LösungenSpedition
Ladungspapiere, nach Ladung abgelegt,bevor Sie abrechnen.
The Drive AI liest die Ladungsnummer auf dem Frachtauftrag, dem Frachtbrief und dem Abliefernachweis, auch auf dem, den Ihr Fahrer auf einem Parkplatz fotografiert hat, und legt alle drei unter derselben Ladung ab.
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Kurz gesagt
Wie sollte ein Transportunternehmen Ladungspapiere und Fahrerakten organisieren?
Nach Ladung für alles, was Sie abrechnen, und nach Fahrer für alles, was ein Prüfer sehen will. The Drive AI liest die Ladungsnummer auf Frachtauftrag, Frachtbrief und Abliefernachweis und legt alle drei unter derselben Ladung ab, sodass die Rechnungsunterlagen beisammen sind, bevor jemand sie sucht. Fahrerdokumente laufen genauso, nach dem Fahrer, der darauf steht, mit dem maßgeblichen Datum im Dateinamen.
Was ein Postfach und ein gemeinsames Laufwerk nicht können
- Einen Abliefernachweis ablegen, den ein Fahrer auf dem Lenkrad fotografiert hat, anhand der aufgedruckten Ladungsnummer statt eines Dateinamens wie IMG_2291.jpg.
- Eine Tauglichkeitsbescheinigung und einen Fahrerregisterauszug unter dem richtigen Fahrer ablegen, benannt nach dem Datum, auf das es ankommt, und sie melden, bevor sie ablaufen.
- Die Dokumente auffangen, die als E-Mail-Anhang von Brokern, Empfängern und Werkstätten kommen und das Dispositionssystem nie erreichen.
Es läuft neben einem Transportmanagementsystem und ersetzt es nicht. Das TMS disponiert die Ladung, verfolgt sie und rechnet sie ab. Hier liegen die Dokumente dahinter, einschließlich allem, was per E-Mail oder als Foto aus der Fahrerkabine kommt. Workflows können Gmail, Outlook, Google Drive, OneDrive, SharePoint oder Dropbox überwachen, und Dateien bleiben in dem Konto, in dem sie angekommen sind.
Das Problem
Was Sie Zeit kostet
Drei Dokumente, drei Absender, drei Tage
Der Frachtauftrag kommt vom Broker, der Frachtbrief vom Fahrer und der Abliefernachweis vom Empfänger, und nichts bringt sie an denselben Ort.
Papiere, die als Foto ankommen
Fahrer scannen nicht. Ein unterschriebener Frachtbrief ist ein Bild vom Parkplatz, heißt IMG_2291.jpg und ist um neunzig Grad gedreht.
Die Rechnung wartet auf die Unterlagen
Die Abrechnung kann erst raus, wenn alle Teile beisammen sind, und das Zusammensuchen von Hand ist der Schritt zwischen der Zustellung einer Ladung und der Bezahlung dafür.
Fahrerakten, die still veralten
Eine Tauglichkeitsbescheinigung wird nach dem Zeitplan des Arztes erneuert, nicht nach Ihrem, und niemand merkt es, bis eine Prüfung sie sehen will.
So funktioniert es
Einmal einrichten. Ab dann legt es selbst ab.
Postfach und Laufwerk verbinden
Das Postfach, in dem Frachtaufträge und Abliefernachweise eingehen, dazu der Ordner, in den Fahrer unterwegs Fotos hochladen. Die meisten Transportunternehmen brauchen beides.
Einmal sagen, wie abgelegt wird
Ein Ordner pro Ladung für das, was abgerechnet wird, einer pro Fahrer für die Fahrerakte, einer pro Fahrzeug für die Wartung. In normaler Sprache gesagt, statt für jede gebuchte Ladung einen Ordnerbaum nachzubauen.
Dokumente legen sich selbst ab
Jeder Eingang wird nach Ladungsnummer, Fahrer oder Fahrzeug gelesen, dann nach Datum und Dokumentart umbenannt und abgelegt. Fotos werden genauso gelesen wie Scans.
Fragen über alle Papiere
„Finde den Abliefernachweis für Ladung 7842“. Beantwortet über alles Abgelegte, mit dem Dokument, aus dem die Antwort stammt.
Was Sie fragen können
Fragen in Ihren eigenen Worten
- Finde den Abliefernachweis für Ladung 7842
- Zeig mir alle Frachtaufträge von diesem Broker im August
- Welche Tauglichkeitsbescheinigungen laufen in den nächsten sechzig Tagen ab?
- Finde die Jahresinspektion für Fahrzeug 117
- Was haben wir letztes Jahr für Reifen an Fahrzeug 104 bezahlt?
- Zeig die Frachtbriefe, die Midwest Foods unterschrieben hat
- Finde den Fahrerregisterauszug von R. Alvarez
- Welche Werkstattrechnungen erwähnen Arbeiten an den Bremsen?
Was es tut
Gebaut für die Arbeit in der Spedition
Nach Ladung abgelegt
Frachtaufträge, Frachtbriefe und Abliefernachweise landen im selben Ordner, weil alle die Ladungsnummer tragen, egal wie der Absender die Datei genannt hat.
Fotos werden wie Dokumente gelesen
Ein in der Kabine fotografierter Frachtbrief wird per OCR gelesen, sodass die aufgedruckte Ladungsnummer bestimmt, wo er abgelegt wird, nicht der Name, den das Handy ihm gegeben hat.
Fahrerakten pro Person
Bewerbungen, Fahrerregisterauszüge, Nachweise über Prüfungsfahrten und Tauglichkeitsbescheinigungen werden unter dem Fahrer abgelegt, der darauf steht, mit dem maßgeblichen Datum vorn im Dateinamen.
Wartungshistorie pro Fahrzeug
Werkstattrechnungen von der jeweils nächstgelegenen Werkstatt werden unter dem Lkw abgelegt, an dem gearbeitet wurde, sodass sich ein Fahrzeugordner schon in der Listenansicht als dessen Wartungshistorie liest.
Regeln für jede neue Datei
Legen Sie die Ablage einmal fest, und jeder Eingang folgt ihr, ob aus Gmail oder Outlook, Google Drive, OneDrive, SharePoint oder Dropbox, ohne dass es jemand anfasst.
Arbeitet dort, wo Ihre Dateien schon liegen
Eine Browser-Erweiterung bringt The Drive AI in Google Drive, OneDrive und Dropbox, sodass ein Transportunternehmen vor Ort ordnet, ohne seinen bisherigen Speicher zu verlassen.
Prüfen, bevor abgelegt wird
Jede Regel kann pausieren, bis eine Person sie freigibt, und zeigt genau, was sie tun wird. Ein Dokument ohne lesbare Ladungsnummer geht in die Prüfung, statt geraten abgelegt zu werden.
Unterlagen von Fahrern und Frachtführern anfordern
Senden Sie einen Link für die Unterlagen, die eine Akte braucht. Was zurückkommt, wird unter diesem Fahrer oder Frachtführer abgelegt, statt in einem Postfach auf das Sortieren zu warten.
Für jede Rolle
Was jede Person davon hat
Disponenten suchen nicht mehr nach dem Frachtauftrag für eine Ladung, die jemand anderes betreut hat, weil jeder Ladungsordner gleich aufgebaut ist.
Abrechnung und Debitoren finden die Unterlagen schon unter der Ladung gesammelt, statt sie aus drei Postfächern zusammenzusetzen, bevor eine Rechnung rausgehen kann.
Sicherheit und Compliance öffnen einen Ordner pro Fahrer und sehen, was aktuell ist, statt bei einer Prüfung zu erfahren, dass eine Tauglichkeitsbescheinigung im März abgelaufen ist.
Werkstatt und Wartung lesen die Historie eines Lkw aus seinem eigenen Ordner, wenn eine Werkstatt drei Bundesstaaten weiter fragt, was zuletzt daran gemacht wurde.
Selbstfahrende Unternehmer bekommen ein Ablagesystem, das trägt, ohne das Backoffice, das ein Ablagesystem sonst voraussetzt.
Im Vergleich
Gegenüber dem Ablegen von Hand
Automatische Ablage nach Ladungsnummer
Liest fotografierte Papiere
Fahrerakten pro Person
Ablaufdaten vom Dokument gelesen
Suche in normaler Sprache
Arbeitet in Ihrem bestehenden Speicher
Sicheres Teilen mit Brokern und Factoring-Gesellschaften
Verschlüsselung auf Bankniveau
FAQ
Fragen und Antworten
- Wie organisiert man Frachtpapiere in einer Spedition?
- Nach Ladung, mit einem Ordner pro Ladungsnummer und dem Kunden im Ordnernamen, denn jedes Dokument der Rechnungsunterlagen trägt diese Nummer, und sie ist der eine Schlüssel, den alle teilen. Fahrerdokumente kommen nach Fahrer und Wartungsunterlagen nach Fahrzeug, weil in diesen Einheiten danach gefragt wird.
- Kann es einen Frachtbrief ablegen, den ein Fahrer fotografiert hat?
- Ja, und das ist der Normalfall, nicht der Sonderfall. Die Ladungsnummer ist auf das Dokument gedruckt, also wird sie vom Bild gelesen und genutzt, um es unter der richtigen Ladung abzulegen. Ein Foto aus schlechtem Winkel oder bei schlechtem Licht ist eventuell nicht lesbar, und solche Fotos gehen in einen Prüfordner, statt unter einer geratenen Ladung zu landen.
- Ersetzt das ein TMS?
- Nein. Ein Transportmanagementsystem disponiert Ladungen, verfolgt sie und rechnet sie ab. Hier liegen die Dokumente dahinter, einschließlich allem, was per E-Mail oder als Fahrerfoto ankommt und das System nie erreicht. Kleinere Transportunternehmen führen ihre Papiere oft komplett über ein Postfach und ein gemeinsames Laufwerk, und genau dort passt es.
- Sorgt es für DOT-Konformität?
- Nein. Es hält Fahrerdokumente an einem vorhersehbaren Ort pro Fahrer, so benannt, dass Sie auf einen Blick sehen, was aktuell ist, und das ist das meiste von dem, was eine Prüfung schnell gehen lässt. Ob ein Fahrer qualifiziert ist, entscheidet und unterschreibt eine Person, und Unterlagen zu Drogen- und Alkoholtests werden getrennt aufbewahrt, nicht in der Fahrerakte.
- Kann es mir sagen, ob die Rechnungsunterlagen vollständig sind?
- Nein. Nichts hier gleicht einen Ordner mit einer Liste dessen ab, was darin sein sollte, also kann es nicht melden, dass ein Abliefernachweis nie angekommen ist. Was es tut: Es legt alles, was angekommen ist, unter der Ladung ab, sodass die Lücke sichtbar ist, sobald Sie den Ordner öffnen. Für Dokumente, die Sie von jemandem einsammeln, ist eine Dateianfrage mit Checkliste das, was offene Punkte verfolgt.
- Muss ein Transportunternehmen seine Dateien umziehen?
- Nein. Eine Browser-Erweiterung bringt The Drive AI in Google Drive, OneDrive und Dropbox, und Workflows können SharePoint, Gmail und Outlook überwachen. Dokumente werden dort geordnet und umbenannt, wo sie schon liegen, und bestehende Links funktionieren weiter.
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Free PDF toolsSie liefern die Ladung. Die Papiere legen sich selbst ab.
Jedes Dokument unter seiner Ladungsnummer, seinem Fahrer oder seinem Fahrzeug, am Tag seines Eingangs.