LösungenAnwaltskanzleien
Akten, nach Mandat abgelegt,sobald sie eintreffen.
The Drive AI liest auf jedem Schriftsatz, jeder Eingabe und jeder Anlage das Mandat, die Partei und die Dokumentart und legt das Dokument dort ab. Auch die gescannten, und die machen den Großteil der Discovery aus.
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Kurz gesagt
Wie sollte eine Anwaltskanzlei ihre Akten und Discovery-Unterlagen ordnen?
Erst nach Mandat, dann nach Dokumentart, dann nach Datum, denn um das Mandat herum wird in einer Kanzlei abgerechnet, besetzt und argumentiert. The Drive AI liest Mandatsname oder Aktenzeichen, Dokumentart und Datum auf jedem Dokument und legt es so ab. Ein Schriftsatz der Gegenseite und eine gescannte Anlage landen ohne Umbenennen in der richtigen Akte.
Was ein gemeinsames Laufwerk nicht kann
- Einen Schriftsatz oder eine Anlage selbst unter dem richtigen Mandat ablegen, anhand des Rubrums auf dem Dokument statt des Namens, unter dem es gespeichert wurde.
- Tausende gescannte Discovery-Seiten nach ihrem Inhalt durchsuchbar machen statt nach dem Dateinamen.
- Auffangen, was als E-Mail-Anhang von der Gegenseite, vom Mandanten oder über einen gerichtlichen Benachrichtigungsdienst ankommt.
Das geschieht dort, wo die Dokumente schon liegen: Eine Browser-Erweiterung bringt The Drive AI in Google Drive, OneDrive und Dropbox, und Workflows können SharePoint, Gmail, Outlook, Slack oder Teams überwachen. Es läuft neben Clio, MyCase oder PracticePanther und ersetzt sie nicht. Dort liegen Mandatsdaten, Kalender und Abrechnung, hier die Dokumente dahinter.
Das Problem
Was Sie Zeit kostet
Akten überall verstreut
Dokumente verteilt auf E-Mail, Gerichtsportale, Desktop und Aktenschränke.
Die eine Anlage finden
Stundenlange Suche nach einem bestimmten Dokument in der Vorbereitung auf die Verhandlung.
Chaos in der Discovery
Tausende Discovery-Dokumente mit uneinheitlicher Benennung und Ordnung.
Zustellungen im Posteingang
Schriftsätze und Korrespondenz kommen als Anhänge an, die niemand ablegt, bis die Woche der Verhandlung da ist.
So funktioniert es
Einmal einrichten. Ab dann legt es selbst ab.
Verbinden, wo Dokumente ohnehin landen
Das Google Drive, OneDrive, SharePoint oder Dropbox, das die Kanzlei schon nutzt, dazu das Postfach, in dem Schriftsätze und Korrespondenz eingehen.
Die Aktenstruktur einmal beschreiben
Mandat, dann Dokumentart, dann Datum. In normaler Sprache gesagt, statt für jede neue Akte einen Ordnerbaum nachzubauen.
Dokumente legen sich selbst ab
Jeder Eingang wird nach Mandat, Art und Datum gelesen, dann abgelegt und benannt. Gescannte Seiten werden per OCR gelesen und sind damit durchsuchbar.
Fragen über das ganze Mandat
„Welche Discovery-Dokumente erwähnen das Datum des Vorfalls?“ Beantwortet über alles im Mandat, mit dem Dokument, aus dem jede Antwort stammt.
Was Sie fragen können
Fragen in Ihren eigenen Worten
- Finde alle NDAs mit der ABC Corporation
- Zeig mir Aussageprotokolle, die das Datum des Vorfalls erwähnen
- Welche Kündigungsklauseln stehen in den Lieferantenverträgen?
- Finde alle Anlagen, die in Smith v. Jones eingereicht wurden
- Welche Verträge enthalten ein Wettbewerbsverbot?
- Zeig Discovery-Dokumente, die Zeugenaussagen erwähnen
- Finde alle Anträge der letzten 30 Tage
- Was sind die wichtigsten Bedingungen im Fusionsvertrag?
Was es tut
Gebaut für die Arbeit in der Kanzlei
Nach Mandat abgelegt
Schriftsätze, Korrespondenz, Discovery und Anlagen werden dem Mandat im Rubrum zugeordnet, nicht dem Ordner, den gerade jemand offen hatte.
Gescannte Discovery wird durchsuchbar
Tausende gescannte Seiten werden per OCR gelesen, sodass eine Produktion nach dem durchsuchbar ist, was in den Dokumenten steht, statt nach Dateinamen.
Regeln für jede neue Datei
Legen Sie die Ablageregeln einmal fest, und jedes neue Dokument, ob aus Gmail oder Outlook, Slack oder Teams, Google Drive, OneDrive, SharePoint oder Dropbox, wird danach geordnet, ohne dass es jemand anfasst.
Arbeitet dort, wo Ihre Dateien schon liegen
Eine Browser-Erweiterung bringt The Drive AI in Google Drive, OneDrive und Dropbox, sodass eine Kanzlei vor Ort ordnet und sucht, ohne ihren bisherigen Speicher zu verlassen.
Fragen über Verträge und Akten
„Welche dieser Verträge enthalten ein Wettbewerbsverbot?“ Beantwortet über den ganzen Bestand, mit der Klausel und dem Dokument, aus dem sie stammt.
Prüfen, bevor abgelegt wird
Jede Regel kann pausieren, bis eine Person sie freigibt, und zeigt genau, was sie tun wird, bevor sie es tut. Nichts Unumkehrbares geschieht ohne Vorschau.
E-Signaturen für Mandatsvereinbarungen und Verzichtserklärungen
Senden Sie Mandatsvereinbarungen, Vorschussvereinbarungen und Verzichtserklärungen zur Unterschrift. Unterschriebene Exemplare legen sich selbst unter dem Mandat ab.
Dokumente von Mandanten anfordern
Senden Sie einem Mandanten einen Link für die Unterlagen, die ein Mandat braucht. Was zurückkommt, wird unter diesem Mandat abgelegt statt in einem Postfach.
Zugriffssteuerung auf Ordnerebene
Der Zugriff wird pro Ordner festgelegt, sodass ein Mandat auf die Personen beschränkt werden kann, die daran arbeiten.
Für jede Rolle
Was jede Person davon hat
Rechtsanwälte rufen die Anlage, den Schriftsatz oder die Klausel während eines Telefonats oder im Termin selbst auf, statt jemanden zu bitten, sie zu suchen und weiterzuleiten.
Rechtsanwaltsfachangestellte benennen und sortieren Discovery nicht mehr von Hand, weil jedes Dokument nach dem Mandat und der Art gelesen wird, die auf ihm selbst stehen.
Unternehmensjuristen fragen, was ein Bestand an Verträgen zu einer Klausel sagt, und bekommen die Antwort mit jedem Vertrag, aus dem sie stammt.
Partner sehen, bei welchen Mandaten unterschriebene Mandatsvereinbarungen oder Verzichtserklärungen fehlen, ohne jemanden mit der Prüfung zu beauftragen.
Anwaltskanzleien halten eine Ablagestruktur über jedes Mandat und jeden Bearbeiter hinweg, sodass eine Vertretung nicht mit einer Suche beginnt.
Einzelanwälte bekommen ein Ablagesystem, das trägt, ohne das Personal, das ein Ablagesystem sonst voraussetzt.
Im Vergleich
Gegenüber dem Ablegen von Hand
Automatische Ablage nach Mandat
OCR für Discovery-Dokumente
Klauselsuche über Verträge
Suche in normaler Sprache
Fragen über mehrere Dokumente
Arbeitet in Ihrem bestehenden Speicher
Sicheres Teilen mit Mandanten
Verschlüsselung auf Bankniveau
FAQ
Fragen und Antworten
- Wie organisiert man Akten in einer Anwaltskanzlei?
- Erst nach Mandat, dann nach Dokumentart (Schriftsätze, Korrespondenz, Discovery, Anlagen), dann nach Datum, wobei jede Datei mit dem Datum im ISO-Format beginnt, damit sich ein Ordner als Chronologie des Mandats liest. Eine identische Struktur über alle Mandate hinweg ist das, was einem Bearbeiter erlaubt, die Akte eines anderen zu übernehmen, ohne eingewiesen zu werden.
- Wie wird die anwaltliche Schweigepflicht gewahrt?
- Dokumente werden mit 256-Bit-AES verschlüsselt, der Zugriff wird pro Ordner festgelegt, sodass ein Mandat auf die Personen beschränkt werden kann, die daran arbeiten, und Mandantendaten werden weder zum Training von KI-Modellen verwendet noch an Dritte weitergegeben. Ob eine bestimmte Lösung die berufsrechtlichen Pflichten einer Kanzlei erfüllt, muss die Kanzlei mit ihrer Rechtsanwaltskammer klären. Ein Anbieter kann das nicht für sie beantworten.
- Unterstützt es Ethical Walls bzw. Chinese Walls?
- Nicht als eigene Funktion. Der Zugriff wird auf Ordnerebene gesteuert, womit eine Kanzlei ein Mandat auf eine abgeschirmte Gruppe beschränken kann, aber es gibt keine Kollisionsprüfung und keine automatische Abschirmung, die an eine Kollisionsdatenbank gebunden ist. Eine Kanzlei, die formale Ethical Walls per Software durchsetzen muss, sollte das als Anforderung betrachten, die hier nicht erfüllt wird.
- Ersetzt das Clio, MyCase oder PracticePanther?
- Nein. Dort liegen die Mandatsdaten, der Kalender, die Zeiterfassung und die Abrechnung. The Drive AI hält die Dokumente dahinter und macht sie durchsuchbar, einschließlich gescannter Discovery. Es läuft neben einer Kanzleisoftware, statt sie zu ersetzen.
- Muss eine Kanzlei ihre Dateien umziehen?
- Nein. Eine Browser-Erweiterung bringt The Drive AI in Google Drive, OneDrive und Dropbox, sodass Dokumente dort geordnet, umbenannt und durchsucht werden, wo sie schon liegen. Workflows können auch SharePoint, Gmail, Outlook, Slack und Teams überwachen. Nichts wird migriert, und bestehende Links funktionieren weiter.
- Kommt es mit gescannten Discovery-Produktionen zurecht?
- Ja. Gescannte Seiten werden per OCR gelesen, sodass eine Produktion nach dem durchsuchbar wird, was in den Dokumenten steht. Es vergibt keine Bates-Nummern und erzeugt kein Load-File. Das ist Aufgabe einer eigenen eDiscovery-Plattform, und eine große Produktion mit Review und Privilege Log gehört in eine solche.
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Jedes Dokument unter dem Mandat, das darauf steht, am Tag seines Eingangs.