LösungenBau
Freigabeunterlagen, RFIs und Pläne,geordnet über jedes Projekt.
The Drive AI legt jedes Dokument unter dem Projekt und Gewerk ab, zu dem es gehört. Den Projektnamen liest es vom Dokument selbst, statt zu warten, bis jemand die Datei umbenennt.
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Kurz gesagt
Wie halten Bauunternehmen Freigabeunterlagen, RFIs und Pläne über mehrere Projekte geordnet?
The Drive AI liest jedes Dokument beim Eingang, erkennt Projekt, Gewerk, Dokumentart und Revisionsdatum anhand dessen, was darauf gedruckt ist, und legt es unter diesem Projekt ab. So erreicht eine Freigabeunterlage, die ein Nachunternehmer per E-Mail schickt, den richtigen Ordner, ohne dass ein Projektingenieur sie vorher umbenennt.
Was ein gemeinsames Laufwerk nicht kann
- Eine Freigabeunterlage oder ein RFI selbst unter dem richtigen Projekt und Gewerk ablegen, anhand dessen, was im Dokument steht, statt wie es benannt wurde.
- Ihnen sagen, welcher Plansatz aktuell ist, wenn drei Revisionen desselben Blatts in einem Ordner liegen.
- Die Freigabeunterlagen und RFIs auffangen, die es immer nur als E-Mail-Anhang im Postfach einer einzigen Person gab.
Das geschieht dort, wo die Dokumente schon liegen: Eine Browser-Erweiterung bringt The Drive AI in Google Drive, OneDrive und Dropbox, und Workflows können SharePoint, Gmail, Outlook, Slack oder Teams auf Neues überwachen. Es läuft neben Procore, PlanGrid oder Bluebeam und ersetzt sie nicht. Dort wird das Projekt gesteuert, hier werden die losen Dokumente geordnet, die nie dort ankommen.
Das Problem
Was Sie Zeit kostet
Dokumente über Baustellen verteilt
Pläne im Baucontainer, Genehmigungen im Büro, Freigabeunterlagen in irgendeinem Postfach, Nachträge auf einem Desktop.
RFIs gehen in E-Mails unter
Freigabeunterlagen, RFIs und Lieferantenkorrespondenz, vergraben in E-Mail-Verläufen, die niemand findet.
Lücken bei Genehmigungen
Abgelaufene Genehmigungen, fehlende Prüfberichte und Nachweise, verstreut über mehrere Systeme.
Chaos bei Bestandsunterlagen
Überarbeitete Pläne, Leistungsbeschreibungen und Bestandspläne ohne klare Versionsgeschichte und ohne zentralen Ort.
So funktioniert es
Einmal einrichten. Ab dann legt es selbst ab.
Verbinden, wo Dokumente ohnehin landen
Das Google Drive, OneDrive, SharePoint oder Dropbox, das das Team schon nutzt, dazu das Gmail- oder Outlook-Konto, in dem Freigabeunterlagen eingehen. Nichts wird verschoben.
Die Projektstruktur einmal beschreiben
Projekt, dann Gewerk, dann Dokumentart. In normaler Sprache gesagt, statt als Ordnervorlage gebaut.
Neue Dokumente legen sich selbst ab
Jeder Eingang wird nach Projekt, Gewerk, Art und Revisionsdatum gelesen und dann abgelegt. Alles Unklare kann pausieren, bis eine Person es freigibt.
Fragen über jedes Projekt
„Bei welchen Projekten fehlt ein aktueller Versicherungsnachweis des Elektro-Nachunternehmers?“ Beantwortet über alle Projekte auf einmal.
Was Sie fragen können
Fragen in Ihren eigenen Worten
- Finde die neueste HLK-Freigabeunterlage für das Projekt Oak Street
- Zeig alle RFIs des Elektro-Nachunternehmers zu Gebäude C
- Bei welchen Projekten ist die Baugenehmigung abgelaufen?
- Ruf das Baugrundgutachten für den Standort Riverside auf
- Finde alle Nachträge über 10.000 $ aus dem letzten Quartal
- Zeig mir die freigegebenen Werkstattpläne für den Stahlbau
- Welche Prüfberichte fehlen für das Innenstadtprojekt?
- Finde den Versicherungsnachweis von ABC Plumbing
Was es tut
Gebaut für die Arbeit auf dem Bau
Ordnung nach Projekt
Dokumente werden automatisch nach Dokumentart, Gewerk und Revisionsdatum in Projekt- und Baustellenordner einsortiert.
E-Mail-Anhänge auffangen
Freigabeunterlagen, RFIs und Lieferantendokumente, die per E-Mail ankommen, werden automatisch erfasst und dem richtigen Projekt zugeordnet.
Regeln für jede neue Datei
Legen Sie die Ablageregeln einmal fest, und jedes neue Dokument, ob aus Gmail oder Outlook, Slack oder Teams, Google Drive, OneDrive, SharePoint oder Dropbox, wird danach geordnet, ohne dass es jemand anfasst.
Arbeitet dort, wo Ihre Dateien schon liegen
Eine Browser-Erweiterung bringt The Drive AI in Google Drive, OneDrive und Dropbox, sodass ein Team vor Ort ordnet, umbenennt und sucht, ohne seinen bisherigen Speicher zu verlassen.
Suche über alle Projekte
„Zeig mir alle Betonspezifikationen für das Innenstadtprojekt“. Jedes Dokument auf jeder Baustelle in Sekunden finden.
Prüfen, bevor abgelegt wird
Jede Regel kann pausieren, bis eine Person sie freigibt, und zeigt genau, was sie tun wird, bevor sie es tut. Nichts Unumkehrbares geschieht ohne Vorschau.
Teilen mit Prüfern und Nachunternehmern
Erstellen Sie sichere Freigabelinks für Prüfer, Nachunternehmer oder Bauherren. Steuern Sie den Zugriff und legen Sie Ablaufdaten fest.
Revisionen und Versionen verfolgen
Die KI erkennt Revisionen von Dokumenten und führt eine Versionsgeschichte. Sie wissen immer, welcher Plansatz aktuell ist.
E-Signaturen für Verträge und Nachträge
Senden Sie Nachunternehmerverträge, Nachträge und Lien Waivers zur Unterschrift. Unterschriebene Exemplare legen sich automatisch im Projektordner ab.
Unterlagen von Nachunternehmern und Lieferanten anfordern
Senden Sie Nachunternehmern einen Link zum Hochladen von Versicherungsnachweisen, Angeboten oder Genehmigungen. Ein Workflow im Zielordner legt sie nach Projekt ab.
Für jede Rolle
Was jede Person davon hat
Projektleiter rufen jedes Dokument jedes laufenden Projekts auf, ohne nacheinander E-Mail, gemeinsames Laufwerk und Projektsystem zu öffnen.
Bauleiter öffnen den aktuellen Plansatz, eine Freigabeunterlage oder einen Prüfbericht auf der Baustelle am Handy, ohne im Büro anzurufen und zu fragen, welche Revision gilt.
Kalkulatoren durchsuchen Leistungsbeschreibungen, frühere Angebote und Lieferantenpreise über abgeschlossene Projekte, damit eine Position, die schon einmal kalkuliert wurde, nicht von vorn kalkuliert wird.
Inhaber sehen, bei welchen Projekten Genehmigungen, Nachweise oder unterschriebene Nachträge fehlen, bevor aus der Lücke eine Verzögerung wird.
Ingenieure stellen Fragen über Projektspezifikationen, Berechnungen und technische Unterlagen als einen Bestand, statt sie einzeln zu öffnen.
Projektassistenz legt Freigabeunterlagen, RFIs und Bautagesberichte nicht mehr von Hand ab, weil die Regel, die sagt, wohin sie gehören, bei jedem Eingang läuft.
Im Vergleich
Gegenüber dem Ablegen von Hand
Automatische Ablage nach Projekt/Baustelle
E-Mail-Anhänge auffangen
Suche in normaler Sprache
Projektübergreifende Dokumentsuche
Revisionsverfolgung
Arbeitet in Ihrem bestehenden Speicher
Sicheres Teilen mit Nachunternehmern
Verschlüsselung im Ruhezustand
FAQ
Fragen und Antworten
- Wie ordnet man Freigabeunterlagen und RFIs über mehrere Bauprojekte?
- Erst nach Projekt, dann nach Gewerk, dann nach Dokumentart, sodass die Elektro-Freigabeunterlagen eines Projekts zusammen liegen und von jemandem gefunden werden, der nie daran gearbeitet hat. Benennen Sie Dokumente mit dem Datum im ISO-Format vorn, damit sich jeder Ordner in der Reihenfolge der Ereignisse liest, und halten Sie die Struktur über alle Projekte gleich, statt jeden Projektleiter seine eigene erfinden zu lassen.
- Ersetzt The Drive AI Procore, PlanGrid oder Bluebeam?
- Nein. Dort wird das Projekt gesteuert: das RFI-Log, das Freigaberegister, die Planmarkierungen. The Drive AI ordnet die Dokumente drumherum: die, die per E-Mail kommen, die auf dem gemeinsamen Laufwerk, die Scans aus dem Baucontainer. Es läuft neben einem Projektmanagementsystem, statt es zu ersetzen.
- Muss ein Bauunternehmen seine Dateien umziehen?
- Nein. Eine Browser-Erweiterung bringt The Drive AI in Google Drive, OneDrive und Dropbox, sodass Dokumente dort geordnet, umbenannt und durchsucht werden, wo sie schon liegen. Workflows können auch SharePoint, Gmail, Outlook, Slack und Teams auf neue Dateien überwachen. Nichts wird migriert, und Links funktionieren weiter.
- Woher weiß es, welche Planrevision aktuell ist?
- Es liest Revisionsdatum und Blattnummer vom Plan selbst, sodass drei Versionen desselben Blatts nach dem geordnet werden, was darauf gedruckt ist, statt danach, wann sie zufällig hochgeladen wurden. Es zeigt die neueste an. Es markiert keine Pläne und vergleicht sie nicht, dafür ist Bluebeam da.
- Kann man auf der Baustelle auf Dokumente zugreifen?
- Ja. The Drive AI läuft im Browser auf jedem Gerät, sodass Pläne, Freigabeunterlagen und Prüfberichte vor Ort auf Handy oder Tablet aufgehen. Gescanntes und fotografiertes Papier wird per OCR gelesen, sodass das Foto eines markierten Blatts zusammen mit allem anderen durchsuchbar ist.
- Welche Baudokumente verarbeitet es?
- Pläne und Zeichnungen, Leistungsbeschreibungen, Freigabeunterlagen, RFIs, Genehmigungen, Prüfberichte, Verträge, Nachträge, Lien Waivers, Bautagebücher und Baustellenfotos, als PDF, Bild, Word-Dokument oder Tabelle. Gescannte Dokumente werden per OCR gelesen, statt als flache Bilder gespeichert zu werden.
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Free PDF toolsJedes Projektdokument, nur eine Suche entfernt
Abgelegt nach dem Projekt, das darauf steht, in dem Speicher, den das Team schon nutzt.