LösungenImmobilien
Jedes Transaktionsdokument,abgelegt unter seiner Adresse.
The Drive AI liest die Objektadresse aus jedem Vertrag, jeder Offenlegung und jedem Gutachten und legt das Dokument dort ab. So ist ein laufendes Geschäft ein Ordner und nicht ein Posteingang, ein Dropbox-Konto und ein Handy.
Kostenlos starten
Kurz gesagt
Wie organisiert ein Immobilienmakler die Unterlagen zu seinen Transaktionen?
Nach Objektadresse, dann nach Phase der Transaktion: Die Adresse teilen alle Dokumente eines Geschäfts, und ein Geschäft läuft in Phasen. The Drive AI liest für Immobilienmakler Adresse, Dokumenttyp und Datum aus jeder Datei und legt sie ab, sodass eine am Handy unterschriebene Offenlegung und ein gemailtes Gutachten unter demselben Objekt landen, ohne dass jemand sie benennt.
Was ein gemeinsames Laufwerk nicht kann
- Einen Vertrag oder eine Offenlegung selbstständig unter der richtigen Adresse ablegen, anhand der aufgedruckten Adresse statt des Dateinamens.
- Ihnen sagen, welche Offenlegungen bei einem Geschäft, das in neun Tagen abschließt, noch fehlen.
- Die Dokumente erfassen, die es nur als E-Mail-Anhang oder als Foto von einer Besichtigung gab.
Das passiert dort, wo die Dokumente schon liegen: Eine Browsererweiterung bringt The Drive AI in Google Drive, OneDrive und Dropbox, und Workflows können Gmail, Outlook, Slack oder Teams überwachen. Es läuft neben einem MLS und einem Transaktionsmanagementsystem, statt sie zu ersetzen. Diese führen das Inserat und die Checkliste, The Drive AI verwaltet die Dokumente.
Das Problem
Was Sie Zeit kostet
Objektunterlagen überall
Dokumente verteilt auf MLS, E-Mail, Desktop, Dropbox und Ihr Auto.
Die eine Offenlegung finden
Hektische Suche nach Dokumenten, während Kunden warten.
Viele aktive Objekte
Dutzende Objekte gleichzeitig, jedes in einer anderen Phase und mit eigenem Papierkram.
Unterschriebene Exemplare im Posteingang
Nachträge und Offenlegungen kommen per E-Mail zurück und schaffen es nie in den Objektordner.
So funktioniert es
Einmal einrichten. Ab dann legt es selbst ab.
Verbinden, wo Dokumente schon ankommen
Das Google Drive, OneDrive oder Dropbox, das Sie bereits nutzen, dazu das Postfach, in dem unterschriebene Exemplare und Gutachten eintreffen.
Die Struktur einmal beschreiben
Adresse, dann Dokumenttyp. In normaler Sprache gesagt, statt für jedes neue Objekt als Ordnersatz neu angelegt.
Dokumente legen sich selbst ab
Jeder Eingang wird nach Adresse, Typ und Datum gelesen, dann abgelegt und benannt. Gescannte und abfotografierte Seiten werden per OCR gelesen.
Fragen, was noch offen ist
„Welche Offenlegungen fehlen für das Objekt in der Oak Ave?“ Beantwortet anhand dessen, was eingetroffen ist und was nicht, vor dem Abschlusstermin.
Was Sie fragen können
Fragen in Ihren eigenen Worten
- Zeig mir alle aktiven Objekte über 500.000 $
- Finde das Gutachten für die Main Street 123
- Welche Offenlegungen fehlen für das Objekt in der Oak Ave?
- Zeig alle Objekte, die im Q3 2024 verkauft wurden
- Finde Verträge, die innerhalb von 30 Tagen abschließen sollen
- Bei welchen Objekten sind Mängel am Fundament vermerkt?
- Zeig mir alle Käuferverträge, die diesen Monat auslaufen
- Wie hoch ist das Hausgeld bei den Objekten in Maplewood?
Was es tut
Gebaut für die Arbeitsweise von Maklern
Abgelegt nach Objektadresse
Verträge, Offenlegungen, Gutachten und Grundbuchunterlagen werden unter der aufgedruckten Adresse einsortiert, nicht in dem Ordner, der gerade offen war.
Sehen, was noch fehlt
Gemessen an den Dokumenten, die eine Transaktion braucht, ist sichtbar, was noch nicht eingetroffen ist, solange noch Zeit zum Nachfassen bleibt.
Regeln für jede neue Datei
Legen Sie die Ablageregeln einmal fest, und jedes neue Dokument aus Gmail oder Outlook, Slack oder Teams, Google Drive, OneDrive oder Dropbox wird danach geordnet, ohne dass jemand es anfasst.
Arbeitet dort, wo Ihre Dateien schon liegen
Eine Browsererweiterung bringt The Drive AI in Google Drive, OneDrive und Dropbox. So ordnet und durchsucht ein Makler vor Ort, ohne umzuziehen.
Über alle Objekte suchen
„Bei welchen Objekten sind Mängel am Fundament vermerkt?“ Beantwortet über Gutachten und Offenlegungen hinweg, mit dem Dokument, aus dem jede Antwort stammt.
Prüfen, bevor abgelegt wird
Jede Regel kann pausieren, bis eine Person zustimmt, und zeigt genau, was sie gleich tun wird. Nichts Unumkehrbares passiert ohne Vorschau.
E-Signaturen für Verträge und Nachträge
Senden Sie Maklerverträge, Offenlegungen und Nachträge zur Unterschrift. Unterschriebene Exemplare legen sich selbst unter dem Objekt ab.
Unterlagen von Kunden und Dienstleistern einsammeln
Senden Sie einen Link für die Unterlagen, die ein Geschäft braucht. Was zurückkommt, landet unter der richtigen Adresse statt im Posteingang.
Für jede Rolle
Was jede Person davon hat
Makler öffnen die Offenlegung oder das Gutachten während einer Besichtigung auf dem Handy, statt zu versprechen, es später zu schicken.
Büroinhaber sehen, welchen Akten im ganzen Büro unterschriebene Dokumente fehlen, bevor eine Compliance-Prüfung es tut.
Teams arbeiten mit einer Struktur pro Objekt, sodass die Vertretung bei einem Geschäft nicht mit der Frage beginnt, wo die Kollegin alles ablegt.
Hausverwalter rufen Mietverträge, Wartungsunterlagen und Mieterdokumente zu jeder Adresse ab, ohne drei Systeme zu öffnen.
Gewerbeimmobilien stellen Fragen über alle Due-Diligence-Dokumente als einen Bestand, und nur so lässt sich ein Datenraum unter Zeitdruck praktisch lesen.
Investoren halten Gutachten, Abschlussunterlagen und Finanzzahlen pro Objekt zusammen, sodass ein Portfolio eine Historie pro Adresse hat.
Im Vergleich
Gegenüber dem Ablegen von Hand
Automatische Ablage nach Adresse
Fehlende Dokumente sichtbar
OCR und Datenextraktion
Suche in normaler Sprache
Fragen über mehrere Dokumente
Arbeitet in Ihrem bestehenden Speicher
Dokumente mit Kunden teilen
Verschlüsselung auf Bankniveau
FAQ
Fragen und Antworten
- Wie sollte ein Immobilienmakler seine Transaktionsunterlagen organisieren?
- Zuerst nach Objektadresse, dann nach Dokumenttyp, jede Datei mit Datum vorne im ISO-Format, sodass der Ordner das Geschäft in der richtigen Reihenfolge zeigt. Die Adresse ist das eine Merkmal, das alle Dokumente einer Transaktion teilen, und damit die einzige verlässliche oberste Ebene. Kundennamen wechseln die Seite, und Inseratsnummern ändern sich zwischen Systemen.
- Muss ein Makler seine Dateien aus Dropbox umziehen?
- Nein. Eine Browsererweiterung bringt The Drive AI in Google Drive, OneDrive und Dropbox, sodass Dokumente dort geordnet, umbenannt und durchsucht werden, wo sie bereits liegen. Freigabelinks funktionieren weiter, weil nichts verschoben wird.
- Kann es mir sagen, welche Offenlegungen fehlen?
- Es kann vergleichen, was eingetroffen ist, mit dem, was eine Transaktion braucht, und zeigen, was fehlt. Die Liste der erforderlichen Dokumente kommt von Ihnen, denn sie unterscheidet sich je nach Bundesland und Geschäft. Das System verfolgt die Eingänge dagegen, statt das neun Tage vor dem Abschluss jemandem im Kopf zu überlassen.
- Funktioniert das mit einem MLS oder einem Transaktionsmanagementsystem?
- Es läuft neben ihnen. Dokumente, die aus einem MLS weitergeleitet oder von einem Dienstleister gemailt werden, werden erfasst und nach Adresse abgelegt. Das MLS führt das Inserat, ein Transaktionssystem die Checkliste; The Drive AI verwaltet die Dokumente und macht sie durchsuchbar.
- Was ist mit Fotos von Besichtigungen und Gutachten?
- Fotos enthalten keine lesbare Adresse, deshalb werden sie nach dem Upload abgelegt, mit dem sie kamen, und nicht nach ihrem Inhalt. In der Praxis heißt das: ein Upload-Ziel pro Objekt, damit die Fotos einer Besichtigung zusammen unter der richtigen Adresse bleiben.
- Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?
- Aufbewahrungsfristen für Transaktionsunterlagen ergeben sich aus dem geltenden Recht und den Vorgaben des Maklerbüros und betragen häufig mehrere Jahre. Entscheidend ist hier, dass eine nach Adresse geordnete Struktur so lange lesbar bleibt, ein Posteingang und ein Desktop dagegen nicht.
Need to merge, split, compress, or sign a PDF right now? The free browser tools need no sign-up.
Free PDF toolsMehr Abschlüsse. Weniger Suchen.
Jedes Dokument unter der aufgedruckten Adresse, am Tag seines Eingangs.