LösungenMarketing und Agenturen
Kreativdateien, abgelegt nach Kundeund Kampagne, sobald sie ankommen.
The Drive AI legt Lieferungen, Briefings und Freigaben unter dem Kunden und der Kampagne ab, zu denen sie gehören. So ist die freigegebene Version sofort erkennbar, und Logo_final_v3_FINAL_revised ist keine eigene Dateikategorie mehr.
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Kurz gesagt
Wie organisiert eine Agentur Kreativdateien über Kunden und Kampagnen hinweg?
Nach Kunde, dann Kampagne, dann Phase: in Arbeit, in Abstimmung, freigegeben, geliefert. Gefragt wird fast nie, wo eine Datei liegt, sondern welche Version freigegeben wurde. The Drive AI legt jede Datei einer Agentur unter Kunde und Kampagne ab und benennt sie nach Datum, sodass die aktuelle Version die neueste ist, nicht die mit den meisten Wörtern im Namen.
Was ein gemeinsames Laufwerk nicht kann
- Ihnen sagen, welche von fünf ähnlich benannten Dateien die freigegebene ist, statt welche zuletzt gespeichert wurde.
- Eine gelieferte Datei von der Arbeitsdatei unterscheiden, die seit der Lieferung zweimal bearbeitet wurde.
- Die Freigaben und überarbeiteten Dateien erfassen, die als Anhänge per E-Mail oder Slack eintreffen.
Das passiert dort, wo die Arbeit schon liegt: Eine Browsererweiterung bringt The Drive AI in Google Drive, OneDrive und Dropbox, und Workflows können SharePoint, Gmail, Outlook, Slack oder Teams auf Neues überwachen. Es läuft neben Asana, Monday oder einem DAM, statt sie zu ersetzen. Diese steuern den Zeitplan und die Markenbibliothek, The Drive AI ordnet die Arbeitsdateien drumherum.
Das Problem
Was Sie Zeit kostet
Dateien überall
Kreativdateien verteilt auf Google Drive, Dropbox, E-Mail, Slack und lokale Rechner.
Versionschaos
Logo_final_v3_FINAL_revised.png. Niemand weiß, welche Version aktuell ist.
Die richtige Datei finden
Der Kunde braucht das freigegebene Banner aus dem letzten Quartal. Niemand findet es.
Freigaben in Threads vergraben
Die Nachricht mit der Freigabe steckt in einem Slack-Kanal oder einer E-Mail, die niemand mehr findet.
So funktioniert es
Einmal einrichten. Ab dann legt es selbst ab.
Verbinden, wo die Arbeit schon liegt
Das Google Drive, OneDrive, SharePoint oder Dropbox, das das Team bereits nutzt, dazu Slack, Teams oder E-Mail, worüber Dateien und Freigaben laufen.
Die Struktur einmal beschreiben
Kunde, dann Kampagne, dann Phase. In normaler Sprache gesagt, statt für jede neue Kampagne von Hand nachgebaut.
Dateien legen sich selbst ab
Jede neue Datei wird gelesen und unter Kunde und Kampagne abgelegt, mit dem Datum vorne im Namen, damit die neueste auch die neueste ist.
Über alle Kunden hinweg fragen
„Was haben wir Kunde X im letzten Quartal geliefert?“ Beantwortet aus dem Ordner der Lieferungen, nicht aus dem Gedächtnis.
Was Sie fragen können
Fragen in Ihren eigenen Worten
- Finde die freigegebenen Logovarianten für Acme Corp
- Zeig alle Social-Media-Assets der Frühjahrskampagne
- Bei welchen Kundenprojekten fehlen die finalen Lieferungen?
- Zeig mir die Markenrichtlinien des Fintech-Kunden
- Finde alle Videos aus Q4, die länger als 30 Sekunden sind
- Zeig mir das aktuelle Pitch-Deck für die Healthcare-Ausschreibung
- Was haben wir Kunde X im letzten Quartal geliefert?
- Finde die ausgewählten Fotos vom Produktshooting
Was es tut
Gebaut für die Arbeitsweise einer Agentur
Abgelegt nach Kunde und Kampagne
Dateien landen bei dem Kunden und der Kampagne, zu denen sie gehören, und Arbeitsstand, Freigabe und Lieferung bleiben getrennt, statt in einem Ordner gemischt.
Das Neueste ist das Neueste
Dateien werden mit dem Datum vorne benannt, sodass die aktuelle Version beim Sortieren sichtbar ist, statt durch Rätseln, in wessen Dateinamen die meisten FINALs stehen.
Regeln für jede neue Datei
Legen Sie die Ablageregeln einmal fest, und jede neue Datei aus Slack oder Teams, Gmail oder Outlook, Google Drive, OneDrive, SharePoint oder Dropbox wird danach geordnet, ohne dass jemand sie anfasst.
Arbeitet dort, wo Ihre Dateien schon liegen
Eine Browsererweiterung bringt The Drive AI in Google Drive, OneDrive und Dropbox. So ordnet und durchsucht eine Agentur ihre Dateien vor Ort, ohne den bisherigen Speicher zu verlassen.
Suche in Briefings und Präsentationen
„Zeig mir die Markenrichtlinien des Fintech-Kunden“ wird aus dem Inhalt der Dokumente beantwortet, nicht aus ihren Dateinamen.
Prüfen, bevor abgelegt wird
Jede Regel kann pausieren, bis eine Person zustimmt, und zeigt genau, was sie gleich tun wird. Nichts Unumkehrbares passiert ohne Vorschau.
Kampagnenordner mit dem Kunden teilen
Sichere Links zu einer Kampagne oder einer einzelnen Lieferung, mit Ablaufdatum und Berechtigungen, ohne dass der Kunde ein Konto anlegen muss.
Dateien von Kunden einsammeln
Senden Sie einen Link für Logos, Produktfotos oder Texte. Was zurückkommt, landet unter diesem Kunden und dieser Kampagne statt im Posteingang.
E-Signaturen für Leistungsbeschreibungen
Senden Sie Leistungsbeschreibungen (SOWs) und Verträge zur Unterschrift. Unterschriebene Exemplare legen sich selbst unter dem Kunden ab.
Für jede Rolle
Was jede Person davon hat
Creative Directors öffnen die freigegebene Version von allem, ohne drei Leute zu fragen, welche Datei das war.
Kundenberater beantworten, was wann geliefert wurde, solange der Kunde noch am Telefon ist.
Designer finden die Datei, die es schon gibt, statt sie neu zu bauen. Das ist die günstigste Stunde, die eine Agentur je spart.
Projektmanager übergeben eine Kampagne an jemand Neues ohne Einweisung, weil jeder Kundenordner gleich aufgebaut ist.
Texter durchsuchen Briefings, Markenleitfäden und frühere Texte eines Kunden als einen Bestand, statt Präsentationen zu öffnen, bis die richtige auftaucht.
Agenturinhaber sehen, was bei allen Kunden noch offen ist, ohne jedes Team um einen Statusbericht zu bitten.
Im Vergleich
Gegenüber dem Ablegen von Hand
Automatische Ablage nach Kunde/Kampagne
Freigegebenes getrennt vom Arbeitsstand
Suche in normaler Sprache
Suche in Briefings und Präsentationen
Erfassung aus E-Mail und Slack
Arbeitet in Ihrem bestehenden Speicher
Freigabeportale für Kunden
Verschlüsselung im Ruhezustand
FAQ
Fragen und Antworten
- Wie sollte eine Agentur ihre Kreativdateien organisieren?
- Nach Kunde, dann Kampagne, dann Phase (in Arbeit, in Abstimmung, freigegeben, geliefert), mit Dateinamen, die mit dem Datum im ISO-Format beginnen. Entscheidend ist die Ebene der Phase, denn bei einer Datei lautet die Frage fast immer, welche Version freigegeben wurde, und nicht, wo sie liegt.
- Wie löst man das Problem mit Logo_final_v3_FINAL?
- Indem die Version aus dem Dateinamen verschwindet und dort stattdessen das Datum steht, sodass die neueste Datei beim Sortieren die neueste ist und nicht durch Interpretation. Eigene Phasenordner für freigegebene und gelieferte Dateien verhindern, dass eine seitdem bearbeitete Arbeitsdatei für die gehalten wird, die der Kunde freigegeben hat.
- Findet es eine Datei anhand einer Beschreibung?
- Es durchsucht den Inhalt von Dateien. Das funktioniert gut bei Briefings, Präsentationen, Richtlinien und jeder Datei mit Text. Bei Bildern ohne Text hängt die Suche davon ab, wo die Datei abgelegt ist und wie sie heißt, nicht von einer Deutung des Bildes. Dort leistet die Ordnerstruktur die Arbeit, keine Bilderkennung.
- Muss eine Agentur ihre Dateien umziehen?
- Nein. Eine Browsererweiterung bringt The Drive AI in Google Drive, OneDrive und Dropbox, sodass Dateien dort geordnet, umbenannt und durchsucht werden, wo sie bereits liegen. Workflows können außerdem SharePoint, Slack, Teams, Gmail und Outlook überwachen. Nichts wird migriert, und bestehende Freigabelinks funktionieren weiter.
- Ersetzt das ein DAM oder ein Projektmanagement-Tool?
- Nein. Ein DAM verwaltet die freigegebene Markenbibliothek mit ihren Rechten und Nutzungsregeln; Asana oder Monday steuern den Zeitplan. The Drive AI ordnet die Arbeitsdateien um beides herum: die Entwürfe, die Sendungen an Kunden, die Slack-Anhänge. Genau dort liegt das meiste Durcheinander.
- Welche Kreativdateitypen verarbeitet es?
- PDFs, Designdateien mit Ebenen, Exporte, PNGs, JPGs, SVGs, Video sowie Präsentations- und Dokumentformate. Dateien mit Text sind über ihren Inhalt durchsuchbar; binäre Designdateien werden über ihren Ablageort und ihren Namen geordnet und gefunden, nicht über das, was in ihnen steckt.
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Free PDF toolsJede Datei, jeder Kunde, eine Suche entfernt
Abgelegt nach Kunde und Kampagne, die freigegebene Version auf einen Blick.