LösungenPersonalwesen
Personaldokumente, abgelegtunter der Person, zu der sie gehören.
The Drive AI liest auf jedem Dokument den Mitarbeiter und die Dokumentart und legt es dort ab. So ist eine Personalakte ein Ordner statt einer Suche in Postfach, Laufwerk und Bewerbermanagementsystem.
Kostenlos starten
Kurz gesagt
Wie sollte eine Personalabteilung ihre Personalakten organisieren?
Ein Ordner pro Mitarbeiter, dann nach Dokumentart, und alles, was rechtlich getrennt aufbewahrt werden muss, wird getrennt aufbewahrt. Genau daran scheitern die meisten Ablagesysteme. The Drive AI liest auf jedem Dokument die Person und die Dokumentart und legt es entsprechend ab, sodass ein unterschriebenes Vertragsangebot und ein zurückgeschicktes Steuerformular ohne Umbenennen in der richtigen Personalakte landen.
Was ein gemeinsames Laufwerk nicht kann
- Ein unterschriebenes Formular selbst unter dem richtigen Mitarbeiter ablegen, anhand des aufgedruckten Namens statt des Namens, unter dem es gespeichert wurde.
- Verhindern, dass Dokumentarten, die getrennt von der Personalakte geführt werden müssen, versehentlich darin landen.
- Zeigen, welchen neuen Mitarbeitern noch Unterlagen fehlen, in der Woche, in der man noch nachhaken kann.
Das geschieht dort, wo die Dokumente schon liegen: Eine Browser-Erweiterung bringt The Drive AI in Google Drive, OneDrive und Dropbox, und Workflows können SharePoint, Gmail, Outlook, Slack oder Teams überwachen. Es läuft neben einer HR-Software (HRIS) oder einem Bewerbermanagementsystem (ATS) und ersetzt sie nicht. Dort liegen Stammdaten und Bewerbungsprozess, hier die Dokumente dahinter.
Das Problem
Was Sie Zeit kostet
Personalakten überall verstreut
Dokumente verteilt auf E-Mail, Bewerbermanagementsysteme, Desktop und Aktenschränke.
Den einen Lebenslauf finden
Stundenlange Suche nach einem bestimmten Kandidaten von vor 6 Monaten.
Onboarding-Unterlagen halb zurück
Sechs Formulare verschickt, vier zurück, und niemand kann sagen, welche zwei fehlen.
Zertifikate laufen unbemerkt ab
Lizenzen und Schulungsnachweise mit eigenem Verlängerungsrhythmus, verfolgt in einer Tabelle.
So funktioniert es
Einmal einrichten. Ab dann legt es selbst ab.
Verbinden, wo Dokumente ohnehin landen
Das Google Drive, OneDrive, SharePoint oder Dropbox, das das Team schon nutzt, dazu das Postfach, in dem unterschriebene Formulare und Zertifikate eingehen.
Die Ablage einmal beschreiben
Mitarbeiter, dann Dokumentart, wobei die Kategorien, die getrennt geführt werden müssen, ausdrücklich benannt werden. In normaler Sprache gesagt.
Dokumente legen sich selbst ab
Jeder Eingang wird nach Person und Dokumentart gelesen, dann abgelegt und benannt. Gescannte und fotografierte Formulare werden per OCR gelesen.
Sehen, was noch aussteht
„Welche neuen Mitarbeiter haben ihre Unterlagen noch nicht zurückgeschickt?“ Beantwortet aus dem, was angekommen ist und was nicht.
Was Sie fragen können
Fragen in Ihren eigenen Worten
- Finde alle Softwareentwickler mit Python-Erfahrung
- Welchen neuen Mitarbeitern fehlen noch Unterlagen?
- Welche Kandidaten haben sich im Q3 auf die Marketingstelle beworben?
- Finde alle Leistungsbeurteilungen aus dem letzten Zyklus
- Zeig mir die Onboarding-Dokumente der im Januar eingestellten Mitarbeiter
- Bei welchen Mitarbeitern laufen bald Zertifikate ab?
- Finde Lebensläufe von Kandidaten mit MBA
- Zeig alle Austrittsunterlagen aus 2024
Was es tut
Gebaut für die Arbeit im Personalwesen
Nach Mitarbeiter abgelegt
Dokumente werden unter der Person einsortiert, die auf ihnen steht, sodass eine Personalakte ein Ordner ist statt einer Suche in drei Systemen.
Getrennt halten, was getrennt bleiben muss
Regeln können Dokumentarten, die nicht in die Personalakte gehören, an einen eigenen, zugriffsbeschränkten Ort leiten, statt sich darauf zu verlassen, dass die ablegende Person daran denkt.
Onboarding-Unterlagen einsammeln
Senden Sie neuen Mitarbeitern einen Link für alles, was sie zurückschicken müssen. Was zurückkommt, wird unter ihnen abgelegt, und was fehlt, ist sichtbar.
Ablaufdaten von Zertifikaten aus dem Dokument gelesen
Schulungsnachweise und Lizenzen werden nach ihrem Ablaufdatum benannt, sodass eine geplante Prüfung meldet, was ausläuft.
Regeln für jede neue Datei
Legen Sie die Ablageregeln einmal fest, und jedes neue Dokument, ob aus Gmail oder Outlook, Slack oder Teams, Google Drive, OneDrive, SharePoint oder Dropbox, wird danach geordnet, ohne dass es jemand anfasst.
Arbeitet dort, wo Ihre Dateien schon liegen
Eine Browser-Erweiterung bringt The Drive AI in Google Drive, OneDrive und Dropbox, sodass ein Team vor Ort ordnet und sucht, ohne seinen bisherigen Speicher zu verlassen.
Suche über Bewerbungen
„Finde alle Softwareentwickler mit Python-Erfahrung“. Beantwortet aus dem Inhalt der Lebensläufe statt aus ihren Dateinamen.
E-Signaturen für Angebote und Richtlinien
Senden Sie Vertragsangebote, Arbeitsverträge und Bestätigungen von Richtlinien zur Unterschrift. Unterschriebene Exemplare legen sich selbst unter dem Mitarbeiter ab.
E-Mail-Anhänge auffangen
Unterschriebene Formulare und Zertifikate, die per E-Mail zurückkommen, werden erfasst und automatisch unter der richtigen Person abgelegt.
Für jede Rolle
Was jede Person davon hat
Recruiter durchsuchen jede Bewerbung nach dem, was im Lebenslauf steht, statt danach, wer daran gedacht hat, sie zu verschlagworten.
HR-Manager öffnen eine vollständige Personalakte, ohne sie vorher aus Postfach, Laufwerk und HR-Software zusammenzusetzen.
Personalleitung sieht, welche Akten im ganzen Unternehmen unvollständig sind, statt es bei einer Prüfung herauszufinden.
Talent Acquisition findet den Kandidaten von vor sechs Monaten, der damals nicht passte und jetzt passt.
Lohnabrechnung und Benefits prüfen pro Person, welche Steuer- und Benefit-Formulare tatsächlich zurückgekommen sind, ohne jeden Ordner zu öffnen.
Onboarding-Teams senden einen Link für alle Unterlagen neuer Mitarbeiter und sehen zu, wie er sich füllt, statt sechs Formularen einzeln hinterherzulaufen.
Im Vergleich
Gegenüber dem Ablegen von Hand
Automatische Ablage nach Mitarbeiter
Suche im Inhalt von Lebensläufen
Zugriffsbeschränkte Dokumentarten getrennt
Überblick über offene Unterlagen
Ablaufdaten von Zertifikaten verfolgen
Arbeitet in Ihrem bestehenden Speicher
Rollenbasierter Zugriff
Verschlüsselung auf Bankniveau
FAQ
Fragen und Antworten
- Wie organisiert man eine digitale Personalakte?
- Ein Ordner pro Mitarbeiter, dann nach Dokumentart, wobei jede Datei mit dem Datum im ISO-Format beginnt, damit sich der Ordner als Beschäftigungsverlauf in der richtigen Reihenfolge liest. Die wichtige Verfeinerung: Mehrere Kategorien von Dokumenten müssen außerhalb der Personalakte geführt werden, und diese brauchen einen eigenen, zugriffsbeschränkten Ort statt eines Unterordners darin.
- Welche Personaldokumente müssen getrennt aufbewahrt werden?
- Welche Kategorien getrennt werden müssen und wie streng, hängt von Ihrer Rechtsordnung und der Art des Dokuments ab. Gesundheitsunterlagen, Nachweise zur Arbeitserlaubnis und Untersuchungsakten werden häufig so behandelt. Klären Sie die Einzelheiten mit Ihrer eigenen Rechtsberatung. The Drive AI liefert Regeln, die diese Dokumentarten automatisch an einen getrennten, zugriffsbeschränkten Ort leiten, statt sich darauf zu verlassen, dass die ablegende Person daran denkt.
- Muss ein HR-Team seine Dateien umziehen?
- Nein. Eine Browser-Erweiterung bringt The Drive AI in Google Drive, OneDrive und Dropbox, sodass Dokumente dort geordnet, umbenannt und durchsucht werden, wo sie schon liegen. Workflows können auch SharePoint, Gmail, Outlook, Slack und Teams überwachen. Nichts wird migriert, und bestehende Links funktionieren weiter.
- Kann es mir sagen, welchen neuen Mitarbeitern noch Unterlagen fehlen?
- Ja, gemessen an der Liste dessen, was das Onboarding verlangt. Die Liste kommt von Ihnen, weil sie je nach Rolle und Standort unterschiedlich ist. Das System verfolgt pro Person, was tatsächlich zurückgekommen ist. Sonst steckt das in der arbeitsreichsten Woche einer Einstellung im Kopf von irgendjemandem.
- Ersetzt das eine HR-Software oder ein Bewerbermanagementsystem?
- Nein. Workday, BambooHR und Bewerbermanagementsysteme halten die Stammdaten, die Bewerberpipeline und die Prozesse. The Drive AI hält die Dokumente dahinter und macht sie durchsuchbar, einschließlich der gescannten und gemailten, die nie in eines der beiden Systeme hochgeladen werden.
- Können Mitarbeiter ihre eigenen Dokumente sehen?
- Sie können bestimmte Dokumente oder Ordner über einen sicheren Link mit Ablaufdatum und Berechtigungen mit einer einzelnen Person teilen, sodass jemand seine eigenen Unterlagen bekommt, ohne Zugriff auf irgendetwas anderes. Das ist Dokumentfreigabe, kein vollständiges Self-Service-Portal für Mitarbeiter.
Need to merge, split, compress, or sign a PDF right now? The free browser tools need no sign-up.
Free PDF toolsWeniger Zeit mit Suchen. Mehr Zeit für Menschen.
Jedes Dokument unter der Person, die darauf steht, am Tag seines Eingangs.