LösungenHausverwaltung
Mietverträge, Prüfberichte und Handwerkerrechnungen,abgelegt nach Objekt und Einheit.
The Drive AI liest die Adresse aus jedem Dokument und legt es unter dem Objekt und der Einheit ab, zu denen es gehört. So hängt ein Bestand von zweihundert Einheiten nicht davon ab, dass jemand Dateien richtig benennt.
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Kurz gesagt
Wie organisiert eine Hausverwaltung Mietverträge, Prüfberichte und Handwerkerrechnungen?
Zuerst nach Objekt, dann nach Einheit, dann nach Dokumenttyp, denn jede Frage an eine Hausverwaltung beginnt mit einer Adresse. The Drive AI liest Objektadresse, Einheit, Datum und Dokumenttyp aus jedem Dokument und legt es in diese Struktur, sodass ein Mietvertrag, die anschließende Begehung und die Rechnung für die Reparatur unter derselben Einheit landen, ohne dass jemand eine Adresse eintippt.
Was ein gemeinsames Laufwerk nicht kann
- Ein Dokument selbstständig unter dem richtigen Objekt und der richtigen Einheit ablegen, anhand der aufgedruckten Adresse statt des Dateinamens.
- Das Vertragsende aus dem Mietvertrag lesen und Ihnen sagen, welche Mietverhältnisse in den nächsten sechzig Tagen enden.
- Die Handwerkerrechnungen und Prüfberichte erfassen, die es nur als E-Mail-Anhang gab.
Das passiert dort, wo die Dokumente schon liegen: Eine Browsererweiterung bringt The Drive AI in Google Drive, OneDrive und Dropbox, und Workflows können SharePoint, Gmail, Outlook, Slack oder Teams auf Neues überwachen. Es läuft neben AppFolio, Buildium oder Yardi, statt sie zu ersetzen. Diese führen die Buchhaltung, The Drive AI verwaltet die Unterlagen dahinter.
Das Problem
Was Sie Zeit kostet
Dateien pro Objekt summieren sich schnell
Mietverträge, Begehungen, Wartungsprotokolle, Handwerkerrechnungen, multipliziert mit jeder Einheit, die Sie verwalten.
Das richtige Dokument finden
Ein Mieter fragt nach seinen Vertragsbedingungen. Sie suchen zehn Minuten in Ordnern.
Ablage von Hand nach jeder Aufgabe
Jede Reparaturmeldung, jede Rechnung und jede Verlängerung bedeutet mehr Zeit fürs Ordnen statt fürs Verwalten.
Rechnungen im Postfach vergraben
Handwerkerrechnungen und Prüfberichte kommen als Anhänge, die bis zum Monatsende niemand ablegt.
So funktioniert es
Einmal einrichten. Ab dann legt es selbst ab.
Verbinden, wo Dokumente schon ankommen
Das Google Drive, OneDrive, SharePoint oder Dropbox, das das Büro bereits nutzt, dazu das Postfach, in dem Handwerkerrechnungen und Prüfberichte eintreffen.
Die Struktur einmal beschreiben
Objekt, dann Einheit, dann Dokumenttyp. In normaler Sprache gesagt, statt als Ordnerbaum pro Gebäude angelegt.
Neue Dokumente legen sich selbst ab
Jeder Eingang wird nach Adresse, Einheit, Datum und Typ gelesen und dann abgelegt. Gescanntes und abfotografiertes Papier wird per OCR gelesen.
Über den ganzen Bestand fragen
„Welche Mietverträge enden vor März, und bei welchen dieser Einheiten ist ein Auftrag offen?“ Beantwortet über alle Objekte gleichzeitig.
Was Sie fragen können
Fragen in Ihren eigenen Worten
- Zeig alle Mietverträge, die in den nächsten 60 Tagen enden
- Finde den Prüfbericht für Einheit 12B in Maple Grove
- Welche Wartungen gab es an der Heizungs- und Lüftungsanlage in der Pine St 400?
- Zeig alle Rechnungen von ABC Plumbing aus diesem Jahr
- Bei welchen Mietern stehen Vertragsverlängerungen noch aus?
- Finde den Versicherungsnachweis unseres Dachdeckers
- Zeig alle Objekte, bei denen diesen Monat die Brandschutzprüfung fällig ist
- Was sind die Vertragsbedingungen von Mieter Johnson in Einheit 3A?
Was es tut
Gebaut für die Arbeitsweise einer Hausverwaltung
Abgelegt nach Objekt und Einheit
Dokumente werden anhand der aufgedruckten Adresse in eine Struktur aus Objekt, Einheit und Dokumenttyp sortiert, nicht danach, wie die Datei hieß.
Erfassung von E-Mail-Anhängen
Handwerkerrechnungen, Prüfberichte und Mieterkorrespondenz, die per E-Mail eintreffen, werden erfasst und der richtigen Einheit zugeordnet.
Regeln für jede neue Datei
Legen Sie die Ablageregeln einmal fest, und jedes neue Dokument aus Gmail oder Outlook, Slack oder Teams, Google Drive, OneDrive, SharePoint oder Dropbox wird danach geordnet, ohne dass jemand es anfasst.
Arbeitet dort, wo Ihre Dateien schon liegen
Eine Browsererweiterung bringt The Drive AI in Google Drive, OneDrive und Dropbox. So ordnet und durchsucht ein Büro vor Ort, ohne den bisherigen Speicher zu verlassen.
Vertragsdaten aus dem Mietvertrag gelesen
Beginn und Ende werden aus dem Dokument übernommen, sodass die Frage, welche Mietverhältnisse im nächsten Quartal enden, aus den Verträgen selbst beantwortet wird.
Den ganzen Bestand durchsuchen
„Welche Wartungen gab es an der Heizungs- und Lüftungsanlage in der Pine St 400?“ Beantwortet über alle Objekte, Einheiten und Handwerker gleichzeitig.
Prüfen, bevor abgelegt wird
Jede Regel kann pausieren, bis eine Person zustimmt, und zeigt genau, was sie gleich tun wird. Nichts Unumkehrbares passiert ohne Vorschau.
E-Signaturen für Mietverträge und Mitteilungen
Senden Sie Mietverträge, Verlängerungen und Nachträge zur Unterschrift. Unterschriebene Exemplare legen sich selbst unter der zugehörigen Einheit ab.
Unterlagen von Mietern und Handwerkern einsammeln
Senden Sie einen Link für einen Versicherungsnachweis des Mieters, ein W-9 oder einen ausgefüllten Prüfbericht. Was zurückkommt, landet unter der richtigen Einheit oder beim richtigen Handwerker.
Für jede Rolle
Was jede Person davon hat
Hausverwalter beantworten die Frage eines Mieters zu seinem Vertrag noch am Telefon, statt nach dem Durchsuchen eines Ordners zurückzurufen.
Eigentümer fragen, was in diesem Jahr für ein Gebäude ausgegeben wurde und wofür, ohne zu warten, bis jemand es zusammenstellt.
Haustechnik ruft die letzten drei Aufträge und den Prüfbericht einer Einheit auf dem Handy ab, direkt vor der Tür.
Vermietung sieht, welche Mietverhältnisse in den nächsten sechzig Tagen enden, gelesen aus den Verträgen statt aus einer Tabelle, die jemand pflegt.
Buchhaltung gleicht Handwerkerrechnungen mit Objekten und Zeiträumen ab, ohne jeden Anhang zu öffnen, um herauszufinden, für welches Gebäude er war.
Teams arbeiten in einer gemeinsamen Struktur mit rollenbasiertem Zugriff, sodass die Haustechnik Aufträge sieht, ohne Mietverträge zu sehen.
Im Vergleich
Gegenüber dem Ablegen von Hand
Automatische Ablage nach Objekt und Einheit
Vertragsdaten aus dem Mietvertrag gelesen
Suche in der Wartungshistorie
Fragen in normaler Sprache
Erfassung von E-Mail-Anhängen
Arbeitet in Ihrem bestehenden Speicher
Rollenbasierter Zugriff
Verschlüsselung
FAQ
Fragen und Antworten
- Wie sollte eine Hausverwaltung Mietverträge, Prüfberichte und Handwerkerrechnungen ablegen?
- Zuerst nach Objekt, dann nach Einheit, dann nach Dokumenttyp, jedes Dokument mit Datum vorne im ISO-Format. Jede Frage an eine Hausverwaltung beginnt mit einer Adresse, deshalb muss die Adresse die oberste Ebene sein. Handwerkerunterlagen, die zum Betrieb und nicht zu einem Auftrag gehören, etwa W-9-Formulare oder Versicherungsnachweise, sind die Ausnahme und gehören in einen Handwerkerordner.
- Ersetzt The Drive AI AppFolio, Buildium oder Yardi?
- Nein. Diese führen die Buchhaltung: Miete, Rückstände, Auftragsstatus, Eigentümerabrechnungen. The Drive AI verwaltet die Dokumente dahinter: den unterschriebenen Mietvertrag, den Prüfbericht, die Handwerkerrechnung, wie sie ankam. Es läuft neben einer Hausverwaltungssoftware, statt sie zu ersetzen.
- Muss ein Büro seine Dateien umziehen?
- Nein. Eine Browsererweiterung bringt The Drive AI in Google Drive, OneDrive und Dropbox, sodass Dokumente dort geordnet, umbenannt und durchsucht werden, wo sie bereits liegen. Workflows können außerdem SharePoint, Gmail, Outlook, Slack und Teams überwachen. Nichts wird migriert, und bestehende Links funktionieren weiter.
- Woher weiß es, zu welcher Einheit ein Dokument gehört?
- Es liest Adresse und Einheit aus dem Dokument. Ein Mietvertrag, ein Prüfbericht und eine Klempnerrechnung nennen alle das betreffende Objekt, deshalb lassen sie sich ablegen, ohne dass jemand eine Adresse eintippt. Ein Dokument ohne Einheit, etwa eine Rechnung für das ganze Gebäude, wird stattdessen auf Objektebene abgelegt.
- Kann es mir sagen, welche Mietverträge auslaufen?
- Ja. Beginn und Ende werden aus dem Mietvertrag selbst gelesen, sodass die Liste der Mietverhältnisse, die in den nächsten sechzig Tagen enden, aus den Dokumenten kommt und nicht aus einer Tabelle, die jemand aktuell halten muss. Eine geplante Prüfung kann sie melden, bevor das Verlängerungsfenster schließt.
- Was ist mit Fotos von Begehungen?
- Fotos enthalten keine lesbare Adresse, deshalb werden sie nach dem Upload abgelegt, mit dem sie kamen, und nicht nach ihrem Inhalt. In der Praxis heißt das: ein Upload-Link pro Einheit oder pro Begehung, und der Stapel bleibt zusammen unter der richtigen Einheit.
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Free PDF toolsMehr Objekte verwalten. Weniger Zeit mit Papierkram.
Abgelegt nach der Adresse auf dem Dokument, in dem Speicher, den Sie schon nutzen.