Flujos de trabajo
¿Qué te gustaría automatizar?
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The Drive AI
Una factura, de principio a fin
El cuello de botella era tener que decidir.
Archivar nunca fue lo lento. Lo lento era que alguien abriera el archivo para responder una pregunta. Aquí tienes un archivo, reproducido a partir de su propio registro en la app. Desplázate.
Dilo una vez
El flujo de trabajo de arriba empezó como una sola frase. Nadie arrastró una caja.
Es el asistente con el que ya hablas. Di qué debe pasar cuando llega un archivo y los pasos aparecen en el lienzo, conectados y con nombre. Cambia de idea con una frase y ve exactamente qué se añadió, qué cambió y qué quedó igual. Elige Legal o HR para ver los suyos.
Una página por tarea
Las tareas de archivo que la gente realmente pide.
Estén donde estén
Tus archivos no tienen que moverse para que esto funcione.
Apunta un flujo de trabajo a una carpeta de Google Drive, OneDrive, SharePoint o Dropbox y renombrará y moverá los archivos ahí mismo. No se importa nada antes, y nada fuera de esa carpeta se toca nunca. El flujo de trabajo de contratos de esta página nunca sale de SharePoint.
Un adjunto en Gmail, Outlook, Slack o Teams todavía no tiene un lugar. El flujo de trabajo le da uno. Tu bandeja de entrada y tus canales quedan exactamente como estaban.
Gmail- Los adjuntos reciben un lugar. Tu bandeja de entrada no se toca
Outlook- Los adjuntos reciben un lugar. Tu bandeja de entrada no se toca
Slack- Los archivos compartidos reciben un lugar. El canal recibe respuesta
Microsoft Teams- Los archivos compartidos reciben un lugar. Nada cambia en Teams
Google Drive- Se renombran y se mueven dentro de tu Drive
OneDrive- Se renombran y se mueven dentro de tu OneDrive
SharePoint- Se archivan dentro de la biblioteca que elegiste
Dropbox- Se renombran y se mueven dentro de tu Dropbox
The Drive AI- Subidas, importaciones y archivos que crea el asistente
Antes de confiar en él
Cada paso dice lo que cuesta. El flujo de trabajo pregunta antes de actuar.
- Instant
- Se decide con datos que ya tenemos. Instantáneo y exacto.
- Reads the file
- Abre el archivo y lo lee con IA, así que a veces puede equivocarse.
- Waits for you
- Pausa el flujo de trabajo hasta que alguien lo apruebe o lo rechace.
- Sends outside
- Se comunica con un servicio fuera de The Drive AI.
Las insignias del lienzo, con la nota que muestra cada una en la app.
Primero te muestra el plan. Una aprobación pausa el flujo de trabajo y muestra exactamente qué le pasará al archivo y por qué pregunta. «La carpeta de destino aún no existe.» «La IA solo tenía un 82 % de confianza.» Apruébalo tal como está, o añade una nota y el plan se rehace siguiendo tu nota. Cada decisión queda registrada con quién la tomó.
Empieza reteniéndolo todo. Afloja cuando confíes. El primer día, cada archivo puede esperar a una persona. Más adelante, cambia el paso para que pregunte solo cuando tenga dudas. Lo que archiva con seguridad en carpetas que ya tienes sigue adelante y queda registrado. Las carpetas nuevas, las coincidencias dudosas y todo lo destructivo siguen preguntando.
Después, el recorrido de cada archivo queda registrado. Un solo feed muestra cada paso, cada decisión y todo lo que te necesita. Una ejecución fallida explica el motivo con palabras claras y se puede reintentar desde el paso que falló. Cualquier ejecución se puede reproducir en el lienzo, como la factura de arriba.
Para equipos
Cada persona conecta su propia bandeja de entrada.
Un administrador configura el flujo de trabajo una vez. A cada miembro se le pide que se una con su propia bandeja de entrada o unidad, puede leer cada paso antes de decidir y puede salir en cualquier momento. Nada pasa por una cuenta hasta que su dueño dice que sí. Las aprobaciones van a las personas que indiques, y el cupo mensual de archivos se comparte en todo el espacio de trabajo.
Lo que ve un miembro
Se ejecuta con los adjuntos que llegan a tu bandeja de Gmail. No pasa nada hasta que te unas, y puedes salir cuando quieras.
La solicitud, con las palabras de la app.
Preguntas frecuentes
Preguntas respondidas
¿Qué puede decidir a partir de un archivo?
Cualquier cosa que un lector atento podría responder a partir del propio documento. Si el total de una factura supera un límite. Si un contrato lleva las dos firmas y una cláusula de renovación automática. Si un I-9 tiene ambas secciones completas. A qué cliente, proveedor o inmueble pertenece un documento. Lee el archivo completo, no el nombre del archivo, y puede extraer valores con nombre, como un total o una fecha de renovación, para que los pasos siguientes los usen en nombres y carpetas.
¿Saca mis archivos de Google Drive, OneDrive, SharePoint o Dropbox?
No. Un flujo de trabajo que vigila una carpeta de tu almacenamiento en la nube renombra y mueve los archivos dentro de ese almacenamiento. No se importa nada a menos que añadas un paso Save a Copy, y en ese caso solo al lugar que indiques. Nada fuera de la carpeta que elegiste se toca nunca. Los adjuntos de correo y de chat todavía no tienen un lugar, así que reciben uno, en The Drive AI o en una unidad conectada.
¿Puede equivocarse?
Los pasos que leen el archivo usan IA, y la insignia del paso lo indica: a veces pueden equivocarse. Por eso un paso de aprobación puede retener cada archivo para una persona con el plan detallado, por eso cada movimiento queda registrado, y por eso cualquier ejecución se puede reintentar desde el paso que falló o reproducir en el lienzo exactamente como ocurrió.
¿Qué pasa si nadie aprueba a tiempo?
Una aprobación espera hasta el plazo que fijes, tres días por defecto y treinta como máximo. Después, el archivo toma la ruta Expired. Si no conectaste nada a esa ruta, al archivo no le pasa nada, y el vencimiento queda registrado en el historial de decisiones.
¿Qué planes incluyen flujos de trabajo?
Los flujos de trabajo con archivos subidos a The Drive AI funcionan en todos los planes. Conectar Gmail, Outlook, Slack, Teams, Google Drive, OneDrive, SharePoint o Dropbox requiere el plan Max en un espacio de trabajo personal, o cualquier plan Team. Cada archivo que procesa un flujo de trabajo cuenta una vez contra un cupo mensual, y una ejecución que falla devuelve su archivo.
Di adónde va cada cosa. Una vez.
Los flujos de trabajo con archivos subidos funcionan en todos los planes, incluido el gratuito. Conecta una bandeja de entrada, un canal o una unidad con Max o cualquier plan Team.