LösungenBaufinanzierung
Darlehensunterlagen, abgelegt nach Darlehensobald sie eintreffen.
The Drive AI liest die Darlehensnummer, den Kreditnehmer oder die Objektadresse aus jedem Dokument und legt es unter dem Darlehen ab: das Wertgutachten aus dem Posteingang, die Gehaltsabrechnung, die ein Kreditnehmer abfotografiert hat, die Titelzusage aus einem Portal.
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Kurz gesagt
Wie organisiert ein Baufinanzierungsvermittler oder Finanzierungsberater Kunden- und Darlehensunterlagen?
Ein Ordner pro Darlehen, benannt mit Darlehensnummer und Kreditnehmer, mit allem aus jeder Quelle. The Drive AI liest Darlehensnummer, Kreditnehmer oder Objektadresse aus jedem Dokument und legt es dort ab, ob gemailtes Wertgutachten oder abfotografierte Gehaltsabrechnung. Datum und Dokumenttyp im Dateinamen zeigen Baufinanzierern eine veraltete Gehaltsabrechnung Wochen vor dem Abschluss, nicht erst in der Abschlusswoche.
Was ein Posteingang und ein gemeinsames Laufwerk nicht können
- Ein Wertgutachten oder eine Titelzusage, die das Objekt und nicht das Darlehen nennt, ablegen, indem die Adresse der offenen Akte zugeordnet wird.
- Eine Gehaltsabrechnung nach dem Abrechnungszeitraum benennen, den sie abdeckt, sodass dieselbe doppelt vorhandene Abrechnung sichtbar wird, statt erst bei der Kreditprüfung aufzufallen.
- Nachverfolgen, was ein Kreditnehmer laut Liste noch schuldet, und nur diejenigen erinnern, die ihre Unterlagen noch nicht geschickt haben.
Es läuft neben einem Kreditbearbeitungssystem, statt es zu ersetzen. Das System führt das Darlehen, die Pflichtinformationen und die Compliance-Dokumentation; The Drive AI verwaltet die Unterlagen dahinter, die bei kleineren Häusern per E-Mail eintreffen und auf einem gemeinsamen Laufwerk liegen, egal was das System Kreditnehmern anbietet. Workflows können Gmail, Outlook, Google Drive, OneDrive, SharePoint oder Dropbox überwachen.
Das Problem
Was Sie Zeit kostet
Fünf Beteiligte, keiner abgestimmt
Der Kreditnehmer mailt, der Gutachter mailt, die Titelgesellschaft nutzt ein Portal, und die Versicherungsbestätigung kommt als Fax, das zur E-Mail wird.
Seite eins eines fünfseitigen Kontoauszugs
Kreditnehmer schicken, was gerade bequem ist. Die Lücke fällt meist erst bei der Kreditprüfung auf, nicht an dem Tag, an dem das Dokument ankam.
Akten, die stocken und veralten
Eine Akte, die in einen Streit gerät, liegt zwei Monate und überlebt still ihre eigenen Gehaltsabrechnungen, Bonitätsauskunft und das Wertgutachten.
Die Akte einer Kollegin übernehmen
Fällt ein Finanzierungsberater krankheitsbedingt aus, öffnet jemand einen Ordner, den er nicht angelegt hat, und der Tag beginnt mit einer Suche statt mit der Arbeit.
So funktioniert es
Einmal einrichten. Ab dann legt es selbst ab.
Posteingang und Laufwerk verbinden
Das Postfach, in dem Wertgutachten, Titelzusagen und Anhänge von Kreditnehmern ankommen, dazu der Ordner, in dem Downloads aus Portalen landen.
Den Darlehensordner einmal beschreiben
Ein Ordner pro Darlehen, benannt nach Darlehensnummer und Kreditnehmer, jede Datei mit Datum vorne und Dokumenttyp im Namen. Einmal gesagt, statt für jeden neuen Antrag neu aufgebaut.
Dokumente legen sich selbst ab
Jeder Eingang wird nach Darlehensnummer, Kreditnehmer oder Objektadresse gelesen, dann umbenannt und abgelegt. Ein Dokument, das kein Darlehen erkennen lässt, geht zur Prüfung, statt nach Vermutung abgelegt zu werden.
Fragen über die ganze Akte
„Welche Gehaltsabrechnungen in dieser Akte sind älter als dreißig Tage?“ Beantwortet anhand dessen, was tatsächlich abgelegt ist, mit dem Dokument, aus dem jede Antwort stammt.
Was Sie fragen können
Fragen in Ihren eigenen Worten
- Finde das Wertgutachten für 1140 Cedar
- Welche Gehaltsabrechnungen in dieser Akte sind älter als dreißig Tage?
- Zeig mir die Titelzusage für das Darlehen Nakamura
- Was fordert das Auflagenschreiben der Kreditprüfung?
- Finde alle Kontoauszüge dieses Kreditnehmers
- Finde die Hochwasserbescheinigung für dieses Objekt
- Zeig die unterschriebenen ersten Pflichtinformationen zu dieser Akte
- Finde die Schenkungsbestätigung in der Akte Okonkwo
Was es tut
Gebaut für die Arbeitsweise in der Baufinanzierung
Abgelegt nach Darlehen
Pflichtinformationen, Kundenunterlagen, Wertgutachten und Titelunterlagen landen in einem Ordner pro Darlehen, benannt mit Darlehensnummer und Kreditnehmer, damit er auffindbar ist, egal welche Angabe Sie gerade vor sich haben.
Zugeordnet über die Objektadresse
Wertgutachten, Titelzusagen, Hochwasserbescheinigungen und Versicherungsbestätigungen nennen das Objekt, nicht das Darlehen. Die Adresse zu lesen und der offenen Akte zuzuordnen verhindert, dass genau diese Dokumente von Hand abgelegt werden müssen.
Benannt nach Zeitraum, nicht nur nach Typ
Eine Gehaltsabrechnung trägt den Abrechnungszeitraum im Namen, ein Kontoauszug seinen Monat. So sind zwei Exemplare desselben Dokuments im Ordner sichtbar und nicht erst bei der Kreditprüfung.
Kundenunterlagen per Checkliste anfordern
Senden Sie einen Link mit der Liste dessen, was dieser Kreditnehmer noch liefern muss. Der Stand wird pro Person verfolgt, Erinnerungen gehen nur an diejenigen, die noch nichts geschickt haben, und jeder Upload landet unter dem Darlehen.
Veraltete Dokumente früh erkannt
Ein geplanter Durchlauf über die offenen Darlehensordner liest das Datum aus jedem Dokument und meldet die, die alt genug sind, um erneuert zu werden, solange noch Zeit zum Nachfragen bleibt.
Regeln für jede neue Datei
Legen Sie die Ablage einmal fest, und jeder Eingang aus Gmail oder Outlook, Google Drive, OneDrive, SharePoint oder Dropbox folgt ihr, ohne dass jemand ihn anfasst.
Arbeitet dort, wo Ihre Dateien schon liegen
Eine Browsererweiterung bringt The Drive AI in Google Drive, OneDrive und Dropbox. So ordnet ein Vermittlerbüro vor Ort, ohne den bisherigen Speicher zu verlassen.
Prüfen, bevor abgelegt wird
Jede Regel kann pausieren, bis eine Person zustimmt, und zeigt genau, was sie gleich tun wird. Ein Dokument unter dem falschen Kreditnehmer kostet hier mehr als bei den meisten Ablagen, deshalb zählt die Vorschau.
Zugriffssteuerung auf Ordnerebene
Der Zugriff wird pro Ordner festgelegt, sodass eine Akte auf die Personen beschränkt werden kann, die sie bearbeiten, statt allen mit Zugang zum Laufwerk offenzustehen.
Für jede Rolle
Was jede Person davon hat
Finanzierungsberater beantworten die Frage eines Kreditnehmers noch während des Gesprächs aus dem Ordner, statt Nachschauen und Rückruf zu versprechen.
Kreditsachbearbeiter benennen Anhänge von Kreditnehmern nicht mehr von Hand um, weil jedes Dokument nach dem Darlehen und dem Zeitraum gelesen wird, die es selbst ausweist.
Finanzierungsassistenz versendet einen Checklisten-Link statt eines Threads pro Kreditnehmer und lässt die Erinnerungen laufen, ohne eine Liste zu führen, wer geantwortet hat.
Abschlussbearbeiter sehen, welche Dokumente einer Akte zu alt geworden sind, vor der Abschlusswoche und nicht mittendrin.
Inhaber von Vermittlerbüros halten eine einheitliche Ordnerstruktur über alle Berater hinweg, sodass die Übernahme einer fremden Akte nicht bei null beginnt.
Im Vergleich
Gegenüber dem Ablegen von Hand
Automatische Ablage nach Darlehensnummer
Zuordnung über die Objektadresse
Benannt nach Dokumentzeitraum
Unterlagen-Checkliste mit Erinnerungen
Meldet veraltete Dokumente
Arbeitet in Ihrem bestehenden Speicher
Sicheres Teilen mit Kreditnehmern
Verschlüsselung auf Bankniveau
FAQ
Fragen und Antworten
- Wie sollten Darlehensakten in der Baufinanzierung organisiert sein?
- Ein Ordner pro Darlehen, benannt mit Darlehensnummer und Nachname des Kreditnehmers, jedes Dokument mit Datum vorne und Dokumenttyp im Namen. Unterordner nach Dokumentkategorie kosten mehr Ablageentscheidungen, als sie an Auffindbarkeit bringen, weil die Dateinamen schon sagen, was jedes Dokument ist.
- Wie legt man Dokumente ab, die nur die Objektadresse nennen?
- Die Adresse aus dem Dokument lesen und dem offenen Darlehen für dieses Objekt zuordnen. Wertgutachten, Titelzusagen, Hochwasserbescheinigungen und Versicherungsbestätigungen stammen von Beteiligten, die das Objekt und nicht das Darlehen nennen. Genau deshalb sind es die Dokumente, die am häufigsten von Hand abgelegt werden.
- Kann es mir sagen, dass ein Dokument für den Abschluss zu alt ist?
- Es meldet, wie alt ein Dokument ist, gemessen am aufgedruckten Datum und nicht am Speicherdatum der Datei. Es kennt weder die Zusatzvorgaben Ihrer Investoren noch das Programm, in das das Darlehen geht, und meldet daher das Alter, nicht die Regelkonformität. Ob ein älteres Dokument für eine bestimmte Akte noch reicht, entscheidet, wer die Regel kennt.
- Kann es mir sagen, was ein Kreditnehmer noch liefern muss?
- Ja, über eine Dateianfrage mit Unterlagen-Checkliste. Die Checkliste enthält die erforderlichen Unterlagen pro Kreditnehmer und verfolgt den Stand, und erst das macht Erinnerungen möglich. Ein Workflow allein reagiert auf ein Dokument, wenn es eintrifft, und kann nicht in einen Ordner schauen und wissen, was darin hätte sein sollen.
- Ersetzt das ein Kreditbearbeitungssystem?
- Nein. Das Kreditbearbeitungssystem führt das Darlehen, die Pflichtinformationen und die Compliance-Dokumentation. The Drive AI ist das Einsammeln und Ablegen darunter, das bei kleineren Häusern per E-Mail und auf einem gemeinsamen Laufwerk stattfindet, egal was das System anbietet. Beide laufen nebeneinander.
- Wie werden die Daten von Kreditnehmern geschützt?
- Dokumente werden mit 256-Bit-AES verschlüsselt, der Zugriff wird pro Ordner festgelegt, sodass eine Akte auf die bearbeitenden Personen beschränkt werden kann, und Kundendaten werden weder zum Training von KI-Modellen verwendet noch an Dritte weitergegeben. Ob eine bestimmte Konstellation die Pflichten eines Kreditgebers aus seinem eigenen Compliance-Programm erfüllt, ist eine Frage für den Kreditgeber und seine Rechtsberatung, nicht etwas, das ein Anbieter für ihn beantworten kann.
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Jedes Dokument unter seinem Darlehen, von der Seite gelesen statt von Hand sortiert.