LösungenArztpraxen
Die Unterlagen, mit denen eine Praxis läuft,nicht die Patientenakte.
Qualifikationsnachweise, Kostenträgerverträge, Lieferantenverträge, Lizenzen und Personalunterlagen: gelesen, abgelegt und bis zu ihrem Ablaufdatum verfolgt, in dem Speicher, den die Praxis schon nutzt.
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Kurz gesagt
Wie hält eine Arztpraxis ihre Qualifikationsnachweise, Kostenträger- und Lieferantenunterlagen geordnet?
The Drive AI liest jedes Dokument beim Eingang, erkennt den Arzt oder Lieferanten, zu dem es gehört, die Dokumentart und das Ablaufdatum, und legt es entsprechend ab. So ersetzt eine erneuerte Lizenz die, die sie ablöst, statt unter einem anderen Namen daneben zu landen.
Was ein gemeinsames Laufwerk nicht kann
- Eine Lizenz, ein Zertifikat oder einen Vertrag selbst unter dem richtigen Arzt oder Lieferanten ablegen, anhand dessen, was im Dokument steht, statt wie es benannt wurde.
- Das Ablaufdatum von einem Nachweis lesen und jemandem Bescheid geben, bevor er ausläuft.
- Die Dokumente auffangen, die es immer nur als E-Mail-Anhang eines Kostenträgers oder einer Vertretungsagentur gab.
Das geschieht dort, wo die Dokumente schon liegen: Eine Browser-Erweiterung bringt The Drive AI in Google Drive, OneDrive und Dropbox, und Workflows können SharePoint, Gmail, Outlook, Slack oder Teams auf Neues überwachen. Es geht um die geschäftlichen Unterlagen der Praxis. Die klinische Dokumentation gehört in die elektronische Patientenakte (EHR) und bleibt dort.
Das Problem
Was Sie Zeit kostet
Nachweise laufen unbemerkt ab
Lizenzen, DEA-Registrierungen, Facharztzertifikate und Berufshaftpflicht, jeweils mit eigenem Verlängerungsrhythmus.
Kostenträgerunterlagen im Postfach
Verträge, Gebührenverzeichnisse und Nachträge, die per E-Mail von einem halben Dutzend Kostenträgern kommen.
Papier, das nie abgelegt wird
Stapel gescannter Formulare, Faxe und unterschriebener Verträge in einem Ordner namens Scans.
Ein Arzt, fünf Ordner
Die Dokumente desselben Arztes verteilt auf Credentialing, Personal, Kostenträgerakten und irgendeinen Desktop.
So funktioniert es
Einmal einrichten. Ab dann legt es selbst ab.
Verbinden, wo Dokumente ohnehin landen
Das Google Drive, OneDrive, SharePoint oder Dropbox, das die Praxis schon nutzt, dazu das Gmail- oder Outlook-Konto, in dem Post von Kostenträgern und Agenturen eingeht.
Die Ablage einmal beschreiben
Arzt, dann Dokumentart, oder Lieferant, dann Vertrag. In normaler Sprache gesagt, statt als Ordnervorlage gebaut.
Neue Dokumente legen sich selbst ab
Jeder Eingang wird danach gelesen, wem er gehört, was er ist und wann er abläuft, dann abgelegt und mit diesem Datum benannt. Gescanntes Papier wird per OCR gelesen.
Bescheid bekommen, bevor etwas ausläuft
„Welche Nachweise laufen in den nächsten sechzig Tagen ab?“ Nach Zeitplan gefragt, beantwortet, bevor die Lücke zählt.
Was Sie fragen können
Fragen in Ihren eigenen Worten
- Welche Lizenzen unserer Ärzte laufen in den nächsten 90 Tagen ab?
- Finde den aktuellen Kostenträgervertrag mit Blue Cross
- Zeig mir das Gebührenverzeichnis, das im März galt
- Welche Lieferantenverträge verlängern sich dieses Quartal automatisch?
- Finde die Wartungshistorie der Bildgebungsgeräte
- Zeig die Berufshaftpflicht-Nachweise aller Ärzte
- Welche Unterlagen fehlen noch von der neuen Kraft?
- Finde den Nachtrag zum Mietvertrag, der letztes Jahr unterschrieben wurde
Was es tut
Gebaut für die Arbeit in der Arztpraxis
Ablaufdaten vom Dokument gelesen
Lizenzen, DEA-Registrierungen, Facharztzertifikate, Versicherungsnachweise der Berufshaftpflicht und CLIA-Zertifikate werden nach ihrem Ablaufdatum benannt, sodass ein Ordner lesbar ist, ohne etwas zu öffnen.
Nach Arzt oder Lieferant abgelegt
Dokumente werden unter der Person oder Firma einsortiert, zu der sie gehören, sodass die Credentialing-Unterlagen eines Arztes ein Ordner sind statt fünf.
Regeln für jede neue Datei
Legen Sie die Ablageregeln einmal fest, und jedes neue Dokument, ob aus Gmail oder Outlook, Slack oder Teams, Google Drive, OneDrive, SharePoint oder Dropbox, wird danach geordnet, ohne dass es jemand anfasst.
Arbeitet dort, wo Ihre Dateien schon liegen
Eine Browser-Erweiterung bringt The Drive AI in Google Drive, OneDrive und Dropbox, sodass eine Praxis vor Ort ordnet und sucht, ohne ihren bisherigen Speicher zu verlassen.
Gescanntes Papier wird durchsuchbar
Faxe, unterschriebene Formulare und fotografierte Dokumente werden per OCR gelesen, sodass ein Scan nach seinem Inhalt durchsuchbar ist, statt als flaches Bild herumzuliegen.
Fragen über jeden Vertrag
„Welche Kostenträgerverträge verlängern sich vor März?“ oder „Finde den Wartungsvertrag für den Autoklav“. Beantwortet über den ganzen Bestand auf einmal.
Prüfen, bevor abgelegt wird
Jede Regel kann pausieren, bis eine Person sie freigibt, und zeigt genau, was sie tun wird, bevor sie es tut. Nichts Unumkehrbares geschieht ohne Vorschau.
E-Mail-Anhänge auffangen
Vertragsnachträge von Kostenträgern, Agenturunterlagen und Lieferantenrechnungen, die per E-Mail kommen, werden erfasst und dem richtigen Arzt oder Lieferanten zugeordnet.
E-Signaturen für Verträge
Senden Sie Lieferantenverträge, Arbeitsvertragsunterlagen und Schweigepflichtentbindungen zur Unterschrift. Unterschriebene Exemplare legen sich selbst ab.
Unterlagen von Ärzten anfordern
Senden Sie einer Praxisvertretung, einer neuen Kraft oder einem Lieferanten einen Link zum Hochladen von Lizenzen und Zertifikaten. Was zurückkommt, wird unter ihnen abgelegt.
Für jede Rolle
Was jede Person davon hat
Praxismanager sehen, was bei jedem Arzt und Lieferanten abläuft, ohne eine Tabelle zu pflegen, die eine Woche nach dem Anlegen veraltet ist.
Credentialing-Verantwortliche führen einen Ordner pro Arzt mit aktueller Lizenz, DEA-Registrierung, Facharztzertifikat und Berufshaftpflicht, jeweils nach dem Ablaufdatum benannt.
Abrechnungsleitung findet den Kostenträgervertrag und das Gebührenverzeichnis, die am Behandlungsdatum galten, statt der Version, die zufällig die neueste ist.
Praxisverwaltung legt Lieferantenrechnungen, Wartungsnachweise und unterschriebene Formulare nicht mehr von Hand ab, weil die Regel, die sagt, wohin sie gehören, bei jedem Eingang läuft.
Praxisinhaber wissen, welche Verträge sich automatisch verlängern und wann, bevor ein Kündigungsfenster schließt, ohne dass jemand hingesehen hat.
Im Vergleich
Gegenüber dem Ablegen von Hand
Ablaufdaten vom Dokument gelesen
OCR für gescannte Formulare und Faxe
Nach Arzt oder Lieferant abgelegt
Suche in normaler Sprache
E-Mail-Anhänge auffangen
Arbeitet in Ihrem bestehenden Speicher
Sicheres Teilen von Dateien
Verschlüsselung im Ruhezustand
FAQ
Fragen und Antworten
- Ist das für Patientenakten gedacht?
- Nein. The Drive AI ordnet die geschäftlichen Unterlagen, mit denen eine Praxis läuft: Qualifikationsnachweise, Kostenträgerverträge, Lieferantenverträge, Lizenzen, Mietverträge und Personalunterlagen. Die klinische Dokumentation gehört in die elektronische Patientenakte (EHR) und sollte dort bleiben. Praxen nutzen The Drive AI für alles rund um die Patientenakte, nicht für die Akte selbst.
- Wie funktioniert die Überwachung von Ablaufdaten bei Nachweisen?
- Das Ablaufdatum steht auf der Lizenz, der DEA-Registrierung, dem Facharztzertifikat und dem Nachweis der Berufshaftpflicht, also wird es vom Dokument gelesen, statt in eine Tabelle getippt zu werden. Das Datum kommt in den Dateinamen, wodurch der Ordner eines Arztes auf einen Blick lesbar ist, und eine geplante Prüfung meldet, was in den nächsten sechzig Tagen abläuft, bevor es ausläuft.
- Muss eine Praxis ihre Dateien umziehen?
- Nein. Eine Browser-Erweiterung bringt The Drive AI in Google Drive, OneDrive und Dropbox, sodass Dokumente dort geordnet, umbenannt und durchsucht werden, wo sie schon liegen. Workflows können auch SharePoint, Gmail, Outlook, Slack und Teams auf neue Dateien überwachen. Nichts wird migriert, und bestehende Links funktionieren weiter.
- Was passiert mit Faxen und gescanntem Papier?
- Sie werden per OCR gelesen, sodass ein gefaxter Vertrag oder ein fotografiertes Zertifikat nach seinem Inhalt durchsuchbar ist, statt als flaches Bild gespeichert zu werden. Erst das macht es möglich, ein Ablaufdatum aus einem Dokument zu lesen, das als Scan ankam.
- Findet es die Vertragsversion, die an einem bestimmten Datum galt?
- Ja, wenn die abgelösten Versionen aufbewahrt wurden. Dokumente werden nach ihren eigenen Daten benannt und abgelegt, sodass der im März gültige Nachtrag in der richtigen Reihenfolge neben dem liegt, der ihn ersetzt hat. Wurde eine alte Version überschrieben statt aufbewahrt, kann nichts sie wiederherstellen.
- Ersetzt das eine EHR oder ein Praxisverwaltungssystem?
- Nein. Dort liegen die klinische Dokumentation sowie Terminplanung und Abrechnung. The Drive AI hält die Dokumente drumherum: die Verträge, Nachweise, Lieferantenunterlagen und unterschriebenen Vereinbarungen, die sonst in einem Postfach oder einem Ordner namens Scans liegen.
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Free PDF toolsNichts läuft unbemerkt ab.
Nachweise, Verträge und Lieferantenunterlagen, abgelegt und datiert nach dem, was im Dokument steht.