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Los documentos de cada cliente, archivados por clientey ejercicio fiscal, nada más llegar.
The Drive AI lee en cada documento el cliente, el periodo y el tipo de formulario, y lo archiva ahí. Así, una declaración que necesita once documentos de un cliente son once documentos en una carpeta, no once respuestas en una bandeja de entrada.
Gratis para empezar
En resumen
¿Cómo debe organizar una asesoría contable los documentos de sus clientes?
Una asesoría contable debe organizar por cliente, ejercicio fiscal y tipo de documento, porque toda consulta empieza por un cliente y un periodo. The Drive AI lee en cada documento el cliente, el año fiscal y el tipo de formulario y lo archiva así: un W-2 enviado a las 11 de la noche llega a su carpeta sin que nadie lo renombre.
Lo que una unidad compartida no puede hacer
- Archivar por sí sola un 1099 o un extracto bancario bajo el cliente y el año correctos, según lo que dice el documento y no según cómo se llamaba.
- Decirte qué clientes aún no han enviado documentos, cuando todavía hay tiempo para pedírselos.
- Recoger lo que llega como adjunto de correo, que en plena campaña fiscal es casi todo.
Lo hace donde ya están los documentos: una extensión del navegador lleva The Drive AI a Google Drive, OneDrive y Dropbox, y los flujos de trabajo pueden vigilar SharePoint, Gmail, Outlook, Slack o Teams para detectar cualquier archivo nuevo. Funciona junto a QuickBooks, Xero y tu software fiscal, sin sustituirlos: ellos llevan la contabilidad, y esto guarda los documentos de origen que hay detrás.
El problema
Lo que te hace perder tiempo
Carpetas de clientes por todas partes
Documentos repartidos entre el correo, el escritorio, las unidades en la nube y los archivadores.
Encontrar ese único recibo
Pasar 20 minutos buscando un recibo de 47 $ durante una auditoría.
El caos de la campaña fiscal
Clientes que envían documentos en cualquier formato y a última hora.
Once respuestas, una declaración
Un cliente envía cada documento según le llega, en correos separados y sin un nombre que sirva de algo.
Cómo funciona
Se configura una vez. Desde entonces, archiva solo.
Conecta donde ya llegan los documentos
El Google Drive, OneDrive, SharePoint o Dropbox que ya usa el despacho, además de la cuenta de Gmail u Outlook a la que escriben los clientes.
Describe el archivo una sola vez
Cliente, luego ejercicio fiscal, luego tipo de documento. Dicho con tus propias palabras, sin rehacer un árbol de carpetas para cada cliente.
Los documentos se archivan solos
Cada documento que llega se lee para saber el cliente, el periodo y el tipo de formulario, y se archiva y nombra. Los recibos fotografiados y los escaneos se leen con OCR.
Pregunta qué falta todavía
"¿Qué clientes no han enviado aún su K-1?", respondido a partir de lo que ha llegado y lo que no, cuando todavía hay tiempo para reclamarlo.
Lo que puedes pedir
Preguntas, con tus propias palabras
- ¿Cuál fue el total de gastos de Johnson & Co en el cuarto trimestre de 2024?
- Busca todos los W-2 que faltan de mi lista de clientes
- Muéstrame las facturas de más de 5.000 $ del mes pasado
- Resume la carta de encargo de Smith LLC
- ¿Qué cuadros de amortización tenemos de ABC Corp?
- Busca todos los formularios 1099-NEC recibidos este año
- Compara los ingresos de todos los clientes con el año anterior
- ¿Qué clientes no han enviado sus documentos K-1?
Lo que hace
Pensado para cómo trabaja una asesoría contable
Archivado por cliente y ejercicio fiscal
Los documentos se ordenan en una estructura de cliente, año y tipo que se lee del propio documento, así que un 1099 de 2025 de un cliente nunca acaba en la carpeta de otro.
Recogida de documentos de clientes
Envía al cliente un solo enlace para todo lo que necesita una declaración. Lo que sube se archiva solo bajo su nombre, y puedes ver lo que sigue pendiente.
Captura de adjuntos de correo
Los documentos que llegan como adjuntos se capturan y se archivan en el cliente correcto sin tener que descargarlos antes al escritorio.
Reglas para cada archivo nuevo
Define las reglas de archivo una vez, y cada documento nuevo, venga de Gmail u Outlook, Slack o Teams, Google Drive, OneDrive, SharePoint o Dropbox, se organiza según ellas sin que nadie lo toque.
Funciona donde ya están tus archivos
Una extensión del navegador lleva The Drive AI a Google Drive, OneDrive y Dropbox, para que el despacho organice y busque en el mismo sitio sin migrar de su almacenamiento actual.
Recibos y extractos leídos con OCR
Los recibos fotografiados, los extractos escaneados y los formularios enviados por fax se leen desde la página, así que un recibo de 47 $ se encuentra por su importe y su proveedor.
Revisión antes de archivar
Cualquier regla puede detenerse para que una persona la apruebe, mostrando exactamente lo que va a hacer antes de hacerlo. Nada irreversible ocurre sin una vista previa.
Firma electrónica para cartas de encargo
Envía cartas de encargo, formularios 8879 y consentimientos para firmar. Las copias firmadas se archivan solas bajo el cliente y el año.
Pregunta en todos los expedientes de clientes
"Muéstrame las facturas de más de 5.000 $ del mes pasado", respondido con todos los documentos y con el archivo del que sale cada respuesta.
Para cada función
Lo que obtiene cada persona
Contables colegiados (CPA) abren cualquier documento de un cliente durante una llamada en lugar de prometer que lo buscarán después.
Auxiliares contables dejan que recibos, facturas y extractos bancarios se archiven solos por cliente y mes, en lugar de ordenar una bandeja compartida cada mañana.
Asesores fiscales ven de un vistazo cuáles de sus cien clientes aún no han enviado un W-2, un 1099 o un K-1, cuando todavía hay tiempo para pedirlo.
Directores financieros hacen preguntas sobre informes financieros, documentos de cumplimiento y material del consejo como un solo conjunto.
Asesorías contables mantienen una misma estructura de archivo para cada cliente y cada preparador, de modo que un relevo no empieza con un trabajo de arqueología.
Controllers financieros localizan el justificante que hay detrás de un asiento contable sin preguntar a quien lo registró dónde lo guardó.
Comparado
Frente a archivar a mano
Archivado automático por cliente
Organización por ejercicio fiscal
Extracción de facturas y recibos
Enlaces de recogida de documentos
Visibilidad de documentos pendientes
Funciona en tu almacenamiento actual
Compartir de forma segura con clientes
Cifrado de nivel bancario
Preguntas Frecuentes
Preguntas frecuentes
- ¿Cómo organizar los documentos de los clientes en una asesoría contable?
- Primero por cliente, luego por ejercicio fiscal y después por tipo de documento, con cada archivo nombrado empezando por la fecha en formato ISO. Toda petición que gestiona un contable empieza por un cliente y un periodo, así que esos deben ser los dos primeros niveles. Mantener la misma estructura para todos los clientes es lo que permite que un preparador retome el expediente de otro sin que le expliquen dónde está cada cosa.
- ¿Cómo envían los clientes sus documentos?
- El despacho envía a cada cliente un solo enlace, y todo lo que sube a través de él se archiva solo bajo ese cliente y ese año. El cliente no necesita crear una cuenta. Los documentos enviados como adjuntos de correo también se capturan, y eso importa porque en campaña fiscal la mayoría llega así, pidas lo que pidas.
- ¿Puede decirme qué clientes aún no han enviado documentos?
- Puede decirte qué ha llegado y qué no, cliente por cliente, frente al conjunto de documentos que necesita una declaración. Es la pregunta que vale la pena hacerse en febrero, y la respuesta suele estar repartida entre una bandeja de entrada y la memoria de alguien.
- ¿Tiene una asesoría contable que mover sus archivos?
- No. Una extensión del navegador lleva The Drive AI a Google Drive, OneDrive y Dropbox, así que los documentos se organizan, se renombran y se buscan donde ya están. Los flujos de trabajo también pueden vigilar SharePoint, Gmail, Outlook, Slack y Teams. No se migra nada y los enlaces existentes siguen funcionando.
- ¿Sustituye a QuickBooks, Xero o al software fiscal?
- No. Esos llevan la contabilidad: el libro mayor, la conciliación, la propia declaración. The Drive AI guarda los documentos de origen que hay detrás y hace que se puedan encontrar. Es el archivador, no el cálculo.
- ¿Qué tipos de documentos admite?
- W-2, 1099, K-1, extractos bancarios y de valores, facturas, recibos, cartas de encargo, cuadros de amortización y declaraciones de años anteriores, en PDF, imagen, Word y hoja de cálculo. Los recibos fotografiados y los extractos escaneados se leen con OCR en lugar de guardarse como imágenes planas.
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Free PDF toolsEsta campaña fiscal, empieza con todo en su sitio.
Cada documento de cliente archivado por cliente y año, en cuanto llega.