IntegracionesOutlook
Los adjuntos de Outlook,archivados donde tu equipo los encuentra.
The Drive AI lee cada adjunto que llega a Outlook, lo nombra según lo que dice y lo archiva en la carpeta correcta de OneDrive, SharePoint o The Drive AI. El contrato firmado deja de esconderse en una cadena de respuestas como Agreement (2).pdf. Di una vez dónde va cada cosa, y cada adjunto que llegue después lo seguirá.
Conectar Outlook viene con el plan Max o con cualquier plan Team.
Lo que puedes pedir
Di dónde van los adjuntos
Cada frase se convierte en un flujo de trabajo que se ejecuta con cada adjunto que llegue después. ¿Usas Gmail y Outlook a la vez? Mira cómo organizar los adjuntos de correo automáticamente en los dos.
- Guarda los contratos de legal@partner.com en Contratos/ActivosSolo ese remitente, solo contratos. Todo lo demás se queda en el buzón.
- Archiva cada factura por proveedor y por añoCada factura se lee y se archiva por el proveedor y el año que figuran en el documento.
- Comprueba que los contratos estén firmados antes de archivarlosLos firmados se archivan; el resto espera a que decida una persona.
- Manda un correo a legal-ops cuando llegue un contrato con renovación automáticaEl mensaje dice qué contrato es y cuándo se renueva.
- Renombra los extractos con el banco, la cuenta y el mesLos nombres salen de lo que dice cada extracto.
- Archiva cada contrato de alquiler en la unidad que menciona el correoUna frase como «el contrato de alquiler firmado de la unidad 4B» le indica la carpeta.
Los archivos que ya tienes
¿Puede The Drive AI organizar los adjuntos que ya están en mi buzón de Outlook?
Aquí se suelen plantear dos preguntas distintas. Los adjuntos anteriores de Outlook se importan y se organizan. Los archivos que ya están en una unidad en la nube son tarea de una unidad conectada.
Adjuntos anteriores en OutlookSí, el historial reciente
Importa los adjuntos que ya hay en Outlook. La importación llega 30, 90 o 180 días atrás, o hasta un año en Outlook. Llegan a The Drive AI tal como están, sin repetir lo ya importado, y un workflow que vigila los archivos nuevos lee, nombra y archiva cada uno.
Tu buzón de OutlookSe queda exactamente como está
En Outlook no se mueve, renombra ni elimina nada. Los archivos se copian y se organizan en The Drive AI, y lo que todos ven en Outlook se queda como estaba.
Archivos que ya están en una unidad en la nubeConecta la unidad
Esta integración llega a Outlook, no a tu almacenamiento en la nube. Conecta Google Drive, OneDrive, SharePoint o Dropbox y el asistente, en la app o en la extensión del navegador, reorganiza esos archivos en su sitio. Las unidades conectadas vienen con el plan Max o con cualquier plan Team.
Ver las unidades conectadas
Comparado con Outlook and Power Automate
Outlook guarda los adjuntos que eliges. The Drive AI archiva cada uno según lo que dice.
Microsoft ofrece Save to OneDrive, reglas de la bandeja de entrada, flujos de Power Automate y Copilot in Outlook. Esto es lo que hace cada uno con un adjunto, según la propia documentación de Microsoft.
| Para qué sirve | The Drive AI | Outlook and Power Automate |
|---|---|---|
| Guardar todos los adjuntos, no solo los que pulsas | The Drive AI Una frase se convierte en un flujo de trabajo que se ejecuta con cada adjunto que llega. | Outlook and Power Automate Save to OneDrive funciona de adjunto en adjunto. Las reglas mueven o reenvían el mensaje; un flujo de Power Automate que tú construyes guarda el archivo. |
| Elegir la carpeta | The Drive AI Elige la carpeta según lo que dice el documento: proveedor, cliente, unidad, año. | Outlook and Power Automate Un flujo guarda en la ruta de carpeta que fijas, filtrando por remitente, asunto o carpeta de correo. |
| Nombres de archivo | The Drive AI Nombra cada archivo según su contenido, por ejemplo banco, cuenta y mes. | Outlook and Power Automate El flujo de la guía de Microsoft conserva el nombre original del adjunto. |
| Saber qué es el archivo | The Drive AI Lo lee, comprueba que un contrato está firmado antes de archivarlo y pregunta a una persona cuando duda. | Outlook and Power Automate Copilot in Outlook resume un adjunto PDF, Word o PowerPoint cuando se lo pides. |
| Adjuntos que ya están en el buzón | The Drive AI Historical Sync trae hasta un año de adjuntos anteriores, y un flujo de trabajo los archiva. | Outlook and Power Automate Se guardan a mano, mensaje a mensaje. Un flujo se ejecuta cuando llega un correo nuevo. |
Si todos los adjuntos de un remitente o de una carpeta de correo pueden ir a una sola carpeta con su propio nombre, un flujo de Power Automate lo hace, y Save to OneDrive cubre el archivo ocasional. The Drive AI es para el resto: elegir la carpeta y el nombre según lo que dice cada documento, revisarlo antes de archivarlo y archivar los adjuntos que ya están en tu buzón.
Comprobado con la documentación del fabricante el : Microsoft Support: attachments in Outlook, Microsoft Support: rules in Outlook, Microsoft Learn: Power Automate email triggers, Microsoft Learn: save attachments to SharePoint, Microsoft Support: Copilot in Outlook
Cómo funciona
Conéctalo. Di dónde. Lo archiva.
Conecta Outlook
Inicia sesión con Microsoft 365 u Outlook.com. No se guarda nada hasta que un flujo de trabajo lo guarda, y tu buzón se queda como está.
Di dónde va cada cosa
Una frase por tarea. El flujo de trabajo se crea a partir de ella, y ves cada paso antes de que se ejecute.
Se ejecuta con cada adjunto
Cada uno se lee y se archiva donde corresponde. Cuando no está seguro, pregunta a una persona, y cualquier ejecución se puede repetir.
Preguntas Frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Puede una IA guardar los adjuntos de Outlook en una carpeta?
Sí. The Drive AI se conecta a Outlook y guarda cada adjunto nuevo en una carpeta de OneDrive, SharePoint o The Drive AI, y elige la carpeta y el nombre del archivo según lo que dice el documento. Describes el archivado en una frase y ves el flujo de trabajo antes de que se ejecute. El propio Save to OneDrive de Outlook guarda los adjuntos de uno en uno. Conectar Outlook viene con el plan Max o con cualquier plan Team.
¿En qué se diferencia The Drive AI de las reglas de Outlook o de Power Automate?
Las reglas de Outlook actúan sobre el mensaje: lo mueven o lo reenvían. Un flujo de Power Automate puede guardar los adjuntos en la ruta de carpeta que fijes, con su propio nombre, filtrando por remitente, asunto o carpeta de correo. The Drive AI lee cada adjunto, elige la carpeta y el nombre según lo que dice y pregunta a una persona cuando duda.
¿Cómo archiva The Drive AI los adjuntos de Outlook en OneDrive o SharePoint?
Conecta Outlook y OneDrive o SharePoint, y dile al asistente dónde va cada cosa, por ejemplo «guarda los contratos firmados de Outlook en la biblioteca Contratos de SharePoint». Crea un flujo de trabajo que empieza con Email Attachment, guarda primero una copia en esa unidad y después lee, nombra y archiva cada adjunto. Si no nombras el sitio de SharePoint, te pregunta cuál.
¿Qué cuentas de Outlook funcionan con The Drive AI?
Los buzones alojados por Microsoft: cuentas de trabajo y educativas de Microsoft 365, direcciones personales de Outlook.com, Hotmail.com y Live.com, y dominios propios que usan el correo de Microsoft. Las demás direcciones muestran Email Not Supported. Conecta una dirección de Gmail a través de Gmail.
¿The Drive AI lee mis correos de Outlook?
The Drive AI solo pide a Microsoft leer el correo de tu propio buzón, no enviarlo ni cambiarlo. Cada adjunto llega con su remitente, su asunto y el texto del correo, que ayudan a decidir adónde va el archivo. Ese texto se trata como información sobre el archivo, nunca como instrucciones. The Drive AI no responde, mueve, ordena ni borra mensajes, así que tu buzón se queda como estaba.
¿Dónde guarda The Drive AI los adjuntos de Outlook?
Un adjunto no tiene ubicación hasta que el flujo de trabajo le da una, así que guarda una copia en The Drive AI o en una unidad conectada como SharePoint u OneDrive, en la carpeta que indiquen tus instrucciones. Tu buzón se queda exactamente como estaba.
¿Tiene que aprobar The Drive AI el administrador de Microsoft 365?
Muchas organizaciones lo exigen. Si la tuya lo hace, la ventana de inicio de sesión muestra Outlook Integration Failed y dice que un administrador tiene que aprobar The Drive AI. Cuando lo apruebe, vuelve a conectar. Si el mensaje menciona Conditional Access, también tiene que permitir The Drive AI en las directivas de inicio de sesión de tu organización.
¿Cada persona del equipo puede conectar su propio buzón de Outlook a The Drive AI?
Sí. Un administrador configura un flujo de trabajo una vez, y a cada miembro se le pide que se una con su propio buzón. No se ejecuta nada a través de una cuenta hasta que su titular dice que sí.
¿Qué pasa si desconecto Outlook de The Drive AI?
Todo lo ya archivado se queda donde está. Solo dejan de llegar adjuntos nuevos, y puedes volver a conectarlo cuando quieras.
¿Qué plan conecta Outlook con The Drive AI?
Conectar Outlook viene con el plan Max o con cualquier plan Team. Los archivos que subes a The Drive AI se pueden organizar en todos los planes, incluido el gratuito.
¿Están seguros mis datos de Outlook con The Drive AI?
Inicias sesión con Microsoft, así que tu contraseña nunca se comparte. Los adjuntos se cifran en tránsito y en reposo, nunca se usan para entrenar modelos de IA, y puedes revocar el acceso desde tu cuenta de Microsoft en cualquier momento.
¿Puedo probar The Drive AI antes de pagar?
Sí. El plan Team empieza con una prueba gratuita de 7 días, y conectar Outlook está incluido.
No vuelvas a archivar un adjunto de Outlook a mano.
Conecta Outlook y di dónde va cada cosa.