontratista eléctrico en el Edificio C
- ¿Qué obras tienen licencias de obra caducadas?
- Abre el estudio geotécnico del solar de Riverside
- Busca todas las órdenes de cambio de más de 10.000 $ del último trimestre
- Muéstrame los planos de taller aprobados de la estructura metálica
- ¿Qué actas de inspección faltan en la obra del centro?
- Busca el certificado de seguro de ABC Plumbing
Lo que hace
Pensado para cómo trabaja una constructora
Organización por obra
Los documentos se ordenan automáticamente en carpetas de obra por tipo de documento, gremio y fecha de revisión.
Captura de adjuntos de correo
Los submittals, las RFI y los documentos de proveedores que llegan por correo se capturan y se archivan automáticamente en la obra correcta.
Reglas para cada archivo nuevo
Define las reglas de archivo una vez, y cada documento nuevo, venga de Gmail u Outlook, Slack o Teams, Google Drive, OneDrive, SharePoint o Dropbox, se organiza según ellas sin que nadie lo toque.
Funciona donde ya están tus archivos
Una extensión del navegador lleva The Drive AI a Google Drive, OneDrive y Dropbox, para que el equipo organice, renombre y busque en el mismo sitio sin migrar de su almacenamiento actual.
Búsqueda en todas las obras
"Muéstrame todas las especificaciones de hormigón de la obra del centro": encuentra cualquier documento de cualquier obra en segundos.
Revisión antes de archivar
Cualquier regla puede detenerse para que una persona la apruebe, mostrando exactamente lo que va a hacer antes de hacerlo. Nada irreversible ocurre sin una vista previa.
Comparte con inspectores y subcontratistas
Crea enlaces seguros para inspectores, subcontratistas o propietarios. Controla el acceso y fija fechas de caducidad.
Control de revisiones y versiones
La IA identifica las revisiones de los documentos y mantiene el historial de versiones. Siempre sabes qué juego de planos está vigente.
Firma electrónica para contratos y órdenes de cambio
Envía contratos de subcontratación, órdenes de cambio y renuncias de gravamen para firmar. Las copias firmadas se archivan solas en la carpeta de la obra.
Recogida de documentos de subcontratistas y proveedores
Envía un enlace a los subcontratistas para que suban certificados de seguro, ofertas o permisos. Un flujo de trabajo en la carpeta de destino los archiva por obra.
Para cada función
Lo que obtiene cada persona
Jefes de proyecto consultan cualquier documento de cualquier obra activa sin abrir uno tras otro el correo, la unidad compartida y el sistema de gestión de obra.
Jefes de obra abren desde el móvil, en la propia obra, el juego de planos vigente, un submittal o un acta de inspección, sin llamar a la oficina para preguntar qué revisión es la buena.
Técnicos de presupuestos buscan especificaciones, ofertas anteriores y presupuestos de proveedores en obras terminadas, para no volver a calcular desde cero una partida que ya se presupuestó.
Propietarios de la empresa ven qué obras no tienen permisos, certificados u órdenes de cambio firmadas antes de que esa falta se convierta en un retraso.
Ingenieros hacen preguntas sobre especificaciones, cálculos y documentación técnica de la obra como un conjunto, en lugar de abrirlos de uno en uno.
Administrativos de obra dejan de archivar a mano submittals, RFI y partes diarios, porque la regla que dice dónde va cada uno se ejecuta cuando llega.
Comparado
Frente a archivar a mano
Archivado automático por obra
Captura de adjuntos de correo
Búsqueda en lenguaje natural
Búsqueda entre obras
Control de revisiones
Funciona en tu almacenamiento actual
Compartir de forma segura con subcontratistas
Cifrado en reposo
Preguntas Frecuentes
Preguntas frecuentes
- ¿Cómo organizar los submittals y las RFI de varias obras?
- Primero por obra, luego por gremio y después por tipo de documento, para que los submittals eléctricos de una obra estén juntos y los encuentre alguien que nunca ha trabajado en ella. Nombra los documentos empezando por la fecha en formato ISO para que cada carpeta se lea en el orden en que pasaron las cosas, y mantén la misma estructura en todas las obras en lugar de dejar que cada jefe de proyecto invente la suya.
- ¿The Drive AI sustituye a Procore, PlanGrid o Bluebeam?
- No. Esos gestionan la obra: el registro de RFI, el registro de submittals, las anotaciones en los planos. The Drive AI organiza los documentos que hay a su alrededor: los que llegan por correo, los de la unidad compartida, los escaneos de la caseta de obra. Funciona junto a un sistema de gestión de proyectos, no en su lugar.
- ¿Tiene una constructora que mover sus archivos?
- No. Una extensión del navegador lleva The Drive AI a Google Drive, OneDrive y Dropbox, así que los documentos se organizan, se renombran y se buscan donde ya están. Los flujos de trabajo también pueden vigilar SharePoint, Gmail, Outlook, Slack y Teams para detectar archivos nuevos. No se migra nada y los enlaces siguen funcionando.
- ¿Cómo sabe qué revisión del plano está vigente?
- Lee la fecha de revisión y el número de plano en el propio plano, así que tres versiones del mismo plano se ordenan por lo que llevan impreso y no por cuándo alguien las subió. Muestra la más reciente; no anota los planos ni los compara, que es para lo que sirve Bluebeam.
- ¿Se puede acceder a los documentos desde la obra?
- Sí. The Drive AI funciona en el navegador de cualquier dispositivo, así que planos, submittals y actas de inspección se abren en un móvil o una tableta en la obra. El papel escaneado o fotografiado se lee con OCR, de modo que la foto de un plano anotado se puede buscar junto con todo lo demás.
- ¿Qué tipos de documentos de construcción admite?
- Planos, pliegos de condiciones y especificaciones, submittals, RFI, permisos, actas de inspección, contratos, órdenes de cambio, renuncias de gravamen, partes diarios y fotos de obra, en PDF, imagen, Word y hoja de cálculo. Los documentos escaneados se leen con OCR en lugar de guardarse como imágenes planas.
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Archivado por la obra que lleva impresa, en el almacenamiento que el equipo ya usa.